SAP Ariba في القطاع العام الإماراتي: دراسة حالة في المشتريات

انتقلت وزارة اتحادية إماراتية، ينفق قسم المشتريات فيها سنوياً مليارات الدراهم، من المناقصات الورقية وجداول البيانات إلى SAP Ariba مدمجاً مع SAP S/4HANA. انخفضت أزمنة دورات المناقصات من 30 إلى 40%، واكتسبت كل خطوة مسار تدقيق. وكان الجانب التقني هو النصف الأسهل. أما توطين البيانات (data residency) وثقة الموردين وموظفو الوزارة الذين أبقوا الإجراءات الورقية قائمة، فقد استغرقت وقتاً أطول مما خطط له أي أحد. وإذا كنت تحدد نطاق برنامج مشتريات في القطاع العام بالخليج، فهذه الأمور الثلاثة هي التي تحتاج خطتك فيها إلى أوسع هامش.

قبل التغيير، كان سداد مدفوعات الموردين قد يتعطل بسبب توقيع ناقص. وكانت النزاعات حول المناقصات تدور حول من يحمل الظرف الصحيح. وكانت لدى الوزارات أنظمة تعمل بمفردها لكنها لا تتصل ببعضها، وجعل التوجه الوطني نحو الحكومة الرقمية من الصعب تجاهل هذه الفجوات.

الفئة	التفاصيل
العميل	وزارة حكومية اتحادية، الإمارات العربية المتحدة
القطاع	المشتريات العامة ومشاريع البنية التحتية الوطنية
الحجم	إنفاق سنوي بمليارات الدراهم، وآلاف الموردين والمقاولين
نقطة البداية	مناقصات ورقية، وسلاسل موافقة بطيئة، وتقارير امتثال غير متسقة، وتأهيل بطيء للموردين الصغار
النطاق	SAP Ariba مدمجاً مع S/4HANA والأنظمة القديمة، وتدريب الموردين، والامتثال لتوطين البيانات، وإدارة التغيير
النتائج	دورات مناقصات أقصر بنسبة 30 إلى 40%، وسير عمل جاهز للتدقيق، وزيادة عدد الموردين الصغار المتقدمين

لماذا SAP Ariba

من واقع خبرتي، يعود اختيار النظام عادةً إلى بضعة أسئلة عملية. هل يستطيع دعم الشراء عبر عدة جهات؟ هل يستطيع تسجيل الموردين على نطاق واسع؟ هل يتكامل مع بيئة SAP القائمة دون اضطراب كبير؟ وهل ستصمد السجلات أمام التدقيق؟

لبّى Ariba هذه المتطلبات. وكانت المقاومة المبكرة تتعلق بالسحابة. تحدثت إلى موظفين في المشروع يعترفون بأن ردّ فعلهم الأول كان الحذر: هل تستطيع منصة سحابية أن تستوفي سياسات الأمن المحلية؟ كان هذا القلق مشروعاً. وقد شكّل تصميم الاستضافة والتكامل منذ ذلك الحين.

الشراء وطرح المناقصات. المناقصات التي كانت تنتقل عبر ملفات ورقية وجداول بيانات محلية صار بالإمكان إعدادها وإصدارها وتقييمها في مكان واحد. أصبحت سلاسل الموافقة مرئية، وقلّت النزاعات حول العروض المفقودة أو المتأخرة. ورأى بعض الموظفين أن القوالب جامدة أكثر من اللازم. وأذكر أن أحد المسؤولين علّق بأنه حتى لو بدت القوالب صارمة، فالجميع الآن يتبع مجموعة القواعد نفسها. هذا الاتساق هو ما جعل العملية قابلة للدفاع عنها.

إدارة الموردين. كان هذا أصعب مسارات العمل بفارق كبير. كان لا بد من تسجيل آلاف الموردين وتأهيلهم. أنجزت الشركات الكبرى ذلك بسرعة. أما كثير من الموردين الصغار والمتوسطين فاحتاجوا إلى عدة جلسات. وفي إحدى ورش العمل اعترف أحد الموردين بأنه لم يقدّم قط عرضاً حكومياً إلكترونياً. ولا أزال أذكر مورداً آخر سأل إن كانت نقرة خاطئة واحدة قد تكلفه مناقصة كاملة. كان سؤالاً وجيهاً.

العقود. لقيت إدارة العقود الرقمية مقاومة أقل. وجود مستودع مركزي واحد يعني أن المدققين لم يعودوا يتساءلون عن اكتمال السجلات. استمرت النسخ الورقية فترة، ثم تلاشت مع نمو الثقة، وتراجعت النزاعات حول التجديدات وانتهاء الصلاحية.

تحليل الإنفاق. بمجرد أن اتسقت البيانات عبر الجهات، ظهر الإنفاق بحسب الفئة وتركّز الموردين وفجوات الامتثال في تقارير منظمة لأول مرة.

توطين البيانات. اشترطت قواعد الوزارة بقاء بيانات المشتريات داخل الإمارات، وأُعدّت الاستضافة في مراكز بيانات في أبوظبي ودبي. كان الشرط واضحاً منذ البداية. لكن ذلك لم يجعله سهلاً. كنا نتعامل أحياناً مع الامتثال كبند يُراجَع لاحقاً، لنكتشف أن خيارات الاستضافة والعقود قد قيّدتنا بالفعل. كان مكان المحامين في ورش التصميم منذ الجلسة الأولى.

تأهيل الموردين على نطاق واسع. استغرق التسجيل وقتاً أطول مما خُطط. احتاج الموردون الصغار إلى جلسات مصممة لهم لا أدلة عامة، وتكررت الأسئلة نفسها مراراً. أسرّ إليّ أحد الموردين بأنه يرتاح أكثر إلى قطع المدينة بالسيارة لتسليم ظرف ورقي من الضغط على زر «إرسال» عبر الإنترنت. هذا التردد لا تحله التقنية وحدها.

قراءات مختلفة للقواعد نفسها. فسّرت الوزارات لائحة المشتريات نفسها تفسيرات مختلفة، وكانت مواءمة سير العمل مع كل قراءة تتطلب جهداً يعادل جهد البناء.

التكامل. كانت بعض الوزارات تشغّل S/4HANA وأخرى نظام ERP قديماً، وكل منها احتاج إلى تصميم واجهة واختبار خاصين به. وأذكر مساءً متأخراً ظهر فيه عدم تطابق في البيانات أثناء الاختبارات ولم يتفق أحد على ما إذا كان الخلل في Ariba أم في النظام القديم. كان لدى الطرفين مشكلات. وتتناول مقالتي عن تأخيرات تسليم SAP Integration Suite هذا النمط.

إدارة التغيير. واصل الموظفون العمل الورقي بالتوازي لأشهر بعد التشغيل الفعلي، وسمحت بعض الوزارات بذلك رسمياً، مما أضعف الرسالة. وقالت لنا إحدى الموظفات إنها لم تبدأ تشعر بالثقة إلا بعدما سُمح لها بإدخال بيانات تجريبية وارتكاب أخطاء متعمدة. وقد شكّل ذلك طريقة إدارتنا لورش العمل اللاحقة.

دورات المناقصات انخفضت من 30 إلى 40% مقارنة بالعملية الورقية. لم يحدث ذلك فوراً: فالدورات الأولى كانت لا تزال تتباطأ بسبب الأسئلة والتصحيحات. وحين اعتاد الموردون النظام، استمر التحسن. وفي إحدى الورش قالت مسؤولة كبيرة إنها صارت قادرة على مراجعة العروض في أقل من نصف الوقت الذي كانت تستغرقه.

المناقصات الورقيةSAP Ariba

زمن دورة المناقصة، العملية الورقية = 10065−35 · −35%

المناقصات الورقية100

SAP Ariba65

• تُعدّ وتُصدر وتُقيَّم في مكان واحد
• سلاسل موافقة مرئية لجميع المعنيين
• كل إجراء يترك سجل تدقيق

الشفافية غيّرت طريقة معالجة النزاعات، لأن كل إجراء ترك سجلاً. وصار بإمكان الموردين الاطلاع على حالتهم دون الاتصال بالوزارة.

مشاركة الموردين اتسعت مع اكتساب الشركات الصغيرة الثقة من خلال عروض تدريبية ومقاطع فيديو قصيرة للشرح. واستغرق ظهور ذلك أكثر من ربع سنة.

تقارير الامتثال كانت أهدأ المكاسب وربما أكثرها قيمة. فقد صار بإمكان المدققين سحب تقارير منظمة بدلاً من قضاء أسابيع في تجميع السجلات.

1. احسم توطين البيانات قبل التصميم. الاستضافة تشكّل التكامل، الذي يشكّل الترخيص وشروط العقد. أحضر المستشار القانوني إلى الغرفة قبل أن تبدأ التهيئة.
2. امنح تمكين الموردين مسار عمل وميزانية خاصين به. خصّص جلسات متكررة وبيئات تدريب ومقاطع فيديو، وأدخل الموردين على مجموعات، بدءاً بالأصغر والأقل رقمنة.
3. ارسم كيف تقرأ كل وزارة القواعد. افعل ذلك في التصميم، لا في منتصف البناء.
4. حدّد نطاق كل واجهة مع نظام قديم على حدة. لا تفترض شيئاً عن الأنظمة على الطرف الآخر.
5. اجعل القيادات تلتزم علناً قبل التشغيل الفعلي. الوزارات التي تحركت أسرع كان لديها قيادات عليا في ورش العمل وأوضحت أن العملية الجديدة إلزامية. وحيث غابت القيادة، بقيت الأوراق.

ويتناول دليلي عن الامتثال في تنفيذ SAP بالقطاع العام الجانب التنظيمي بتعمق أكبر، ويتناول دليل SAP Ariba للشراء والموردين جانب المنتج.

ما الذي سيختلف لو بدأنا اليوم

هناك أمران يستحق معرفتهما إذا كنت تخطط لبرنامج مماثل الآن.

يلتحق الموردون بشبكة واحدة. أعلنت SAP في يونيو 2021 عن SAP Business Network، التي تجمع Ariba Network وSAP Logistics Business Network وSAP Asset Intelligence Network (SAP News). فالمورد المسجّل في الشبكة لدى مشترٍ واحد لا يبدأ من الصفر مع المشتري التالي، وهذا مفيد حين تؤهل عدة وزارات الموردين أنفسهم.

الاستضافة المحلية ليست جديدة. يتوفر SAP Ariba من مراكز بيانات مشتركة الموقع مع SAP في الإمارات منذ 2018، وهو العام الذي افتتحت فيه SAP مركز بياناتها في دبي (The National). فالاستضافة داخل البلد متاحة. أما التحليل القانوني لما تشترطه قواعد كل وزارة فمكانه ما زال في بداية التصميم.

كل ما عدا ذلك في هذه الحالة ما زال سارياً: الصبر الذي يحتاجه موردو المنشآت الصغيرة والمتوسطة، والعمل مع قيادة كل وزارة على حدة، والانضباط في التخلي عن الورق. هذه أنماط خاصة بالقطاع العام، لا ميزات في المنصة. وللجانب البشري، راجع دليل خطة إدارة التغيير.

لماذا اختارت وزارة إماراتية SAP Ariba للمشتريات؟

كانت تحتاج إلى الشراء عبر عدة جهات، وتسجيل الموردين على نطاق واسع، والتكامل مع بيئة SAP القائمة لديها، ومسار تدقيق يستوفي قواعد المشتريات. وقد لبّى Ariba هذه الاحتياجات، مع استضافة داخل الإمارات لمعالجة توطين البيانات.

كيف جرت معالجة توطين البيانات؟

بقيت بيانات المشتريات في الإمارات، مع استضافة في مراكز بيانات في أبوظبي ودبي. والدرس كان في التوقيت: فقد عوملت مسألة الامتثال أحياناً كأمر يُراجَع لاحقاً، بعد أن اتُّخذت خيارات الاستضافة والعقود. ينبغي أن تأتي المراجعة القانونية للاستضافة أولاً في أي برنامج سحابي للقطاع العام في الإمارات.

ما أكبر تحديات تأهيل الموردين؟

الحجم والثقة. تكيّفت الشركات الكبرى بسرعة. أما الموردون الصغار فاحتاجوا إلى جلسات متكررة وتدريب عملي ومقاطع فيديو، وبعضهم وثق بالظرف الورقي أكثر من البوابة الإلكترونية. كانت فجوة ثقة أكثر منها فجوة تدريب، وسُدّت بالعرض الصبور المتكرر.

كم خفّض SAP Ariba أزمنة دورات المناقصات؟

من 30 إلى 40% مقارنة بالعملية الورقية. وتراكم المكسب على مدى أشهر مع اعتياد الموردين والموظفين على النظام؛ أما الدورات الأولى فكانت لا تزال تتباطأ بسبب الأسئلة والتصحيحات.

كيف استجاب موظفو المشتريات للتغيير؟

بحذر. واصل بعضهم العمل بالإجراءات الورقية بالتوازي لأشهر كخيار احتياطي، وسمحت بعض الوزارات بذلك. وكان تكيّف الموظفين أسرع حيث حضرت القيادات العليا ورش العمل وأكدت بوضوح أن العملية الجديدة إلزامية، وحيث أمكنهم التدرب أولاً على بيانات تجريبية.

ماذا كنت ستفعل بشكل مختلف في مشروع مماثل؟

أبدأ تحليل التوطين والتحليل القانوني قبل التصميم، وأدير تمكين الموردين مساراً مموّلاً مستقلاً منذ الانطلاق، وأحصل على التزام علني من القيادات العليا بدعم التغيير قبل التشغيل الفعلي.