SAP Ariba στον δημόσιο τομέα των ΗΑΕ: μελέτη περίπτωσης προμηθειών

Ένα ομοσπονδιακό υπουργείο των ΗΑΕ με ετήσιες δαπάνες προμηθειών πολλών δισεκατομμυρίων ντιρχαμ πέρασε από τους διαγωνισμούς σε χαρτί και τα λογιστικά φύλλα στο SAP Ariba, ενσωματωμένο με το SAP S/4HANA. Οι χρόνοι κύκλου των διαγωνισμών μειώθηκαν κατά 30 έως 40 τοις εκατό και κάθε βήμα απέκτησε ίχνος ελέγχου. Η τεχνολογία ήταν το πιο εύκολο μισό. Η κατοικία δεδομένων, η εμπιστοσύνη των προμηθευτών και οι υπάλληλοι που κρατούσαν σε λειτουργία τις διαδικασίες σε χαρτί πήραν περισσότερο χρόνο από όσο είχε προβλέψει κανείς. Αν σχεδιάζετε ένα πρόγραμμα προμηθειών του δημόσιου τομέα στον Κόλπο, σε αυτά τα τρία χρειάζεται το σχέδιό σας τον περισσότερο χώρο.

Πριν από την αλλαγή, οι πληρωμές προς προμηθευτές μπορούσαν να κολλήσουν σε μια υπογραφή που έλειπε. Οι διαφορές στους διαγωνισμούς κρίνονταν από το ποιος κρατούσε τον σωστό φάκελο. Τα υπουργεία είχαν συστήματα που λειτουργούσαν μόνα τους αλλά δεν μπορούσαν να συνδεθούν, και η εθνική προσπάθεια για ψηφιακή διακυβέρνηση έκανε τα κενά δύσκολο να αγνοηθούν.

Κατηγορία	Λεπτομέρειες
Πελάτης	Ομοσπονδιακό κυβερνητικό υπουργείο, ΗΑΕ
Τομέας	Δημόσιες προμήθειες και εθνικά έργα υποδομών
Κλίμακα	Ετήσιες δαπάνες πολλών δισεκατομμυρίων ντιρχαμ, χιλιάδες προμηθευτές και εργολάβοι
Σημείο εκκίνησης	Διαγωνισμοί σε χαρτί, αργές αλυσίδες έγκρισης, ασυνεπής αναφορά συμμόρφωσης, αργή ένταξη μικρών προμηθευτών
Εύρος	SAP Ariba ενσωματωμένο με S/4HANA και legacy συστήματα, εκπαίδευση προμηθευτών, συμμόρφωση με την κατοικία δεδομένων, διαχείριση αλλαγής
Αποτελέσματα	Κύκλοι διαγωνισμών συντομότεροι κατά 30 έως 40 τοις εκατό, ροές εργασίας έτοιμες για έλεγχο, περισσότεροι μικροί προμηθευτές που υποβάλλουν προσφορές

Γιατί SAP Ariba

Από την εμπειρία μου, η επιλογή συστήματος καταλήγει συνήθως σε λίγες πρακτικές ερωτήσεις. Μπορεί να υποστηρίξει το sourcing σε πολλούς φορείς; Μπορεί να εγγράψει προμηθευτές σε κλίμακα; Μπορεί να ενσωματωθεί στο υπάρχον περιβάλλον SAP χωρίς μεγάλη διατάραξη; Θα αντέξουν τα αρχεία σε έλεγχο;

Το Ariba ικανοποίησε αυτές τις απαιτήσεις. Η αρχική αντίσταση αφορούσε το cloud. Έχω μιλήσει με στελέχη του έργου που παραδέχονται ότι η πρώτη τους αντίδραση ήταν επιφυλακτικότητα: θα μπορούσε μια πλατφόρμα cloud να καλύψει τις τοπικές πολιτικές ασφάλειας; Η ανησυχία ήταν θεμιτή. Διαμόρφωσε από τότε τον σχεδιασμό της φιλοξενίας και της ενσωμάτωσης.

Sourcing και διαγωνισμοί. Οι διαγωνισμοί που κινούνταν μέσα από φακέλους σε χαρτί και τοπικά λογιστικά φύλλα μπορούσαν πλέον να προετοιμάζονται, να εκδίδονται και να αξιολογούνται σε ένα σημείο. Οι αλυσίδες έγκρισης έγιναν ορατές και οι διαφωνίες για προσφορές που έλειπαν ή ήρθαν αργά μειώθηκαν. Μερικοί υπάλληλοι βρήκαν τα πρότυπα υπερβολικά άκαμπτα. Θυμάμαι έναν αξιωματούχο να σχολιάζει ότι, ακόμη κι αν τα πρότυπα φαίνονταν αυστηρά, τουλάχιστον όλοι ακολουθούσαν πλέον το ίδιο σύνολο κανόνων. Αυτή η συνέπεια έκανε τη διαδικασία υπερασπίσιμη.

Διαχείριση προμηθευτών. Η δυσκολότερη ροή εργασίας με διαφορά. Χιλιάδες προμηθευτές έπρεπε να εγγραφούν και να πιστοποιηθούν. Οι μεγάλες εταιρείες τελείωσαν γρήγορα. Πολλοί μικροί και μεσαίοι προμηθευτές χρειάστηκαν αρκετές συνεδρίες. Σε ένα workshop, ένας προμηθευτής παραδέχτηκε ότι δεν είχε υποβάλει ποτέ κυβερνητική προσφορά ηλεκτρονικά. Θυμάμαι ακόμη έναν άλλο να ρωτά αν ένα μόνο λάθος κλικ μπορούσε να του κοστίσει έναν ολόκληρο διαγωνισμό. Ήταν δίκαιη ερώτηση.

Συμβάσεις. Η ψηφιακή διαχείριση συμβάσεων συνάντησε μικρότερη αντίσταση. Ένα κεντρικό αποθετήριο σήμαινε ότι οι ελεγκτές δεν αναρωτιούνταν πια αν τα αρχεία ήταν πλήρη. Τα αντίγραφα σε χαρτί συνεχίστηκαν για λίγο και μετά υποχώρησαν καθώς μεγάλωνε η εμπιστοσύνη, και οι διαφωνίες για ανανεώσεις και λήξεις μειώθηκαν.

Ανάλυση δαπανών. Μόλις τα δεδομένα έγιναν συνεπή ανάμεσα στους φορείς, οι δαπάνες ανά κατηγορία, η συγκέντρωση προμηθευτών και τα κενά συμμόρφωσης εμφανίστηκαν σε δομημένες αναφορές για πρώτη φορά.

Κατοικία δεδομένων. Οι κανόνες του υπουργείου απαιτούσαν τα δεδομένα προμηθειών να μένουν εντός των ΗΑΕ και η φιλοξενία στήθηκε σε data centres στο Αμπού Ντάμπι και στο Ντουμπάι. Η απαίτηση ήταν σαφής από την αρχή. Αυτό δεν την έκανε εύκολη. Κάποιες φορές αντιμετωπίσαμε τη συμμόρφωση σαν στοιχείο που θα το ελέγχαμε αργότερα, για να καταλάβουμε μετά ότι οι επιλογές φιλοξενίας και σύμβασης μας είχαν ήδη δεσμεύσει. Οι νομικοί έπρεπε να βρίσκονται στα workshops σχεδιασμού από την πρώτη συνεδρία.

Ένταξη προμηθευτών σε κλίμακα. Η εγγραφή πήρε περισσότερο από το προγραμματισμένο. Οι μικροί προμηθευτές χρειάστηκαν προσαρμοσμένες συνεδρίες και όχι γενικούς οδηγούς, και οι ίδιες ερωτήσεις επέστρεφαν ξανά και ξανά. Ένας προμηθευτής εκμυστηρεύτηκε ότι ένιωθε πιο άνετα να διασχίσει την πόλη με το αυτοκίνητο για να παραδώσει έναν φάκελο σε χαρτί παρά να πατήσει «υποβολή» στο διαδίκτυο. Αυτή η διστακτικότητα δεν λύνεται μόνο με τεχνολογία.

Διαφορετικές αναγνώσεις των ίδιων κανόνων. Τα υπουργεία ερμήνευαν διαφορετικά τον ίδιο κανονισμό προμηθειών και η ευθυγράμμιση των ροών εργασίας με κάθε ανάγνωση απαίτησε τόση προσπάθεια όσο η ανάπτυξη.

Ενσωμάτωση. Κάποια υπουργεία έτρεχαν S/4HANA, άλλα legacy ERP, και καθένα χρειάστηκε δικό του σχεδιασμό και δοκιμές διεπαφής. Θυμάμαι ένα βράδυ αργά, όταν εμφανίστηκε μια ασυμφωνία δεδομένων στις δοκιμαστικές εκτελέσεις και κανείς δεν συμφωνούσε αν το σφάλμα ήταν του Ariba ή του legacy συστήματος. Και οι δύο πλευρές είχαν προβλήματα. Το άρθρο μου για τις καθυστερήσεις παράδοσης στο SAP Integration Suite καλύπτει αυτό το μοτίβο.

Διαχείριση αλλαγής. Οι υπάλληλοι έτρεχαν παράλληλες διαδικασίες σε χαρτί επί μήνες μετά το go-live και μερικά υπουργεία το επέτρεπαν επίσημα, κάτι που αραίωσε το μήνυμα. Μια υπάλληλος μας είπε ότι άρχισε να αισθάνεται σιγουριά μόνο αφού της επιτράπηκε να εισάγει δοκιμαστικά δεδομένα και να κάνει σκόπιμα λάθη. Αυτό διαμόρφωσε τον τρόπο που τρέξαμε τα επόμενα workshops.

Οι κύκλοι διαγωνισμών μειώθηκαν κατά 30 έως 40 τοις εκατό σε σχέση με τη διαδικασία σε χαρτί. Όχι αμέσως: οι πρώτοι κύκλοι επιβραδύνονταν ακόμη από ερωτήσεις και διορθώσεις. Μόλις οι προμηθευτές εξοικειώθηκαν με το σύστημα, η βελτίωση κράτησε. Σε ένα workshop, ένα ανώτερο στέλεχος είπε ότι μπορούσε πλέον να εξετάζει προσφορές σε λιγότερο από το μισό του χρόνου που της έπαιρνε παλιότερα.

Διαγωνισμοί σε χαρτίSAP Ariba

Χρόνος κύκλου διαγωνισμού, διαδικασία σε χαρτί = 10065−35 · −35%

Διαγωνισμοί σε χαρτί100

SAP Ariba65

• Προετοιμασία, έκδοση και αξιολόγηση σε ένα σημείο
• Αλυσίδες έγκρισης ορατές σε όλους τους εμπλεκομένους
• Κάθε ενέργεια άφηνε εγγραφή ελέγχου

Η διαφάνεια άλλαξε τον τρόπο που χειρίζονταν οι διαφωνίες, επειδή κάθε ενέργεια άφηνε εγγραφή. Οι προμηθευτές μπορούσαν να ελέγχουν τη δική τους κατάσταση χωρίς να καλούν το υπουργείο.

Η συμμετοχή των προμηθευτών διευρύνθηκε καθώς οι μικρές εταιρείες αποκτούσαν εμπιστοσύνη από δοκιμαστικές προσφορές και σύντομα βίντεο οδηγιών. Χρειάστηκε περισσότερο από ένα τρίμηνο για να φανεί.

Η αναφορά συμμόρφωσης ήταν το πιο ήσυχο όφελος και πιθανότατα το πιο πολύτιμο. Οι ελεγκτές μπορούσαν να αντλήσουν δομημένες αναφορές αντί να περνούν εβδομάδες συναρμολογώντας αρχεία.

1. Κλείστε την κατοικία δεδομένων πριν από τον σχεδιασμό. Η φιλοξενία διαμορφώνει την ενσωμάτωση, που διαμορφώνει την αδειοδότηση και τους όρους της σύμβασης. Βάλτε νομικό σύμβουλο στο δωμάτιο πριν ξεκινήσει η παραμετροποίηση.
2. Δώστε στην ενίσχυση των προμηθευτών τη δική της ροή εργασίας και προϋπολογισμό. Προγραμματίστε επαναλαμβανόμενες συνεδρίες, περιβάλλοντα εξάσκησης και βίντεο, και εντάσσετε τους προμηθευτές σε ομάδες, με πρώτους τους μικρότερους και λιγότερο ψηφιακούς.
3. Χαρτογραφήστε πώς διαβάζει κάθε υπουργείο τους κανόνες. Κάντε το στον σχεδιασμό και όχι στη μέση της ανάπτυξης.
4. Οριοθετήστε κάθε legacy διεπαφή χωριστά. Μην υποθέτετε τίποτα για τα συστήματα στην άλλη πλευρά.
5. Εξασφαλίστε δημόσια δέσμευση των ηγετών πριν από το go-live. Τα υπουργεία που κινήθηκαν ταχύτερα είχαν ανώτερους ηγέτες στα workshops και έκαναν σαφές ότι η νέα διαδικασία ήταν υποχρεωτική. Όπου η ηγεσία απουσίαζε, το χαρτί επέμεινε.

Ο οδηγός μου για τη συμμόρφωση του SAP στον δημόσιο τομέα καλύπτει σε μεγαλύτερο βάθος τη ρυθμιστική πλευρά και ο οδηγός μου για το sourcing και τους προμηθευτές στο SAP Ariba καλύπτει την πλευρά του προϊόντος.

Τι θα ήταν διαφορετικό αν ξεκινούσαμε σήμερα

Δύο στοιχεία αξίζει να γνωρίζετε αν σχεδιάζετε σήμερα ένα παρόμοιο πρόγραμμα.

Οι προμηθευτές μπαίνουν σε ένα δίκτυο. Τον Ιούνιο του 2021 η SAP ανακοίνωσε το SAP Business Network, που ένωσε το Ariba Network, το SAP Logistics Business Network και το SAP Asset Intelligence Network (SAP News). Ένας προμηθευτής που βρίσκεται ήδη στο δίκτυο για έναν αγοραστή δεν ξεκινά από το μηδέν για τον επόμενο, κάτι που βοηθά όταν πολλά υπουργεία εντάσσουν τους ίδιους προμηθευτές.

Η τοπική φιλοξενία δεν είναι καινούργια. Το SAP Ariba είναι διαθέσιμο από data centres που βρίσκονται μαζί με τη SAP στα ΗΑΕ από το 2018, τη χρονιά που η SAP άνοιξε το data centre της στο Ντουμπάι (The National). Η φιλοξενία εντός της χώρας είναι διαθέσιμη. Η νομική ανάλυση του τι απαιτούν οι κανόνες κάθε υπουργείου ανήκει ακόμη στην αρχή του σχεδιασμού.

Όλα τα υπόλοιπα σε αυτή την περίπτωση εξακολουθούν να ισχύουν: η υπομονή που χρειάζονται οι προμηθευτές ΜμΕ, η δουλειά με την ηγεσία υπουργείο προς υπουργείο και η πειθαρχία να καταργηθεί το χαρτί. Αυτά είναι μοτίβα του δημόσιου τομέα και όχι χαρακτηριστικά της πλατφόρμας. Για την ανθρώπινη πλευρά, δείτε τον οδηγό μου για το σχέδιο διαχείρισης αλλαγής.

Γιατί ένα υπουργείο των ΗΑΕ επέλεξε το SAP Ariba για τις προμήθειες;

Χρειαζόταν sourcing σε πολλούς φορείς, εγγραφή προμηθευτών σε κλίμακα, ενσωμάτωση με το υπάρχον περιβάλλον SAP και ίχνος ελέγχου που να ικανοποιεί τους κανόνες προμηθειών. Το Ariba κάλυψε αυτές τις ανάγκες, με φιλοξενία εντός των ΗΑΕ για την κατοικία δεδομένων.

Πώς αντιμετωπίστηκε η κατοικία δεδομένων;

Τα δεδομένα προμηθειών έμειναν στα ΗΑΕ, με φιλοξενία σε data centres στο Αμπού Ντάμπι και στο Ντουμπάι. Το δίδαγμα αφορούσε το timing: η συμμόρφωση αντιμετωπιζόταν κάποτε ως κάτι που θα ελεγχόταν αργότερα, αφού είχαν ήδη γίνει οι επιλογές φιλοξενίας και σύμβασης. Η νομική αναθεώρηση της φιλοξενίας πρέπει να έρχεται πρώτη σε κάθε πρόγραμμα cloud του δημόσιου τομέα των ΗΑΕ.

Ποιες ήταν οι μεγαλύτερες προκλήσεις στην ένταξη των προμηθευτών;

Η κλίμακα και η εμπιστοσύνη. Οι μεγάλες εταιρείες προσαρμόστηκαν γρήγορα. Οι μικροί προμηθευτές χρειάστηκαν επαναλαμβανόμενες συνεδρίες, εξάσκηση και βίντεο και κάποιοι εμπιστεύονταν έναν φάκελο σε χαρτί περισσότερο από μια διαδικτυακή πύλη. Ήταν χάσμα εμπιστοσύνης περισσότερο παρά χάσμα εκπαίδευσης, και το έκλεισε η υπομονετική, επαναλαμβανόμενη επίδειξη.

Πόσο μείωσε το SAP Ariba τους χρόνους κύκλου των διαγωνισμών;

Κατά 30 έως 40 τοις εκατό σε σύγκριση με τη διαδικασία σε χαρτί. Το όφελος χτίστηκε σε μήνες καθώς οι προμηθευτές και οι υπάλληλοι εξοικειώνονταν με το σύστημα· οι πρώτοι κύκλοι επιβραδύνονταν ακόμη από ερωτήσεις και διορθώσεις.

Πώς αντέδρασαν τα στελέχη προμηθειών στην αλλαγή;

Με επιφύλαξη. Κάποιοι έτρεξαν παράλληλα διαδικασίες σε χαρτί επί μήνες ως εφεδρεία και μερικά υπουργεία το επέτρεψαν. Οι υπάλληλοι προσαρμόστηκαν ταχύτερα εκεί όπου ανώτεροι ηγέτες παρακολουθούσαν τα workshops και έλεγαν καθαρά ότι η νέα διαδικασία ήταν υποχρεωτική, και όπου μπορούσαν να εξασκηθούν πρώτα σε δοκιμαστικά δεδομένα.

Τι θα κάνατε διαφορετικά σε ένα παρόμοιο έργο;

Θα ξεκινούσα την ανάλυση κατοικίας δεδομένων και τη νομική ανάλυση πριν από τον σχεδιασμό, θα έτρεχα την ενίσχυση των προμηθευτών ως ξεχωριστή χρηματοδοτούμενη ροή εργασίας από το kickoff και θα εξασφάλιζα δημόσια υποστήριξη της αλλαγής από ανώτερους ηγέτες πριν από το go-live.