SAP Ariba u javnom sektoru UAE-a: studija slučaja nabave

Savezno ministarstvo UAE-a s godišnjom potrošnjom na nabavu od više milijardi dirhama prešlo je s papirnatih natječaja i proračunskih tablica na SAP Ariba, integriran sa SAP S/4HANA. Vrijeme ciklusa natječaja skratilo se za 30 do 40 posto, a svaki je korak dobio revizijski trag. Tehnologija je bila lakša polovica posla. Rezidentnost podataka, povjerenje dobavljača i službenici koji su nastavili s papirnatim procesima trajali su dulje nego što je itko planirao. Ako određujete opseg programa nabave u javnom sektoru u Zaljevu, u ta tri područja Vašem planu treba najviše prostora.

Prije promjene plaćanja dobavljačima mogla su zapeti zbog jednog nedostajućeg potpisa. Sporovi oko natječaja svodili su se na to tko drži pravu omotnicu. Ministarstva su imala sustave koji su sami za sebe radili, ali se nisu mogli povezati, a nacionalni zamah prema digitalnoj upravi činio je te praznine teškima za previdjeti.

Kategorija	Pojedinosti
Klijent	Savezno državno ministarstvo, UAE
Sektor	Javna nabava i nacionalni infrastrukturni projekti
Opseg	Godišnja potrošnja od više milijardi dirhama, tisuće dobavljača i izvođača
Polazište	Natječaji na papiru, spori lanci odobravanja, nedosljedno izvještavanje o usklađenosti, sporo uključivanje malih dobavljača
Obuhvat	SAP Ariba integriran sa S/4HANA i naslijeđenim sustavima, obuka dobavljača, usklađenost s rezidentnošću podataka, upravljanje promjenama
Ishodi	30 do 40 posto kraći ciklusi natječaja, tokovi rada spremni za reviziju, više malih dobavljača koji se natječu

Zašto SAP Ariba

Iz mog iskustva, izbor sustava obično se svodi na nekoliko praktičnih pitanja. Može li podržati sourcing preko više agencija? Može li registrirati dobavljače u velikom opsegu? Može li se integrirati s postojećim SAP okruženjem bez većih poremećaja? Hoće li zapisi izdržati reviziju?

Ariba je zadovoljila te zahtjeve. Rani otpor odnosio se na cloud. Razgovarao sam sa suradnicima na projektu koji priznaju da im je prva reakcija bila oprez: može li cloud platforma zadovoljiti lokalne sigurnosne politike? Ta je zabrinutost bila opravdana. Od tada je oblikovala dizajn hostinga i integracije.

Sourcing i natječaji. Natječaji koji su išli kroz papirnate spise i lokalne proračunske tablice sada su se mogli pripremati, objavljivati i ocjenjivati na jednom mjestu. Lanci odobravanja postali su vidljivi, a sporovi oko nedostajućih ili zakašnjelih ponuda opali su. Neki su službenici smatrali predloške pretjerano krutima. Sjećam se jednog dužnosnika koji je primijetio da, čak i ako se predlošci čine strogima, barem se svi sada drže istog skupa pravila. Ta dosljednost učinila je proces obranjivim.

Upravljanje dobavljačima. Daleko najteži radni tok. Tisuće dobavljača trebalo je registrirati i kvalificirati. Velike tvrtke završile su brzo. Mnogim malim i srednjim dobavljačima trebalo je više sesija. Na jednoj radionici dobavljač je priznao da nikada nije elektronički podnio ponudu državi. I dalje se sjećam kako je drugi pitao može li ga jedan pogrešan klik koštati cijelog natječaja. Bilo je to opravdano pitanje.

Ugovori. Digitalno upravljanje ugovorima nailazilo je na manji otpor. Jedan središnji repozitorij značio je da revizori više nisu dvojili jesu li zapisi potpuni. Papirnate kopije nastavile su se neko vrijeme, a zatim su nestajale kako je povjerenje raslo, a sporovi oko obnova i isteka opali.

Analiza potrošnje. Kad su podaci postali dosljedni među agencijama, potrošnja po kategorijama, koncentracija dobavljača i praznine u usklađenosti prvi su se put pojavili u strukturiranim izvješćima.

Rezidentnost podataka. Pravila ministarstva zahtijevala su da podaci o nabavi ostanu unutar UAE-a, pa je hosting postavljen u podatkovnim centrima u Abu Dhabiju i Dubaiju. Zahtjev je od početka bio jasan. To ga nije učinilo lakim. Ponekad smo usklađenost tretirali kao stavku koju treba provjeriti kasnije, da bismo shvatili kako su nas odluke o hostingu i ugovorima već vezale. Pravnici su pripadali na radionice dizajna od prve sesije.

Uključivanje dobavljača u velikom opsegu. Registracija je trajala dulje nego što je planirano. Malim dobavljačima trebale su prilagođene sesije, a ne generički vodiči, a ista su se pitanja vraćala iznova. Jedan dobavljač povjerio mi se da mu je ugodnije voziti se preko grada i dostaviti papirnatu omotnicu nego pritisnuti „podnesi" na internetu. Takvo oklijevanje ne može se riješiti samo tehnologijom.

Različita tumačenja istih pravila. Ministarstva su isti propis o nabavi tumačila različito, a usklađivanje tokova rada s tumačenjem svakog od njih tražilo je koliko i sama izrada.

Integracija. Neka ministarstva koristila su S/4HANA, druga naslijeđeni ERP, a svakom je trebao vlastiti dizajn sučelja i testiranje. Sjećam se jedne kasne večeri kad se u testnim ciklusima pojavilo nepodudaranje podataka i nitko se nije mogao složiti leži li greška u Ariba ili u naslijeđenom sustavu. Obje strane imale su probleme. Moj članak o kašnjenjima isporuke SAP Integration Suitea obrađuje taj obrazac.

Upravljanje promjenama. Službenici su mjesecima nakon go-livea vodili paralelne papirnate procese, a neka ministarstva to su i službeno dopuštala, što je razvodnilo poruku. Jedna nam je službenica rekla da je samopouzdanje počela osjećati tek nakon što joj je dopušteno unositi testne podatke i namjerno griješiti. To je oblikovalo način na koji smo vodili kasnije radionice.

Ciklusi natječaja skratili su se za 30 do 40 posto u odnosu na papirnati proces. Ne odmah: prvi su ciklusi još bili usporeni pitanjima i ispravcima. Kad su se dobavljači upoznali sa sustavom, poboljšanje se održalo. Na jednoj radionici viša službenica rekla je da sada može pregledati ponude za manje od pola vremena koje joj je ranije trebalo.

Papirnati natječajiSAP Ariba

Vrijeme ciklusa natječaja, papirnati proces = 10065−35 · −35%

Papirnati natječaji100

SAP Ariba65

• Priprema, objava i ocjenjivanje na jednom mjestu
• Lanci odobravanja vidljivi svima uključenima
• Svaka je radnja ostavila revizijski zapis

Transparentnost je promijenila način rješavanja sporova, jer je svaka radnja ostavljala zapis. Dobavljači su mogli sami provjeriti svoj status bez poziva ministarstvu.

Sudjelovanje dobavljača proširilo se kad su mala poduzeća stekla povjerenje kroz probne ponude i kratke videe s uputama. Trebalo je više od tromjesečja da se to pokaže.

Izvještavanje o usklađenosti bilo je najtiši dobitak i vjerojatno najvrjedniji. Revizori su mogli povući strukturirana izvješća umjesto da tjednima slažu zapise.

1. Rezidentnost podataka riješite prije dizajna. Hosting oblikuje integraciju, a ona oblikuje licenciranje i ugovorne uvjete. Pravnog savjetnika dovedite u prostoriju prije početka konfiguracije.
2. Osposobljavanju dobavljača dajte vlastiti radni tok i proračun. Zakažite ponovljene sesije, okruženja za vježbu i videe te uključujte dobavljače u skupinama, najprije najmanje i najmanje digitalne.
3. Mapirajte kako svako ministarstvo tumači pravila. Učinite to u dizajnu, a ne usred izrade.
4. Svako naslijeđeno sučelje određujte zasebno. Ništa ne pretpostavljajte o sustavima s druge strane.
5. Neka čelnici javno stanu iza promjene prije go-livea. Ministarstva koja su se najbrže kretala imala su više čelnike na radionicama i jasno su dala do znanja da je novi proces obvezan. Gdje je vodstvo izostalo, papir je opstao.

Moj vodič za usklađenost SAP-a u javnom sektoru detaljnije obrađuje regulatornu stranu, a moj vodič za SAP Ariba sourcing i dobavljače obrađuje stranu proizvoda.

Što bi bilo drukčije da počnem danas

Dvije su činjenice vrijedne znanja ako sada planirate sličan program.

Dobavljači se pridružuju jednoj mreži. U lipnju 2021. SAP je najavio SAP Business Network, koji je okupio Ariba Network, SAP Logistics Business Network i SAP Asset Intelligence Network (SAP News). Dobavljač koji je već u mreži za jednog kupca ne kreće od nule za sljedećeg, što pomaže kad više ministarstava uključuje iste dobavljače.

Lokalni hosting nije nov. SAP Ariba dostupan je iz podatkovnih centara smještenih zajedno sa SAP-om u UAE-u od 2018., godine kad je SAP otvorio svoj podatkovni centar u Dubaiju (The National). Hosting unutar države dostupan je. Pravna analiza onoga što pravila svakog ministarstva zahtijevaju i dalje pripada na početak dizajna.

Sve ostalo u ovom slučaju i dalje vrijedi: strpljenje koje trebaju MSP dobavljači, rad s vodstvom ministarstvo po ministarstvo i disciplina da se papir ukine. To su obrasci javnog sektora, a ne značajke platforme. Za ljudsku stranu pogledajte moj vodič za plan upravljanja promjenama.

Zašto je ministarstvo UAE-a odabralo SAP Ariba za nabavu?

Trebali su mu sourcing preko više agencija, registracija dobavljača u velikom opsegu, integracija s postojećim SAP okruženjem i revizijski trag koji bi zadovoljio pravila nabave. Ariba je zadovoljila te potrebe, uz hosting unutar UAE-a radi rezidentnosti podataka.

Kako se rješavala rezidentnost podataka?

Podaci o nabavi ostali su u UAE-u, uz hosting u podatkovnim centrima u Abu Dhabiju i Dubaiju. Pouka je bila u vremenu: usklađenost se ponekad tretirala kao nešto što se provjerava kasnije, nakon što su odluke o hostingu i ugovorima već donesene. Pravni pregled hostinga treba doći prvi u svakom cloud programu javnog sektora UAE-a.

Koji su bili najveći izazovi uključivanja dobavljača?

Opseg i povjerenje. Velike su se tvrtke brzo prilagodile. Malim dobavljačima trebale su ponovljene sesije, vježba i videi, a neki su više vjerovali papirnatoj omotnici nego internetskom portalu. Bio je to jaz u povjerenju više nego jaz u obuci, a zatvoren je strpljivim, ponavljanim demonstracijama.

Koliko je SAP Ariba skratio vrijeme ciklusa natječaja?

Za 30 do 40 posto u usporedbi s papirnatim procesom. Dobitak se gradio mjesecima kako su se dobavljači i službenici upoznavali sa sustavom; rani su ciklusi još bili usporeni pitanjima i ispravcima.

Kako su službenici za nabavu reagirali na promjenu?

Oprezno. Neki su mjesecima paralelno vodili papirnate procese kao rezervu, a neka su ministarstva to dopuštala. Službenici su se najbrže prilagodili tamo gdje su viši čelnici dolazili na radionice i jasno rekli da je novi proces obvezan te gdje su mogli prvo vježbati na testnim podacima.

Što biste učinili drukčije na sličnom projektu?

Analizu rezidentnosti i pravnu analizu započnite prije dizajna, osposobljavanje dobavljača vodite kao zaseban financiran radni tok od kickoffa te prije go-livea osigurajte da viši čelnici javno stanu iza promjene.