SAP Ariba no setor público dos EAU: estudo de caso de compras

Um ministério federal dos Emirados Árabes Unidos, com gasto anual de compras na casa de bilhões de dirhams, passou de licitações em papel e planilhas para o SAP Ariba, integrado ao SAP S/4HANA. Os tempos de ciclo de licitação caíram entre 30 e 40% e cada etapa ganhou uma trilha de auditoria. A tecnologia foi a metade fácil. Residência de dados, confiança dos fornecedores e funcionários que mantiveram os processos em papel levaram mais tempo do que qualquer um havia planejado. Se você está definindo o escopo de um programa de compras no setor público no Golfo, é nesses três pontos que o seu plano precisa de mais folga.

Antes da mudança, o pagamento de fornecedores podia travar por falta de uma assinatura. As disputas em licitações dependiam de quem estava com o envelope certo. Os ministérios tinham sistemas que funcionavam sozinhos, mas não se conectavam, e o impulso nacional pelo governo digital tornava as lacunas difíceis de ignorar.

Categoria	Detalhes
Cliente	Ministério do governo federal, EAU
Setor	Compras públicas e projetos de infraestrutura nacional
Porte	Gasto anual de bilhões de dirhams, milhares de fornecedores e empreiteiras
Ponto de partida	Licitações em papel, cadeias de aprovação lentas, relatórios de conformidade inconsistentes, onboarding lento de pequenos fornecedores
Escopo	SAP Ariba integrado ao S/4HANA e a sistemas legados, treinamento de fornecedores, conformidade com a residência de dados, gestão de mudanças
Resultados	Ciclos de licitação 30 a 40% mais curtos, fluxos prontos para auditoria, mais pequenos fornecedores apresentando propostas

Por que o SAP Ariba

Pela minha experiência, a escolha do sistema costuma se resumir a algumas perguntas práticas. Ele sustenta o sourcing em vários órgãos? Consegue cadastrar fornecedores em escala? Integra-se ao ambiente SAP existente sem grandes rupturas? Os registros resistem a uma auditoria?

O Ariba atendeu a esses requisitos. A resistência inicial foi quanto à nuvem. Conversei com integrantes do projeto que admitem que a primeira reação foi de cautela: uma plataforma em nuvem atenderia às políticas locais de segurança? A preocupação era legítima. Ela moldou, daí em diante, o desenho de hospedagem e de integração.

Sourcing e licitações. As licitações, que circulavam em pastas de papel e planilhas locais, passaram a ser preparadas, emitidas e avaliadas em um só lugar. As cadeias de aprovação ficaram visíveis, e as disputas por propostas ausentes ou fora do prazo diminuíram. Alguns funcionários acharam os modelos rígidos demais. Lembro de um funcionário comentando que, mesmo que os modelos parecessem rígidos, pelo menos agora todos seguiam o mesmo conjunto de regras. Essa consistência foi o que tornou o processo defensável.

Gestão de fornecedores. De longe, a frente mais difícil. Milhares de fornecedores precisaram ser cadastrados e qualificados. As grandes empresas terminaram rápido. Muitos pequenos e médios fornecedores precisaram de várias sessões. Em um workshop, um fornecedor admitiu que nunca havia enviado uma proposta a um órgão do governo por meio eletrônico. Ainda me lembro de outro perguntando se um único clique errado poderia lhe custar uma licitação inteira. Era uma pergunta justa.

Contratos. A gestão digital de contratos encontrou menos resistência. Um único repositório central significou que os auditores deixaram de se perguntar se os registros estavam completos. As cópias em papel continuaram por um tempo, depois sumiram à medida que a confiança cresceu, e as disputas sobre renovações e vencimentos diminuíram.

Análise de gastos. Quando os dados ficaram consistentes entre os órgãos, os gastos por categoria, a concentração de fornecedores e as lacunas de conformidade apareceram, pela primeira vez, em relatórios estruturados.

Residência de dados. As regras do ministério exigiam que os dados de compras ficassem dentro dos EAU, e a hospedagem foi montada em data centers em Abu Dhabi e Dubai. O requisito era claro desde o início. Isso não o tornou fácil. Às vezes tratávamos a conformidade como um item para checar depois, só para perceber que as escolhas de hospedagem e de contrato já tinham nos amarrado. Os advogados deviam ter estado nos workshops de design desde a primeira sessão.

Onboarding de fornecedores em escala. O cadastro levou mais tempo do que o planejado. Pequenos fornecedores precisaram de sessões sob medida, não de guias genéricos, e as mesmas perguntas voltavam sem parar. Um fornecedor confidenciou que se sentia mais à vontade dirigindo pela cidade para entregar um envelope de papel do que apertando “enviar” on-line. Essa hesitação não se resolve só com tecnologia.

Leituras diferentes das mesmas regras. Os ministérios interpretavam a mesma regulamentação de compras de formas diferentes, e alinhar os fluxos a cada leitura deu tanto trabalho quanto a construção.

Integração. Alguns ministérios rodavam S/4HANA, outros um ERP legado, e cada um precisou de seu próprio desenho de interface e de testes. Lembro de uma noite tarde em que uma divergência de dados apareceu nas rodadas de teste e ninguém conseguia concordar se a falha estava no Ariba ou no sistema legado. Os dois lados tinham problemas. Meu artigo sobre atrasos na entrega do SAP Integration Suite trata desse padrão.

Gestão de mudanças. Os funcionários mantiveram processos paralelos em papel por meses depois do go-live, e alguns ministérios permitiram isso oficialmente, o que diluiu a mensagem. Uma funcionária nos contou que só começou a se sentir segura depois que a deixaram inserir dados de teste e errar de propósito. Isso moldou a forma como conduzimos os workshops seguintes.

Os ciclos de licitação caíram entre 30 e 40% em relação ao processo em papel. Não de imediato: os primeiros ciclos ainda foram atrasados por dúvidas e correções. Quando os fornecedores se familiarizaram com o sistema, a melhora se manteve. Em um workshop, uma funcionária sênior disse que agora conseguia analisar propostas em menos da metade do tempo que levava antes.

Licitação em papelSAP Ariba

Tempo do ciclo de licitação, processo em papel = 10065−35 · −35%

Licitação em papel100

SAP Ariba65

• Preparadas, emitidas e avaliadas em um só lugar
• Cadeias de aprovação visíveis a todos os envolvidos
• Cada ação deixava um registro de auditoria

A transparência mudou a forma de tratar as disputas, porque cada ação deixava um registro. Os fornecedores podiam consultar o próprio status sem ligar para o ministério.

A participação de fornecedores se ampliou à medida que as pequenas empresas ganharam confiança com propostas de treino e vídeos curtos de como fazer. Levou mais de um trimestre para aparecer.

Os relatórios de conformidade foram o ganho mais discreto e provavelmente o mais valioso. Os auditores podiam extrair relatórios estruturados em vez de passar semanas juntando registros.

1. Resolva a residência de dados antes do design. A hospedagem molda a integração, que molda o licenciamento e os termos do contrato. Coloque o assessor jurídico na sala antes de a configuração começar.
2. Dê à capacitação de fornecedores sua própria frente de trabalho e orçamento. Programe sessões repetidas, ambientes de prática e vídeos, e leve os fornecedores em grupos, começando pelos menores e menos digitais.
3. Mapeie como cada ministério lê as regras. Faça isso no design, não no meio da construção.
4. Defina o escopo de cada interface legada separadamente. Não presuma nada sobre os sistemas do outro lado.
5. Peça aos líderes um posicionamento formal antes do go-live. Os ministérios que avançaram mais rápido tinham líderes seniores nos workshops e deixaram claro que o novo processo era obrigatório. Onde a liderança esteve ausente, o papel persistiu.

Meu guia sobre conformidade do SAP no setor público cobre o lado regulatório com mais profundidade, e o meu guia de sourcing e fornecedores do SAP Ariba cobre o lado do produto.

O que seria diferente se começássemos hoje

Dois fatos valem a pena se você está planejando um programa parecido agora.

Fornecedores entram em uma única rede. Em junho de 2021, a SAP anunciou o SAP Business Network, reunindo a Ariba Network, a SAP Logistics Business Network e a SAP Asset Intelligence Network (SAP News). Um fornecedor que já está na rede para um comprador não começa do zero para o próximo, o que ajuda quando vários ministérios fazem o onboarding dos mesmos fornecedores.

Hospedagem local não é novidade. O SAP Ariba está disponível em data centers instalados junto com a SAP nos Emirados Árabes Unidos desde 2018, ano em que a SAP abriu seu data center em Dubai (The National). A hospedagem no próprio país está disponível. A análise jurídica do que as regras de cada ministério exigem continua pertencendo ao início do design.

Todo o resto neste caso continua valendo: a paciência de que os fornecedores PME precisam, o trabalho de liderança ministério por ministério e a disciplina de aposentar o papel. São padrões do setor público, não recursos da plataforma. Para o lado das pessoas, veja o meu guia do plano de gestão de mudanças.

Por que um ministério dos EAU escolheu o SAP Ariba para compras?

Precisava de sourcing em vários órgãos, cadastro de fornecedores em escala, integração com o ambiente SAP existente e uma trilha de auditoria que satisfizesse as regras de compras. O Ariba atendeu a essas necessidades, com hospedagem dentro dos EAU para tratar a residência de dados.

Como a residência de dados foi tratada?

Os dados de compras ficaram nos EAU, com hospedagem em data centers de Abu Dhabi e Dubai. A lição foi o momento: a conformidade às vezes foi tratada como algo a checar depois, quando as escolhas de hospedagem e de contrato já tinham sido feitas. A revisão jurídica da hospedagem deve vir primeiro em qualquer programa de nuvem do setor público dos EAU.

Quais foram os maiores desafios no onboarding de fornecedores?

Escala e confiança. As grandes empresas se adaptaram rápido. Pequenos fornecedores precisaram de sessões repetidas, de prática e de vídeos, e alguns confiavam mais em um envelope de papel do que em um portal on-line. Era uma lacuna de confiança mais do que de treinamento, fechada com demonstrações pacientes e repetidas.

Quanto o SAP Ariba reduziu o tempo de ciclo das licitações?

Entre 30 e 40% em comparação com o processo em papel. O ganho se acumulou ao longo de meses, à medida que fornecedores e funcionários se familiarizavam com o sistema; os primeiros ciclos ainda foram atrasados por dúvidas e correções.

Como os responsáveis por compras reagiram à mudança?

Com cautela. Alguns mantiveram processos em papel em paralelo, por meses, como alternativa de segurança, e alguns ministérios permitiram. Os funcionários se adaptaram mais rápido onde líderes seniores compareceram aos workshops e disseram com clareza que o novo processo era obrigatório, e onde puderam praticar antes com dados de teste.

O que você faria diferente em um projeto parecido?

Começaria a análise de residência de dados e a análise jurídica antes do design, trataria a capacitação de fornecedores como uma frente própria e com orçamento desde o kickoff, e conseguiria o apoio formal de líderes seniores à mudança antes do go-live.