UAE公共部門のSAP Ariba：調達プロジェクトの事例

年間の調達支出が数十億ディルハム規模のUAE連邦政府の省が、紙による入札とスプレッドシートから、SAP S/4HANAと連携したSAP Aribaに移行しました。入札サイクルの所要時間は30〜40%短縮し、すべてのステップに監査証跡が残るようになりました。技術は、簡単な半分でした。データレジデンシー、サプライヤーの信頼、そして紙のプロセスを動かし続けた担当官には、誰の計画よりも長い時間がかかりました。湾岸地域で公共部門の調達プログラムの範囲を検討しているなら、計画に最も余裕を持たせるべきなのは、この3点です。

変更前は、署名が一つ欠けているだけで、サプライヤーへの支払いが止まることがありました。入札をめぐる争いは、誰が正しい封筒を持っているかで決着していました。各省にはそれぞれ単独では機能するシステムがありましたが、互いにつながっておらず、デジタル政府を目指す国全体の動きの中で、その隙間は無視できなくなっていました。

区分	詳細
クライアント	UAE連邦政府の省
業種	公共調達と国家インフラプロジェクト
規模	年間の支出は数十億ディルハム規模、数千のサプライヤーと請負業者
出発点	紙による入札、遅い承認の連鎖、一貫性のないコンプライアンス報告、小規模サプライヤーの遅いオンボーディング
スコープ	S/4HANAおよびレガシーシステムと連携したSAP Ariba、サプライヤー向けトレーニング、データレジデンシーのコンプライアンス、チェンジマネジメント
成果	入札サイクルが30〜40%短縮、監査に対応できるワークフロー、入札に参加する小規模サプライヤーの増加

なぜSAP Aribaなのか

私の経験では、システムの選択は、いくつかの実務的な問いに行き着きます。複数の機関にまたがる調達をサポートできるか。サプライヤーを大規模に登録できるか。既存のSAP環境と、大きな混乱なく連携できるか。記録は監査に耐えられるか。

Aribaは、これらの要件を満たしました。初期の抵抗は、クラウドに対するものでした。プロジェクトのスタッフと話をしたとき、最初の反応は慎重だったと認める人がいました。クラウドプラットフォームは、現地のセキュリティポリシーを満たせるのか、という疑問です。その懸念は正当なものでした。以降のホスティングと連携の設計は、それによって形づくられました。

ソーシングと入札。 紙のファイルとローカルのスプレッドシートで回っていた入札が、一か所で準備、発行、評価できるようになりました。承認の連鎖が見えるようになり、入札書類の欠落や遅延をめぐる争いは減りました。テンプレートが硬直的すぎると感じる担当官もいました。ある幹部が、テンプレートが厳格に感じられても、少なくとも全員が同じルールに従うようになった、と話していたのを覚えています。この一貫性が、プロセスの正当性を支えたのです。

サプライヤー管理。 圧倒的に最も難しいワークストリームです。数千のベンダーを登録し、審査する必要がありました。大企業は、すぐに終わりました。多くの中小のサプライヤーには、何度かのセッションが必要でした。あるワークショップで、政府の入札を電子的に提出したことは一度もない、と認めたサプライヤーがいました。クリックを一つ間違えただけで入札全体を失うことになるのか、と尋ねた別の人のことも、今でも覚えています。もっともな質問でした。

契約。 デジタルでの契約管理への抵抗は、より小さなものでした。一元的なリポジトリができたことで、監査人は記録が揃っているかどうかを気にしなくなりました。紙のコピーはしばらく続きましたが、信頼が高まるにつれて消えていき、更新や期限切れをめぐる争いも減りました。

支出分析。 データが機関をまたいで一貫したものになると、カテゴリー別の支出、サプライヤーの集中度、コンプライアンスのギャップが、初めて構造化されたレポートに現れました。

データレジデンシー。 省の規則では、調達データはUAE国内に置くことが求められており、ホスティングはアブダビとドバイのデータセンターに設定されました。要件は最初から明確でした。それでも、簡単にはなりませんでした。コンプライアンスを、あとで確認すればよい項目のように扱ってしまうことがあり、そのときにはすでにホスティングと契約の選択で身動きが取れなくなっていた、と気づくのです。弁護士は、最初のセッションから設計ワークショップに入れるべきでした。

大規模なサプライヤーのオンボーディング。 登録には、計画より長くかかりました。小規模なサプライヤーに必要だったのは、一般的なガイドではなく、個別に合わせたセッションで、同じ質問が何度も繰り返されました。あるサプライヤーは、オンラインで「送信」を押すより、車で街を横断して紙の封筒を届けるほうが安心だと、打ち明けてくれました。このためらいは、技術だけでは解決できません。

同じ規則の異なる解釈。 各省は、同じ調達規則を異なって解釈しており、それぞれの解釈にワークフローを合わせる作業には、構築と同じだけの工数がかかりました。

連携。 S/4HANAを使う省もあれば、レガシーのERPを使う省もあり、それぞれに専用のインターフェース設計とテストが必要でした。ある遅い夜、テストの実行でデータの不一致が見つかり、原因がAribaにあるのかレガシーシステムにあるのか、誰も合意できなかったことを思い出します。どちらにも問題がありました。SAP Integration Suiteの納期遅延についての私の記事で、このパターンを取り上げています。

チェンジマネジメント。 担当官は、本稼働後も何か月にもわたって紙のプロセスを並行して動かし、公式に認めた省もあったため、メッセージが薄まりました。ある担当官は、テストデータを入力して、わざと間違えることを許されて初めて、自信が持てるようになったと話してくれました。これが、その後のワークショップの進め方を形づくりました。

入札サイクルは、紙のプロセスと比べて30〜40%短縮しました。すぐにではありません。最初のサイクルは、質問と修正のせいでまだ遅れていました。サプライヤーがシステムに慣れると、改善は定着しました。あるワークショップで、ある上級の担当官は、以前の半分に満たない時間で提案書を審査できるようになったと話していました。

紙による入札SAP Ariba

入札サイクルの所要時間、紙のプロセス = 10065−35 · −35%

紙による入札100

SAP Ariba65

• 一か所で準備、発行、評価
• 関係者全員に見える承認の連鎖
• すべての操作が監査記録に残る

透明性は、あらゆる操作が記録として残るため、争いの扱い方を変えました。サプライヤーは、省に電話しなくても、自分のステータスを確認できます。

サプライヤーの参加は、小規模な企業が練習用の入札と短いハウツー動画で自信をつけるにつれて広がりました。それが目に見える形になるまでには、1四半期以上かかりました。

コンプライアンス報告は、最も目立たない成果でしたが、おそらく最も価値のあるものでした。監査人は、記録をつなぎ合わせるのに何週間もかける代わりに、構造化されたレポートを取り出せるようになりました。

1. 設計の前にデータレジデンシーを決着させる。 ホスティングが連携を左右し、連携がライセンスと契約条件を左右します。設定を始める前に、法務担当者を同席させてください。
2. サプライヤー支援に、独立したワークストリームと予算を与える。 繰り返しのセッション、練習環境、動画を計画し、サプライヤーはグループ単位で、最も小規模でデジタルに不慣れなところから移行させます。
3. 各省が規則をどう解釈するかを洗い出す。 構築の途中ではなく、設計の段階で行います。
4. レガシーのインターフェースは、一つずつ別にスコープを切る。 相手側のシステムについて、何も仮定してはいけません。
5. 本稼働の前に、リーダーに公式に表明してもらう。 最も速く進んだ省は、上級のリーダーがワークショップに参加し、新しいプロセスが必須であることを明確にしていました。リーダーシップが不在だったところでは、紙が残りました。

公共部門のSAPコンプライアンスのガイドでは、規制面をより詳しく扱っています。製品面については、SAP Aribaのソーシングとサプライヤー管理のガイドをご覧ください。

今から始めるとしたら何が違うか

同様のプログラムを今計画しているなら、知っておくべき事実が2つあります。

サプライヤーは、一つのネットワークに参加します。 2021年6月、SAPはAriba Network、SAP Logistics Business Network、SAP Asset Intelligence Networkを統合したSAP Business Networkを発表しました（SAP News）。ある買い手向けにすでにネットワークに参加しているサプライヤーは、次の買い手に対してゼロから始める必要がありません。複数の省が同じベンダーを受け入れるときに役立ちます。

現地でのホスティングは新しいものではありません。 SAP Aribaは、SAPがドバイのデータセンターを開設した2018年から、UAE国内のSAPと同じ場所にあるデータセンターから提供されています（The National）。国内ホスティングは利用できます。それでも、各省の規則が何を求めているかという法的な分析は、設計の最初に行うべきです。

この事例のそのほかの内容は、すべて今でも当てはまります。中小のサプライヤーに必要な忍耐、省ごとのリーダーシップへの働きかけ、紙を廃止する規律です。これらはプラットフォームの機能ではなく、公共部門のパターンです。人の側面については、チェンジマネジメント計画のガイドをご覧ください。

UAEの省は、なぜ調達にSAP Aribaを選んだのですか？

複数の機関にまたがるソーシング、サプライヤーの大規模な登録、既存のSAP環境との連携、そして調達規則を満たす監査証跡が必要でした。Aribaはそれらを満たし、データレジデンシーに対応するためUAE国内でホスティングしました。

データレジデンシーにはどう対応しましたか？

調達データはUAE国内に置き、アブダビとドバイのデータセンターでホスティングしました。教訓はタイミングでした。コンプライアンスを、あとで確認すればよいものとして扱い、ホスティングと契約の選択がすでに決まってしまったあとだったことがありました。UAEの公共部門のクラウドプログラムでは、ホスティングの法務レビューを最初に行うべきです。

サプライヤーのオンボーディングで最も大きな課題は何でしたか？

規模と信頼でした。大企業はすぐに適応しました。小規模なサプライヤーには、繰り返しのセッション、練習、動画が必要で、オンラインのポータルより紙の封筒のほうが信頼できると考える人もいました。それは、トレーニングの不足というより、信頼のギャップであり、辛抱強く繰り返し見せることで埋まりました。

SAP Aribaは、入札サイクルの所要時間をどのくらい短縮しましたか？

紙のプロセスと比べて、30〜40%です。この効果は、サプライヤーと担当官がシステムに慣れるにつれて、数か月かけて積み上がりました。初期のサイクルは、質問と修正のせいでまだ遅れていました。

調達担当官は、この変更にどう反応しましたか？

慎重でした。何か月も、予備として紙のプロセスを並行して動かした担当官もおり、それを認めた省もありました。担当官が最も早く適応したのは、上級のリーダーがワークショップに参加して新しいプロセスが必須だと明言した場合と、先にテストデータで練習できた場合でした。

同様のプロジェクトで、何を違うやり方でやりますか？

設計の前にデータレジデンシーと法務の分析を始め、キックオフからサプライヤー支援を、予算を持つ独立したワークストリームとして運営し、本稼働の前に、上級のリーダーに変更への支持を公式に表明してもらいます。