UAE 공공 부문의 SAP Ariba: 조달 사례 연구

연간 조달 지출이 수십억 디르함에 이르는 UAE 연방 부처가 종이 입찰과 스프레드시트에서 SAP S/4HANA와 연동된 SAP Ariba로 옮겨 갔습니다. 입찰 주기는 30~40% 줄었고 모든 단계에 감사 추적이 생겼습니다. 기술은 쉬운 절반이었습니다. 데이터 레지던시, 공급업체의 신뢰, 종이 프로세스를 계속 돌린 담당관들이 누구도 계획하지 않았던 만큼 오래 걸렸습니다. 걸프 지역의 공공 부문 조달 프로그램을 계획하고 계시다면, 이 세 가지가 일정에 가장 여유를 두어야 할 곳입니다.

변화 이전에는 서명 하나가 빠졌다는 이유로 공급업체 대금 지급이 멈추곤 했습니다. 입찰 분쟁은 누가 맞는 봉투를 갖고 있었는가를 두고 벌어졌습니다. 각 부처에는 따로 보면 잘 돌아가지만 서로 연결되지 않는 시스템이 있었고, 국가 차원의 디지털 정부 추진 속에서 그 틈은 더는 외면하기 어려웠습니다.

구분	상세
고객	UAE 연방 정부 부처
분야	공공 조달 및 국가 인프라 프로젝트
규모	연간 수십억 디르함 규모의 지출, 수천 곳의 공급업체와 계약업체
출발점	종이 입찰, 느린 승인 체계, 일관성 없는 컴플라이언스 보고, 소규모 공급업체의 느린 온보딩
범위	S/4HANA 및 레거시 시스템과 연동한 SAP Ariba, 공급업체 교육, 데이터 레지던시 규정 준수, 변화 관리
성과	입찰 주기 30~40% 단축, 감사에 바로 대응할 수 있는 워크플로, 입찰에 참여하는 소규모 공급업체 증가

왜 SAP Ariba인가

제 경험상 시스템 선택은 대개 몇 가지 현실적인 질문으로 귀결됩니다. 여러 기관에 걸친 소싱을 지원할 수 있는가? 대규모로 공급업체를 등록할 수 있는가? 기존 SAP 환경과 큰 혼란 없이 연동할 수 있는가? 기록이 감사를 견딜 수 있는가?

Ariba는 이 요건들을 충족했습니다. 초기의 저항은 클라우드를 향한 것이었습니다. 프로젝트 담당자들 가운데 첫 반응이 신중함이었다고 인정하는 분들과 이야기를 나눈 적이 있습니다. 클라우드 플랫폼이 현지 보안 정책을 충족할 수 있을까? 그 우려는 정당했습니다. 그 뒤로 호스팅과 연동 설계가 그 우려에 맞춰 짜였습니다.

소싱과 입찰. 종이 파일과 로컬 스프레드시트를 오가던 입찰이 한곳에서 준비, 공고, 평가될 수 있게 되었습니다. 승인 체계가 눈에 보이게 되었고, 누락되거나 늦게 들어온 응찰을 둘러싼 분쟁이 줄었습니다. 일부 담당관은 템플릿이 너무 경직되어 있다고 느꼈습니다. 템플릿이 엄격하게 느껴지더라도 이제 모두가 같은 규칙을 따른다는 점은 좋다고 말한 관계자 한 분이 기억납니다. 그 일관성이 프로세스를 방어할 수 있게 만든 힘이었습니다.

공급업체 관리. 단연 가장 어려운 워크스트림이었습니다. 수천 곳의 공급업체를 등록하고 자격을 심사해야 했습니다. 대기업은 빠르게 마쳤습니다. 많은 중소 공급업체는 여러 차례 교육이 필요했습니다. 한 워크숍에서 어떤 공급업체는 정부 입찰을 전자 방식으로 제출해 본 적이 한 번도 없다고 털어놓았습니다. 또 다른 분이 클릭 한 번만 잘못 눌러도 입찰 전체를 날리는 것이 아니냐고 물었던 것이 지금도 기억납니다. 타당한 질문이었습니다.

계약. 디지털 계약 관리는 저항이 더 적었습니다. 중앙 저장소 하나가 생기면서 감사인들은 기록이 완전한지 더는 의심하지 않아도 되었습니다. 종이 사본은 한동안 계속되다가 신뢰가 쌓이면서 사라졌고, 갱신과 만료를 둘러싼 분쟁도 줄었습니다.

지출 분석. 기관 전체에서 데이터가 일관되게 모이자 카테고리별 지출, 공급업체 집중도, 컴플라이언스 공백이 처음으로 구조화된 리포트에 나타났습니다.

데이터 레지던시. 부처의 규정은 조달 데이터가 UAE 안에 머물러야 한다고 요구했고, 호스팅은 아부다비와 두바이의 데이터 센터에 구성되었습니다. 요건은 처음부터 분명했습니다. 그렇다고 쉬운 것은 아니었습니다. 우리는 때로 컴플라이언스를 나중에 확인할 항목처럼 다루다가, 호스팅과 계약 선택이 이미 우리를 묶어 두었다는 것을 뒤늦게 깨닫곤 했습니다. 변호사는 첫 세션부터 설계 워크숍에 있어야 했습니다.

대규모 공급업체 온보딩. 등록은 계획보다 오래 걸렸습니다. 소규모 공급업체에는 일반적인 안내서가 아니라 맞춤형 세션이 필요했고, 같은 질문이 계속 되풀이되었습니다. 한 공급업체는 온라인에서 "제출"을 누르는 것보다 종이 봉투를 들고 도시를 가로질러 운전해 가는 편이 더 마음 편하다고 털어놓았습니다. 그런 망설임은 기술만으로 풀 수 없습니다.

같은 규정에 대한 서로 다른 해석. 부처들은 같은 조달 규정을 다르게 해석했고, 각 해석에 맞춰 워크플로를 조정하는 데 구축만큼의 노력이 들었습니다.

연동. 어떤 부처는 S/4HANA를, 어떤 부처는 레거시 ERP를 운영했고, 각각 고유한 인터페이스 설계와 테스트가 필요했습니다. 어느 늦은 저녁, 테스트 수행 중 데이터 불일치가 발견되었는데 잘못이 Ariba에 있는지 레거시 시스템에 있는지 아무도 합의하지 못했던 기억이 납니다. 양쪽 모두에 문제가 있었습니다. SAP Integration Suite 딜리버리 지연에 관한 제 글이 이 패턴을 다룹니다.

변화 관리. 담당관들은 Go-Live 이후에도 몇 달 동안 종이 프로세스를 병행했고, 일부 부처는 이를 공식적으로 허용해 메시지가 희석되었습니다. 한 담당관은 테스트 데이터를 입력해 보며 일부러 실수도 해 보게 허락받은 뒤에야 자신감이 생기기 시작했다고 말했습니다. 그 말이 이후 워크숍을 운영하는 방식을 바꿔 놓았습니다.

입찰 주기는 종이 프로세스에 비해 30~40% 줄었습니다. 바로는 아니었습니다. 첫 주기는 문의와 정정 때문에 여전히 느렸습니다. 공급업체가 시스템에 익숙해지자 개선이 유지되었습니다. 한 워크숍에서 한 선임 담당관은 이제 제안서를 예전의 절반도 안 되는 시간에 검토할 수 있다고 말했습니다.

종이 입찰SAP Ariba

입찰 주기 소요 시간, 종이 프로세스 = 10065−35 · −35%

종이 입찰100

SAP Ariba65

• 한곳에서 준비, 공고, 평가
• 관련자 모두에게 보이는 승인 체계
• 모든 행위에 감사 기록이 남음

투명성은 모든 행위가 기록으로 남았기 때문에 분쟁을 다루는 방식을 바꿨습니다. 공급업체는 부처에 전화하지 않고도 자신의 상태를 확인할 수 있었습니다.

공급업체 참여는 소규모 업체들이 연습용 응찰과 짧은 사용법 영상으로 자신감을 얻으면서 넓어졌습니다. 효과가 나타나기까지 한 분기가 넘게 걸렸습니다.

컴플라이언스 보고는 가장 조용하면서 아마도 가장 값진 성과였습니다. 감사인은 기록을 짜 맞추는 데 몇 주를 쓰는 대신 구조화된 리포트를 뽑을 수 있었습니다.

1. 설계 전에 데이터 레지던시를 정리하십시오. 호스팅이 연동을 정하고, 연동이 라이선스와 계약 조건을 정합니다. 구성이 시작되기 전에 법률 자문을 같은 자리에 앉히십시오.
2. 공급업체 지원에 별도의 워크스트림과 예산을 주십시오. 반복 세션, 연습 환경, 영상을 일정에 넣고, 가장 작고 디지털에 덜 익숙한 업체부터 그룹별로 이동시키십시오.
3. 각 부처가 규정을 어떻게 읽는지 정리하십시오. 구축 도중이 아니라 설계 단계에서 하십시오.
4. 레거시 인터페이스는 하나하나 따로 범위를 잡으십시오. 반대편 시스템에 대해서는 아무것도 가정하지 마십시오.
5. Go-Live 전에 경영진이 공개적으로 입장을 밝히게 하십시오. 가장 빨리 움직인 부처들은 워크숍에 고위 경영진이 참석했고 새 프로세스가 의무임을 분명히 했습니다. 경영진이 없던 곳에서는 종이가 계속되었습니다.

공공 부문 SAP 컴플라이언스 가이드는 규제 측면을 더 깊이 다루고, SAP Ariba 소싱 및 공급업체 가이드는 제품 측면을 다룹니다.

지금 시작한다면 달라질 점

비슷한 프로그램을 지금 계획하고 계시다면 알아 둘 만한 사실이 두 가지 있습니다.

공급업체는 하나의 네트워크에 가입합니다. 2021년 6월 SAP는 Ariba Network, SAP Logistics Business Network, SAP Asset Intelligence Network를 하나로 묶는 SAP Business Network를 발표했습니다(SAP News). 한 구매자를 위해 이미 네트워크에 가입한 공급업체는 다음 구매자에게는 처음부터 시작하지 않아도 되며, 여러 부처가 같은 공급업체를 온보딩할 때 도움이 됩니다.

현지 호스팅은 새로운 것이 아닙니다. SAP Ariba는 SAP가 두바이 데이터 센터를 연 2018년부터 UAE의 SAP 공동 입주 데이터 센터에서 제공되어 왔습니다(The National). 국내 호스팅은 가능합니다. 각 부처의 규정이 무엇을 요구하는지에 대한 법적 분석은 여전히 설계 초기에 있어야 합니다.

이 사례의 나머지는 모두 그대로 유효합니다. 중소 공급업체에게 필요한 인내, 부처별로 이어 가야 하는 경영진 작업, 종이를 퇴역시키는 규율입니다. 이것들은 플랫폼의 기능이 아니라 공공 부문의 패턴입니다. 사람 쪽 이야기는 변경 관리 계획 가이드를 보십시오.

UAE 부처는 왜 조달에 SAP Ariba를 선택했습니까?

여러 기관에 걸친 소싱, 대규모 공급업체 등록, 기존 SAP 환경과의 연동, 조달 규정을 충족하는 감사 추적이 필요했습니다. Ariba가 이 요건들을 충족했고, 데이터 레지던시를 해결하기 위해 호스팅은 UAE 안에 두었습니다.

데이터 레지던시는 어떻게 처리했습니까?

조달 데이터는 UAE 안에 두었고, 아부다비와 두바이의 데이터 센터에서 호스팅했습니다. 교훈은 시점이었습니다. 호스팅과 계약 선택이 이미 끝난 뒤에야 확인할 일로 컴플라이언스를 다룰 때가 있었습니다. UAE 공공 부문 클라우드 프로그램에서는 호스팅에 대한 법률 검토가 가장 먼저 와야 합니다.

공급업체 온보딩에서 가장 큰 어려움은 무엇이었습니까?

규모와 신뢰였습니다. 대기업은 빠르게 적응했습니다. 소규모 공급업체에는 반복 세션, 연습, 영상이 필요했고, 일부는 온라인 포털보다 종이 봉투를 더 믿었습니다. 교육의 격차라기보다 신뢰의 격차였고, 인내심 있게 반복해서 보여 주는 것으로 메워졌습니다.

SAP Ariba는 입찰 주기를 얼마나 줄였습니까?

종이 프로세스와 비교해 30~40% 줄였습니다. 효과는 공급업체와 담당관이 시스템에 익숙해지면서 몇 달에 걸쳐 쌓였고, 초기 주기는 문의와 정정 때문에 여전히 느렸습니다.

조달 담당관들은 변화에 어떻게 반응했습니까?

신중했습니다. 일부는 대비책으로 몇 달 동안 종이 프로세스를 병행했고, 일부 부처는 이를 허용했습니다. 고위 경영진이 워크숍에 참석해 새 프로세스가 의무라고 분명히 말한 곳, 그리고 먼저 테스트 데이터로 연습해 볼 수 있었던 곳에서 담당관들이 가장 빨리 적응했습니다.

비슷한 프로젝트라면 무엇을 다르게 하시겠습니까?

설계 전에 레지던시와 법률 분석을 시작하고, 킥오프부터 공급업체 지원을 별도 예산이 있는 워크스트림으로 운영하며, Go-Live 전에 경영진이 변화를 지지한다는 입장을 공개적으로 밝히게 하겠습니다.