SAP Ariba nel settore pubblico degli EAU: caso di studio sul procurement

Un ministero federale degli Emirati Arabi Uniti (EAU), con una spesa annua per il procurement di molti miliardi di dirham, è passato da gare cartacee e fogli di calcolo a SAP Ariba, integrato con SAP S/4HANA. I tempi dei cicli di gara sono calati del 30-40% e ogni passaggio ha ottenuto un audit trail. La tecnologia è stata la metà più facile. Data residency, fiducia dei fornitori e funzionari che hanno continuato i processi cartacei hanno richiesto più tempo di quanto chiunque avesse pianificato. Se sta definendo il perimetro di un programma di procurement nel settore pubblico del Golfo, è su questi tre punti che il Suo piano ha bisogno di più margine.

Prima del cambiamento, i pagamenti ai fornitori potevano bloccarsi per una firma mancante. Le contestazioni sulle gare dipendevano da chi avesse in mano la busta giusta. I ministeri avevano sistemi che funzionavano da soli ma non riuscivano a collegarsi, e la spinta nazionale verso il governo digitale rendeva le lacune difficili da ignorare.

Categoria	Dettagli
Cliente	Ministero federale, EAU
Settore	Procurement pubblico e progetti infrastrutturali nazionali
Scala	Spesa annua di molti miliardi di dirham, migliaia di fornitori e appaltatori
Punto di partenza	Gare cartacee, catene di approvazione lente, reportistica di conformità incoerente, onboarding lento dei piccoli fornitori
Perimetro	SAP Ariba integrato con S/4HANA e sistemi legacy, formazione dei fornitori, conformità alla data residency, change management
Risultati	Cicli di gara più brevi del 30-40%, workflow pronti per l'audit, più piccoli fornitori che partecipano alle gare

Perché SAP Ariba

Per la mia esperienza, la scelta del sistema si riduce di solito a poche domande pratiche. Può supportare il sourcing su più enti? Può registrare i fornitori su larga scala? Può integrarsi con l'ambiente SAP esistente senza grandi interruzioni? I record reggeranno a un audit?

Ariba rispondeva a questi requisiti. La resistenza iniziale riguardava il cloud. Ho parlato con persone del progetto che ammettono che la loro prima reazione è stata di cautela: una piattaforma cloud poteva rispettare le policy di sicurezza locali? Quella preoccupazione era legittima. Da allora ha plasmato il disegno di hosting e integrazione.

Sourcing e gare. Le gare che passavano tra fascicoli cartacei e fogli di calcolo locali potevano ora essere preparate, emesse e valutate in un unico posto. Le catene di approvazione sono diventate visibili e le contestazioni su offerte mancanti o in ritardo sono calate. Alcuni funzionari trovavano i template troppo rigidi. Ricordo un funzionario che osservava come, anche se i template sembravano severi, almeno ora tutti seguivano lo stesso insieme di regole. È quella coerenza che ha reso il processo difendibile.

Gestione dei fornitori. Di gran lunga il workstream più difficile. Migliaia di fornitori dovevano essere registrati e qualificati. Le grandi aziende hanno finito in fretta. Molti fornitori piccoli e medi hanno avuto bisogno di più sessioni. Durante un workshop, un fornitore ha ammesso di non aver mai presentato un'offerta pubblica in forma elettronica. Ricordo ancora un altro che chiedeva se un solo clic sbagliato potesse costargli un'intera gara. Era una domanda legittima.

Contratti. La gestione digitale dei contratti ha incontrato meno resistenza. Un unico repository centrale significava che gli auditor non si chiedevano più se i record fossero completi. Le copie cartacee sono continuate per un po', poi sono sparite man mano che cresceva la fiducia, e le contestazioni su rinnovi e scadenze sono calate.

Analisi della spesa. Una volta che i dati sono stati coerenti tra gli enti, spesa per categoria, concentrazione dei fornitori e lacune di conformità sono comparse per la prima volta in report strutturati.

Data residency. Le regole del ministero imponevano che i dati di procurement restassero all'interno degli EAU, e l'hosting è stato predisposto in data center ad Abu Dhabi e a Dubai. Il requisito era chiaro fin dall'inizio. Questo non l'ha reso facile. A volte abbiamo trattato la conformità come una voce da verificare più tardi, per poi accorgerci che le scelte di hosting e di contratto ci avevano già vincolati. Gli avvocati dovevano essere nei workshop di disegno fin dalla prima sessione.

Onboarding dei fornitori su larga scala. La registrazione ha richiesto più tempo del previsto. I piccoli fornitori avevano bisogno di sessioni su misura, non di guide generiche, e le stesse domande tornavano di continuo. Un fornitore mi ha confidato che si sentiva più a suo agio ad attraversare la città in auto per consegnare una busta cartacea che a premere «invia» online. Questa esitazione non si risolve con la sola tecnologia.

Letture diverse delle stesse regole. I ministeri interpretavano in modo diverso lo stesso regolamento di procurement, e allineare i workflow a ciascuna lettura ha richiesto tanto impegno quanto lo sviluppo.

Integrazione. Alcuni ministeri usavano S/4HANA, altri un ERP legacy, e ciascuno richiedeva un proprio disegno di interfaccia e propri test. Ricordo una sera tardi in cui è emersa una discrepanza di dati nei test e nessuno riusciva a concordare se la colpa fosse di Ariba o del sistema legacy. Entrambe le parti avevano dei problemi. Il mio articolo sui ritardi di delivery con SAP Integration Suite tratta questo schema.

Change management. I funzionari hanno condotto processi cartacei paralleli per mesi dopo il go-live, e alcuni ministeri lo hanno consentito ufficialmente, il che ha diluito il messaggio. Una funzionaria ci ha detto che ha cominciato a sentirsi sicura solo dopo che le è stato permesso di inserire dati di prova e di fare apposta degli errori. Questo ha influenzato il modo in cui abbiamo condotto i workshop successivi.

I cicli di gara sono calati del 30-40% rispetto al processo cartaceo. Non subito: i primi cicli erano ancora rallentati da domande e correzioni. Una volta che i fornitori hanno preso familiarità con il sistema, il miglioramento è rimasto. In un workshop, una funzionaria senior ha detto che ora poteva esaminare le proposte in meno della metà del tempo di prima.

Gare cartaceeSAP Ariba

Tempo del ciclo di gara, processo cartaceo = 10065−35 · −35%

Gare cartacee100

SAP Ariba65

• Preparate, emesse e valutate in un unico posto
• Catene di approvazione visibili a tutti i coinvolti
• Ogni azione lasciava una traccia di audit

La trasparenza ha cambiato il modo di gestire le contestazioni, perché ogni azione lasciava un record. I fornitori potevano controllare da soli il proprio stato senza telefonare al ministero.

La partecipazione dei fornitori si è ampliata man mano che le piccole aziende acquisivano fiducia con offerte di prova e brevi video di istruzioni. Ci è voluto più di un trimestre perché si vedesse.

La reportistica di conformità è stato il beneficio più silenzioso e probabilmente il più prezioso. Gli auditor potevano estrarre report strutturati invece di passare settimane a ricomporre i record.

1. Risolvere la data residency prima del disegno. L'hosting condiziona l'integrazione, che condiziona licenze e termini contrattuali. Porti il consulente legale in sala prima che inizi la configurazione.
2. Dare all'abilitazione dei fornitori un workstream e un budget propri. Pianifichi sessioni ripetute, ambienti di prova e video, e coinvolga i fornitori a gruppi, partendo dai più piccoli e meno digitali.
3. Mappare come ciascun ministero legge le regole. Lo si faccia in fase di disegno, non a metà dello sviluppo.
4. Definire separatamente il perimetro di ogni interfaccia legacy. Non dia nulla per scontato sui sistemi dall'altra parte.
5. Far mettere a verbale i leader prima del go-live. I ministeri che si sono mossi più in fretta avevano leader senior nei workshop e hanno chiarito che il nuovo processo era obbligatorio. Dove la leadership era assente, la carta è rimasta.

La mia guida alla conformità SAP nel settore pubblico tratta più a fondo l'aspetto normativo, e la mia guida SAP Ariba a sourcing e fornitori tratta quello di prodotto.

Che cosa sarebbe diverso se si partisse oggi

Due fatti vale la pena conoscere se sta pianificando oggi un programma simile.

I fornitori entrano in un'unica rete. Nel giugno 2021 SAP ha annunciato SAP Business Network, che riunisce Ariba Network, SAP Logistics Business Network e SAP Asset Intelligence Network (SAP News). Un fornitore già presente sulla rete per un acquirente non parte da zero con il successivo, e questo aiuta quando più ministeri fanno l'onboarding degli stessi fornitori.

L'hosting locale non è una novità. SAP Ariba è disponibile da data center co-locati con SAP negli EAU dal 2018, l'anno in cui SAP ha aperto il proprio data center a Dubai (The National). L'hosting in-country è disponibile. L'analisi legale di che cosa richiedano le regole di ciascun ministero va comunque fatta all'inizio del disegno.

Tutto il resto di questo caso vale ancora: la pazienza che richiedono i fornitori PMI, il lavoro di leadership ministero per ministero e la disciplina di eliminare la carta. Sono schemi del settore pubblico, non funzionalità della piattaforma. Per il lato delle persone, veda la mia guida al piano di change management.

Perché un ministero degli EAU ha scelto SAP Ariba per il procurement?

Aveva bisogno di sourcing su più enti, di registrazione dei fornitori su larga scala, di integrazione con il proprio ambiente SAP esistente e di un audit trail che soddisfacesse le regole di procurement. Ariba rispondeva a queste esigenze, con hosting all'interno degli EAU per affrontare la data residency.

Come è stata gestita la data residency?

I dati di procurement sono rimasti negli EAU, con hosting in data center ad Abu Dhabi e a Dubai. La lezione riguarda i tempi: a volte la conformità è stata trattata come qualcosa da verificare più tardi, dopo che le scelte di hosting e di contratto erano già state fatte. In qualsiasi programma cloud del settore pubblico degli EAU, la verifica legale dell'hosting deve venire per prima.

Quali sono state le maggiori difficoltà nell'onboarding dei fornitori?

Scala e fiducia. Le grandi aziende si sono adattate in fretta. I piccoli fornitori hanno avuto bisogno di sessioni ripetute, di pratica e di video, e alcuni si fidavano di più di una busta cartacea che di un portale online. Era un divario di fiducia più che di formazione, colmato da dimostrazioni pazienti e ripetute.

Di quanto SAP Ariba ha ridotto i tempi dei cicli di gara?

Del 30-40% rispetto al processo cartaceo. Il beneficio si è accumulato nell'arco di mesi, man mano che fornitori e funzionari prendevano familiarità con il sistema; i primi cicli erano ancora rallentati da domande e correzioni.

Come hanno reagito al cambiamento i funzionari del procurement?

Con cautela. Alcuni hanno condotto processi cartacei in parallelo per mesi come rete di sicurezza, e alcuni ministeri lo hanno consentito. I funzionari si sono adattati più in fretta dove i leader senior partecipavano ai workshop e dicevano con chiarezza che il nuovo processo era obbligatorio, e dove potevano esercitarsi prima su dati di prova.

Che cosa farebbe diversamente in un progetto simile?

Avvierei l'analisi di residency e quella legale prima del disegno, gestirei l'abilitazione dei fornitori come workstream finanziato a parte fin dal kickoff e farei mettere a verbale il sostegno dei leader senior al cambiamento prima del go-live.