Die 66-Mrd.-Dollar-ERP-Branche: warum CFOs weiter zu Excel greifen

CFOs greifen nach einem ERP-Programm in Millionenhöhe weiter zu Excel, weil das ERP darauf konfiguriert wurde, Daten zu erfassen, und nicht darauf, die Entscheidungen von Mitarbeitern in Finanzwesen und operativen Bereichen zu stützen. Excel gibt ihnen für genau diese Entscheidungen Kontrolle, Flexibilität und Tempo. Die Lösung besteht nicht darin, den Leuten Tabellen abzugewöhnen. Sie besteht darin, die Tabellen zu finden, auf die es ankommt, zu verstehen, welche Entscheidung jede einzelne stützt, und ERP-Berichte und Analysen so zu gestalten, dass sie diese Aufgabe besser erfüllen. Dieser Beitrag richtet sich an CFOs, Leiter von Finanzsystemen und Programmsponsoren. Er behandelt, warum Excel bleibt, was das kostet und was SAP-Werkzeuge und KI verändern, und liefert ein Arbeitsblatt, mit dem Sie Ihre wichtigsten Tabellen ablösen.

Der Logistik-Teamleiter bei einem meiner Fertigungskunden erzählte mir, dass sein Team jede Woche ERP-Daten nach Excel exportierte, um den Bestand zu planen. Das Unternehmen hatte ein Vermögen für seine Planungsmodule bezahlt, und diese Module boten die besten Dashboards im Reporting des Unternehmens. Das Team nutzte trotzdem die Tabelle. Er ist kein Einzelfall. Ich habe mit mehreren Fortune-500-Unternehmen gearbeitet, die offen zugeben, dass sie Excel für kritische Arbeiten nutzen: Finanzprüfungen, Berichte an die Geschäftsleitung, sogar Gehaltsberechnungen.

Das ist die eigentliche Geschichte vom Scheitern von ERP. Nicht der Go-live. Nicht die Konfiguration. Sondern die Lücke zwischen dem, was das System liefert, und dem, was der Entscheider braucht.

Gartner beziffert den weltweiten Umsatz mit ERP-Software 2024 auf 66 Milliarden $. Business Cases begründen einen Teil dieser Ausgaben regelmäßig damit, dass manuelle Tabellenarbeit entfällt. Und doch nutzten in einer Umfrage von Odoxa unter 303 britischen CFOs im Mai 2026 67 % weiterhin Excel für Kontenanalyse und Abstimmung, genauso viele wie ihr ERP. Nicht, weil sie die Einführung nicht geschafft hätten. Sondern weil das System, so wie es eingeführt wurde, nicht ersetzte, was die Tabelle leistete.

Excel hat vier Eigenschaften, die die meisten ERP-Einführungen nicht nachbilden.

Vertrautheit. Die meisten Fachleute in Finanzwesen und operativen Bereichen nutzen Excel seit zwanzig Jahren. Braucht eine Führungskraft vor der Vorstandssitzung morgen eine Antwort, öffnet sie das Werkzeug, von dem sie weiß, dass es eine liefert.

Flexibilität. In Excel baut man die Analyse, die man braucht, statt der, die das System bietet. Ein CFO kann an einem Nachmittag drei Liquiditätsszenarien durchrechnen. Im ERP braucht dieselbe Analyse womöglich eine Konfigurationsanfrage, eine Umsetzung und einen Testzyklus.

Tempo. Eine Formel zu ändern dauert Sekunden. Einen ERP-Bericht zu ändern braucht jemanden, der weiß, wie es geht, dazu Freigabe und Test.

Kontrolle. Menschen vertrauen dem, was sie sehen und ändern können. Für die meisten Anwender ist ein ERP eine Black Box. In Excel lässt sich jede Zahl bis zur Quelle zurückverfolgen.

Das sind rationale Reaktionen auf Systeme, die nicht für die Entscheidungen gebaut wurden, die Menschen treffen müssen.

Klassische ERP-Masken wurden auf Vollständigkeit der Daten und Prozessintegrität ausgelegt. Die Transaktion für den Wareneingang erfasst jedes Pflichtfeld. Der Bericht, der zeigt, was dieser Bestand für den Produktionsplan des nächsten Monats bedeutet, braucht ein eigenes Werkzeug, eine eigene Konfiguration und oft einen eigenen Spezialisten.

SAP Fiori war ein echter Fortschritt: rollenbasierte Launchpads, schlankere Oberflächen, mobiler Zugriff. In vielen Einführungen hat die Konfiguration mit dem Anspruch nicht Schritt gehalten. Die Anwender haben Fiori-Zugang, aber die analytischen Kacheln wurden nie um die Entscheidungen herum konfiguriert, die sie treffen müssen. Sie führen die Transaktionen aus, exportieren dann nach Excel, und Fiori wird zur Durchgangsstation für dasselbe Problem.

Embedded Analytics in S/4HANA und SAP Analytics Cloud gehen weiter, indem sie die Analyse in dieselbe Umgebung holen wie die Transaktion. SAP Business Data Cloud ist SAPs aktuelle Heimat für die breitere Datenschicht. Wo Unternehmen diese Werkzeuge richtig konfiguriert haben, ist die Abhängigkeit von Excel tatsächlich geringer. In den meisten bleibt die Investition in Analytik weit hinter der in Transaktionen zurück. Cloud-Verträge machen manche Analytik leichter lizenzierbar. Die Designarbeit nehmen sie nicht ab.

Die generativen KI-Werkzeuge rund um SAP helfen bei einigen der Gründe, aus denen Menschen exportieren:

1. Joule in SAP-Anwendungen beantwortet Fragen zu SAP-Daten in natürlicher Sprache und öffnet die passende App. Das hilft bei der Ad-hoc-Frage, die früher einen Export auslöste. Für das planmäßige operative Reporting ist es kein Ersatz.
2. Microsoft 365 Copilot entwirft Begleittexte zu Zahlen. Der Kommentar für das Board, den ein CFO früher von Hand schrieb, kann als Entwurf auf Basis von Zahlen aus dem ERP beginnen, was das Ende des Abschlusses verkürzt.
3. Copilot in Power BI erzeugt aus einfacher Sprache Kennzahlen, Visualisierungen und Zusammenfassungen. Wo Power BI bereits auf SAP-Daten aufsetzt, beschleunigt es den Aufbau. Wo nicht, ändert es nichts an der Architekturentscheidung.

Das Muster bei allen dreien: KI beschleunigt die Arbeit, sobald das Reporting um die Entscheidung herum gestaltet ist. Sie entscheidet nicht, was gebaut werden soll. Dafür braucht es weiterhin Menschen, die verstehen, was das Geschäft tut.

Die Kosten summieren sich leise.

Versionskonflikte. Wenn fünf Personen ihre eigenen Kopien pflegen und wöchentlich abgleichen, arbeitet immer jemand mit der falschen Version. Ein Monatsabschluss auf einer gemeinsamen Arbeitsmappe ist nur eine gleichzeitige Bearbeitung von einer Abstimmungsübung entfernt, die die Board-Unterlagen verzögert.

Prüfungslücken. ERP-Systeme führen von Haus aus einen Prüfpfad. Tabellen nicht. Fragt ein Prüfer, warum sich eine Zahl zwischen zwei Entwürfen geändert hat, kann die Tabelle meist keine Antwort geben.

Auseinanderlaufende Daten. Halten ERP und Tabelle unterschiedliche Fassungen derselben Daten, spalten sich die Entscheidungen. Die Operations vertraut der Tabelle, das Finanzwesen dem ERP, und die monatliche Abstimmung frisst Zeit und Vertrauen.

Sich aufsummierende manuelle Fehler. Ein Copy-and-paste, das eine Zeile auslässt, eine Formel, die sich nicht auf neue Daten erstreckt, ein Filter, der aktiv geblieben ist. Je mehr manuelle Schritte, desto höher die Fehlerquote über die Zeit.

Mein Leitfaden zu SAP FICO beschreibt, wie der Monatsabschluss in S/4HANA ablaufen soll.

Ja, wenn die Einführung die Gründe angeht, aus denen Menschen zu Excel gegriffen haben.

Der Monatsabschluss, der auf Pivot-Tabellen läuft, ist kein Schulungsproblem. Er ist ein Problem des Berichtsdesigns: Der Abschluss braucht Ergebnisse, die das ERP nicht in brauchbarer Form liefert. Konfigurieren Sie das ERP so, dass es sie liefert, statt den Leuten zu sagen, sie sollten Excel nicht mehr nutzen.

Der Bestandsplaner, der nach Excel exportiert, wehrt sich nicht gegen das System. Die Planungsberichte zeigen ihm nicht, was er für seine Entscheidung braucht. Gestalten Sie sie um die Entscheidung herum, nicht um das Datenmodell. Für Planung, die wirklich Szenarien und Simulation braucht, ist SAP IBP gebaut, aber nur, wenn die Planer seinen Ergebnissen trauen.

In jedem Review nach dem Go-live, in dem die Abhängigkeit von Tabellen hoch ist, ist das Muster dasselbe. Die IT und der SAP-Berater haben die Berichte danach gestaltet, was das System liefern konnte, nicht danach, was das Geschäft sehen musste. Es ist derselbe Fehler, wie das System zu kaufen, bevor die Prozesse abgebildet sind, nur später im Programm.

Beginnen Sie mit den Prozessen, in denen Genauigkeit und Prüfpfad am meisten zählen: Finanzabschluss, Bestandsabstimmung, Beschaffungsanalyse und Management-Reporting. Füllen Sie für jede wichtige Tabelle eine Zeile aus.

1. 01Tabelle auswählenAbschluss, Bestand, Beschaffung und Reporting zuerst
2. 02Entscheidung benennenZum Beispiel die Liquiditätsprognose für die Board-Unterlagen
3. 03Warum das ERP nicht reichtFehlender Bericht, falsches Layout, Beurteilung, Tempo
4. 04Ersatz gestaltenERP-Bericht, Fiori-App, SAP Analytics Cloud oder Power BI
5. 05Verantwortlicher testetVor dem Go-live, gegen dieselbe Entscheidung
6. 06Tabelle ausmusternAn einem festen Datum

Die Entscheidung läuft auf dem führenden System

Feld	Was festzuhalten ist
Tabelle	Name und Ablageort der Arbeitsmappe
Verantwortlicher	Die Person, die sie pflegt
Entscheidung, die sie stützt	Die konkrete Entscheidung oder Ausgabe, zum Beispiel die monatliche Liquiditätsprognose für die Board-Unterlagen
Datenquellen	Welche ERP-Berichte oder Exporte sie speisen, und alle manuellen Eingaben
Warum das ERP es heute nicht leistet	Fehlender Bericht, falsches Layout, Beurteilungsschritt, Tempo
Ersatz	Konfigurierter ERP-Bericht, analytische Fiori-App, SAP-Analytics-Cloud-Story oder Power BI auf gesteuerten Daten
Abnahmetest	Der Verantwortliche bestätigt vor dem Go-live, dass der Ersatz dieselbe Entscheidung stützt
Ausmusterungsdatum	Wann die Tabelle nicht mehr genutzt wird

Manchmal kann das ERP tatsächlich nicht das liefern, was das Geschäft in der nötigen Geschwindigkeit braucht. Setzen Sie dann eine gesteuerte Analyseschicht wie SAP Analytics Cloud oder Power BI auf die ERP-Daten, statt manuell zu exportieren und neu aufzubauen. Die Daten bleiben im führenden System. Die Visualisierung trifft auf die Entscheidung.

Was nicht funktioniert, ist, Menschen in Berichten zu schulen, die nicht für ihre Entscheidungen gestaltet wurden. Sie kehren zu Excel zurück. Nicht, weil sie sich gegen Veränderung sträuben. Sondern weil der Bericht die Aufgabe nicht erfüllt.

Warum nutzen CFOs trotz ERP-Systemen weiter Excel?

Weil Excel vertraut, flexibel, schnell und transparent ist, und weil die ERP-Berichte meist danach konfiguriert wurden, was das System liefern konnte, statt nach den Entscheidungen, die das Finanzwesen treffen muss. Ein Controller, der das Modell für den Monatsabschluss in Excel baut, tut das meist, weil die Abschlussberichte des ERP nicht das Format liefern, das die Management-Unterlagen verlangen. Ersetzen Sie diese Ausgabe, und die Tabelle verliert ihre Daseinsberechtigung.

Welche Risiken birgt es, Geschäftsprozesse in Tabellen abzuwickeln?

Versionskonflikte, wenn mehrere Personen Kopien desselben Modells pflegen. Prüfungslücken, weil Tabellen keine verlässliche Änderungshistorie führen. Daten, die sich vom ERP entfernen, sodass Operations und Finanzwesen mit unterschiedlichen Zahlen arbeiten. Und manuelle Fehler, die sich mit jedem Kopieren, Einfügen und jeder Formel anhäufen und meist bei der Prüfung oder in einem Managementbericht auffallen statt dann, wenn sie passieren.

Wie können ERP-Systeme die Abhängigkeit von Excel verringern?

Indem sie um die Entscheidungen der Menschen herum konfiguriert werden. Listen Sie vor dem Go-live für jede Schlüsselrolle die wichtigsten Tabellen und die Entscheidung auf, die jede stützt. Gestalten Sie den ERP-Bericht, die Fiori-App oder die Analytics-Story so, dass sie genau diese Tabelle ersetzt, und lassen Sie den Verantwortlichen sie vor dem Go-live testen. Erzeugen Sie für den Abschluss das Format der Management-Unterlagen direkt, statt Export und Umformatierung zu verlangen.

Beendet KI wie Joule oder Copilot die Notwendigkeit von Excel?

Nicht von allein. Joule beantwortet Ad-hoc-Fragen zu SAP-Daten, was einige Exporte überflüssig macht. Copilot entwirft Begleittexte und Power-BI-Inhalte schneller. Keines davon entscheidet, welche Berichte das Geschäft braucht, oder gestaltet einen um das Datenmodell herum gebauten Bericht neu. KI beschleunigt gutes Berichtsdesign; sie ersetzt es nicht.

Warum nutzen Bestands- und Supply-Chain-Teams nach dem ERP-Go-live weiter Excel?

Zwei Gründe. Die Planungsberichte wurden nicht auf die Entscheidung des Planers hin konfiguriert, zum Beispiel eine rollierende Reichweitenübersicht über zwölf Wochen mit Ausnahmemarkierungen. Und Planer vertrauen den ERP-Daten, wenden aber ihr eigenes Urteil bei Lieferzeiten, Lieferantenzuverlässigkeit und Kundenpriorität an, wofür das ERP ihnen keine Stelle zum Erfassen bietet. Konfigurieren Sie zuerst entscheidungsorientierte Berichte; für komplexe Szenarioplanung bietet SAP IBP einen Platz für dieses Urteil.

Was kostet ein ERP wirklich, das Tabellen nicht ersetzt?

Über fünf Jahre sind die Kosten oft höher als die Überschreitung bei der Einführung. Sie umfassen den Zeitaufwand für Abstimmungen zwischen Finanzwesen und Operations sowie die Nachbearbeitung von Prüfungsfeststellungen, wenn Tabellenfehler ans Licht kommen. Hinzu kommt, dass man für das ERP zahlt, während Menschen manuelle Entsprechungen pflegen, dazu langsamere Entscheidungen und erfahrene Fachkräfte, die ihre Zeit mit dem Zusammentragen von Daten verbringen. Ein ERP, das live ist, aber die manuellen Prozesse nicht abgelöst hat, wurde gekauft, nicht geliefert.