UAE के पब्लिक सेक्टर में SAP Ariba: प्रोक्योरमेंट केस स्टडी

UAE के एक संघीय मंत्रालय ने, जिसका सालाना प्रोक्योरमेंट खर्च अरबों दिरहम में है, कागज़ी टेंडरिंग और स्प्रेडशीट से हटकर SAP Ariba अपनाया, जो SAP S/4HANA के साथ इंटीग्रेटेड था। टेंडर साइकिल का समय 30 से 40 प्रतिशत घटा और हर कदम पर ऑडिट ट्रेल बन गई। तकनीक आसान आधा हिस्सा थी। डेटा रेज़िडेंसी, सप्लायरों का भरोसा और कागज़ी प्रक्रियाएँ चलाते रहने वाले अधिकारी, इन तीनों में किसी की भी योजना से ज़्यादा समय लगा। अगर आप खाड़ी देशों में पब्लिक सेक्टर प्रोक्योरमेंट प्रोग्राम का स्कोप तय कर रहे हैं, तो आपकी योजना में सबसे ज़्यादा गुंजाइश इन्हीं तीनों के लिए चाहिए।

बदलाव से पहले, एक छूटे हुए दस्तख़त पर सप्लायर के भुगतान अटक जाते थे। टेंडर विवाद इस पर टिकते थे कि सही लिफ़ाफ़ा किसके पास था। मंत्रालयों के पास ऐसे सिस्टम थे जो अपने-अपने में चलते थे पर आपस में जुड़ नहीं सकते थे, और डिजिटल सरकार की राष्ट्रीय पहल ने इन खाइयों को अनदेखा करना मुश्किल कर दिया था।

श्रेणी	विवरण
क्लाइंट	UAE का संघीय सरकारी मंत्रालय
सेक्टर	पब्लिक प्रोक्योरमेंट और राष्ट्रीय इंफ्रास्ट्रक्चर प्रोजेक्ट
स्केल	सालाना अरबों दिरहम का खर्च, हज़ारों सप्लायर और ठेकेदार
शुरुआती स्थिति	कागज़ी टेंडरिंग, धीमी अप्रूवल चेन, असंगत कंप्लायंस रिपोर्टिंग, छोटे सप्लायरों की धीमी ऑनबोर्डिंग
स्कोप	S/4HANA और लेगेसी सिस्टम के साथ इंटीग्रेटेड SAP Ariba, सप्लायर ट्रेनिंग, डेटा रेज़िडेंसी कंप्लायंस, चेंज मैनेजमेंट
नतीजे	टेंडर साइकिल 30 से 40 प्रतिशत छोटे, ऑडिट के लिए तैयार वर्कफ़्लो, ज़्यादा छोटे सप्लायर बोली लगाते हुए

SAP Ariba ही क्यों

मेरे अनुभव में सिस्टम का चुनाव आम तौर पर कुछ व्यावहारिक सवालों पर आकर टिकता है। क्या यह कई एजेंसियों में सोर्सिंग सपोर्ट कर सकता है? क्या यह बड़े पैमाने पर सप्लायर रजिस्टर कर सकता है? क्या यह बड़ी रुकावट के बिना मौजूदा SAP माहौल से जुड़ सकता है? क्या रिकॉर्ड ऑडिट में टिकेंगे?

Ariba ने ये शर्तें पूरी कीं। शुरुआती हिचक क्लाउड को लेकर थी। मैंने प्रोजेक्ट स्टाफ़ से बात की है जो मानते हैं कि उनकी पहली प्रतिक्रिया सावधानी की थी: क्या कोई क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म स्थानीय सुरक्षा नीतियों पर खरा उतर सकता है? वह चिंता जायज़ थी। उसी ने आगे चलकर होस्टिंग और इंटीग्रेशन डिज़ाइन को आकार दिया।

सोर्सिंग और टेंडरिंग। जो टेंडर कागज़ी फ़ाइलों और स्थानीय स्प्रेडशीट से गुज़रते थे, वे अब एक ही जगह तैयार, जारी और मूल्यांकित हो सकते थे। अप्रूवल चेन दिखने लगी, और छूटी या देर से आई बोलियों पर विवाद घटे। कुछ अधिकारियों को टेम्पलेट बहुत सख़्त लगे। मुझे एक अधिकारी की टिप्पणी याद है कि टेम्पलेट भले सख़्त लगें, कम से कम अब हर कोई नियमों के एक ही सेट का पालन करता है। इसी एकरूपता ने प्रक्रिया को बचाव-योग्य बनाया।

सप्लायर मैनेजमेंट। अब तक का सबसे कठिन वर्कस्ट्रीम। हज़ारों वेंडर को रजिस्टर और क्वालिफ़ाई करना था। बड़ी कंपनियों ने जल्दी निपटा लिया। कई छोटे और मध्यम सप्लायरों को कई सेशन चाहिए थे। एक वर्कशॉप में एक सप्लायर ने माना कि उसने कभी किसी सरकारी बोली को इलेक्ट्रॉनिक रूप से जमा नहीं किया था। मुझे अब भी याद है कि एक और ने पूछा था कि क्या एक गलत क्लिक से उसका पूरा टेंडर जा सकता है। सवाल वाजिब था।

कॉन्ट्रैक्ट। डिजिटल कॉन्ट्रैक्ट मैनेजमेंट को कम विरोध मिला। एक सेंट्रल रिपॉज़िटरी का मतलब था कि ऑडिटरों को अब यह शक नहीं रहता कि रिकॉर्ड पूरे हैं या नहीं। कागज़ी प्रतियाँ कुछ समय चलती रहीं, फिर भरोसा बढ़ने के साथ ग़ायब हो गईं, और नवीनीकरण और समाप्ति पर विवाद घट गए।

खर्च का विश्लेषण। एजेंसियों में डेटा एकरूप होने पर, कैटेगरी के हिसाब से खर्च, सप्लायरों की सघनता और कंप्लायंस की कमियाँ पहली बार स्ट्रक्चर्ड रिपोर्ट में दिखने लगीं।

डेटा रेज़िडेंसी। मंत्रालय के नियमों के मुताबिक़ प्रोक्योरमेंट डेटा UAE के भीतर रहना था, और होस्टिंग अबू धाबी और दुबई के डेटा सेंटरों में की गई। यह ज़रूरत शुरू से साफ़ थी। इससे वह आसान नहीं हो गई। हम कभी-कभी कंप्लायंस को ऐसी चीज़ मान बैठते थे जिसे बाद में जाँच लेंगे, और फिर पता चलता कि होस्टिंग और कॉन्ट्रैक्ट के चुनाव हमें पहले ही बाँध चुके हैं। वकीलों को पहले ही सेशन से डिज़ाइन वर्कशॉप में होना चाहिए था।

बड़े पैमाने पर सप्लायर ऑनबोर्डिंग। रजिस्ट्रेशन में योजना से ज़्यादा समय लगा। छोटे सप्लायरों को सामान्य गाइड नहीं, उनके हिसाब के सेशन चाहिए थे, और वही सवाल बार-बार लौटते रहे। एक सप्लायर ने बताया कि ऑनलाइन “सबमिट” दबाने के मुक़ाबले उसे शहर के आर-पार गाड़ी चलाकर कागज़ का लिफ़ाफ़ा पहुँचाना ज़्यादा सहज लगता है। यह हिचक अकेली तकनीक से हल नहीं होती।

एक ही नियमों की अलग-अलग व्याख्या। मंत्रालय एक ही प्रोक्योरमेंट नियम की अलग-अलग व्याख्या करते थे, और वर्कफ़्लो को हर व्याख्या के हिसाब से मिलाने में उतनी ही मेहनत लगी जितनी बिल्ड में।

इंटीग्रेशन। कुछ मंत्रालय S/4HANA चला रहे थे, कुछ लेगेसी ERP, और हर एक को अपना इंटरफ़ेस डिज़ाइन और टेस्टिंग चाहिए थी। मुझे एक देर शाम याद है जब टेस्ट रन में डेटा का बेमेल सामने आया और कोई तय नहीं कर पा रहा था कि गलती Ariba की है या लेगेसी सिस्टम की। दोनों तरफ़ दिक़्क़तें थीं। उस पैटर्न पर मेरा लेख SAP Integration Suite डिलीवरी में देरी विस्तार से बात करता है।

चेंज मैनेजमेंट। go-live के बाद अधिकारियों ने महीनों तक कागज़ी प्रक्रियाएँ समानांतर चलाईं, और कुछ मंत्रालयों ने इसे आधिकारिक रूप से इजाज़त दी, जिससे संदेश कमज़ोर पड़ा। एक अधिकारी ने हमें बताया कि उन्हें भरोसा तभी आना शुरू हुआ जब उन्हें टेस्ट डेटा डालने और जानबूझकर गलतियाँ करने की छूट मिली। इसी ने तय किया कि हमने आगे के वर्कशॉप कैसे चलाए।

टेंडर साइकिल कागज़ी प्रक्रिया की तुलना में 30 से 40 प्रतिशत घटे। तुरंत नहीं: शुरुआती साइकिल अब भी सवालों और सुधारों से धीमे रहे। सप्लायर सिस्टम से परिचित हो गए, तो सुधार टिका रहा। एक वर्कशॉप में एक वरिष्ठ अधिकारी ने कहा कि अब वे प्रस्तावों की समीक्षा पहले के आधे से भी कम समय में कर लेती हैं।

कागज़ी टेंडरिंगSAP Ariba

टेंडर साइकिल का समय, कागज़ी प्रक्रिया = 10065−35 · −35%

कागज़ी टेंडरिंग100

SAP Ariba65

• एक ही जगह तैयार, जारी और मूल्यांकित
• अप्रूवल चेन सभी संबंधित लोगों को दिखती है
• हर कार्रवाई ने ऑडिट रिकॉर्ड छोड़ा

पारदर्शिता ने विवादों को सँभालने का तरीका बदल दिया, क्योंकि हर कार्रवाई का रिकॉर्ड बनता था। सप्लायर मंत्रालय को फ़ोन किए बिना अपना स्टेटस खुद देख सकते थे।

सप्लायरों की भागीदारी बढ़ी, क्योंकि छोटी कंपनियों को प्रैक्टिस बोलियों और छोटे how-to वीडियो से भरोसा मिला। इसे दिखने में एक तिमाही से ज़्यादा लगा।

कंप्लायंस रिपोर्टिंग सबसे खामोश फ़ायदा थी और शायद सबसे क़ीमती। ऑडिटर हफ़्तों तक रिकॉर्ड जोड़ने के बजाय स्ट्रक्चर्ड रिपोर्ट निकाल सकते थे।

1. डिज़ाइन से पहले डेटा रेज़िडेंसी तय कीजिए। होस्टिंग इंटीग्रेशन को आकार देती है, जो लाइसेंसिंग और कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों को आकार देता है। कॉन्फ़िगरेशन शुरू होने से पहले कानूनी सलाहकार को कमरे में बिठाइए।
2. सप्लायर एनेबलमेंट को अपना वर्कस्ट्रीम और बजट दीजिए। बार-बार के सेशन, प्रैक्टिस एनवायरनमेंट और वीडियो रखिए, और सप्लायरों को समूहों में आगे बढ़ाइए, सबसे छोटे और सबसे कम डिजिटल पहले।
3. नक्शा बनाइए कि हर मंत्रालय नियमों को कैसे पढ़ता है। यह डिज़ाइन में कीजिए, बिल्ड के बीच में नहीं।
4. हर लेगेसी इंटरफ़ेस का स्कोप अलग से तय कीजिए। दूसरी तरफ़ के सिस्टमों के बारे में कुछ भी मानकर मत चलिए।
5. go-live से पहले नेतृत्व का रुख़ आधिकारिक रूप से दर्ज कराइए। सबसे तेज़ चले मंत्रालयों में वरिष्ठ नेता वर्कशॉप में मौजूद थे और उन्होंने साफ़ कह दिया था कि नई प्रक्रिया अनिवार्य है। जहाँ नेतृत्व ग़ैरहाज़िर था, वहाँ कागज़ बना रहा।

मेरी पब्लिक सेक्टर SAP कंप्लायंस की गाइड नियामक पक्ष को ज़्यादा गहराई से कवर करती है, और मेरी SAP Ariba सोर्सिंग और सप्लायर गाइड प्रोडक्ट पक्ष को।

आज शुरू करते तो क्या अलग होता

अगर आप अब कोई ऐसा ही प्रोग्राम प्लान कर रहे हैं, तो दो तथ्य जानना काम आएगा।

सप्लायर एक ही नेटवर्क से जुड़ते हैं। जून 2021 में SAP ने SAP Business Network की घोषणा की, जिसने Ariba Network, SAP Logistics Business Network और SAP Asset Intelligence Network को एक साथ ला दिया (SAP News)। जो सप्लायर किसी एक खरीदार के लिए पहले से नेटवर्क पर है, उसे अगले खरीदार के लिए शून्य से शुरू नहीं करना पड़ता, जो तब काम आता है जब कई मंत्रालय एक ही वेंडर को ऑनबोर्ड कर रहे हों।

लोकल होस्टिंग नई बात नहीं है। SAP Ariba UAE में SAP के साथ को-लोकेटेड डेटा सेंटरों से 2018 से उपलब्ध है, यानी उसी साल से जब SAP ने अपना दुबई डेटा सेंटर खोला (The National)। देश के भीतर होस्टिंग उपलब्ध है। हर मंत्रालय के नियम क्या माँगते हैं, इसका कानूनी विश्लेषण अब भी डिज़ाइन की शुरुआत में ही आता है।

इस केस की बाक़ी सारी बातें अब भी लागू होती हैं: SME सप्लायरों को जिस धैर्य की ज़रूरत है, मंत्रालय-दर-मंत्रालय नेतृत्व का काम, और कागज़ को रिटायर करने का अनुशासन। ये पब्लिक सेक्टर के पैटर्न हैं, प्लेटफ़ॉर्म के फ़ीचर नहीं। लोगों वाले पक्ष के लिए मेरी चेंज मैनेजमेंट प्लान गाइड देखिए।

UAE के एक मंत्रालय ने प्रोक्योरमेंट के लिए SAP Ariba क्यों चुना?

उसे कई एजेंसियों में सोर्सिंग, बड़े पैमाने पर सप्लायर रजिस्ट्रेशन, अपने मौजूदा SAP माहौल के साथ इंटीग्रेशन और ऐसी ऑडिट ट्रेल चाहिए थी जो प्रोक्योरमेंट नियमों को संतुष्ट करे। Ariba ने ये ज़रूरतें पूरी कीं, और डेटा रेज़िडेंसी के लिए होस्टिंग UAE के भीतर रखी गई।

डेटा रेज़िडेंसी कैसे संभाली गई?

प्रोक्योरमेंट डेटा UAE में ही रहा, होस्टिंग अबू धाबी और दुबई के डेटा सेंटरों में थी। सबक समय का था: कंप्लायंस को कभी-कभी ऐसी चीज़ माना गया जिसे बाद में जाँच लेंगे, जबकि होस्टिंग और कॉन्ट्रैक्ट के फ़ैसले पहले ही हो चुके थे। UAE के किसी भी पब्लिक सेक्टर क्लाउड प्रोग्राम में होस्टिंग की कानूनी समीक्षा सबसे पहले आनी चाहिए।

सप्लायर ऑनबोर्डिंग की सबसे बड़ी चुनौतियाँ क्या थीं?

पैमाना और भरोसा। बड़ी कंपनियों ने जल्दी ढाल लिया। छोटे सप्लायरों को बार-बार के सेशन, प्रैक्टिस और वीडियो चाहिए थे, और कुछ ऑनलाइन पोर्टल से ज़्यादा कागज़ के लिफ़ाफ़े पर भरोसा करते थे। यह ट्रेनिंग से ज़्यादा भरोसे की खाई थी, जो धैर्य से, बार-बार प्रदर्शन करके भरी गई।

SAP Ariba ने टेंडर साइकिल का समय कितना घटाया?

कागज़ी प्रक्रिया की तुलना में 30 से 40 प्रतिशत। यह फ़ायदा महीनों में बना, जैसे-जैसे सप्लायर और अधिकारी सिस्टम से परिचित होते गए; शुरुआती साइकिल अब भी सवालों और सुधारों से धीमे रहे।

प्रोक्योरमेंट अधिकारियों ने बदलाव पर कैसी प्रतिक्रिया दी?

सावधानी से। कुछ ने महीनों तक कागज़ी प्रक्रियाएँ फ़ॉलबैक के तौर पर समानांतर चलाईं, और कुछ मंत्रालयों ने इसकी इजाज़त दी। अधिकारी वहाँ सबसे तेज़ी से ढले जहाँ वरिष्ठ नेता वर्कशॉप में आए और साफ़ कहा कि नई प्रक्रिया अनिवार्य है, और जहाँ वे पहले टेस्ट डेटा पर प्रैक्टिस कर सके।

ऐसे ही प्रोजेक्ट में आप क्या अलग करेंगे?

रेज़िडेंसी और कानूनी विश्लेषण डिज़ाइन से पहले शुरू करूँगा, सप्लायर एनेबलमेंट को किकऑफ़ से अलग फ़ंडेड वर्कस्ट्रीम के रूप में चलाऊँगा, और go-live से पहले वरिष्ठ नेताओं से बदलाव के समर्थन का आधिकारिक बयान लूँगा।