O setor de ERP de US$ 66 bilhões e por que os CFOs ainda recorrem ao Excel

Os CFOs ainda recorrem ao Excel depois de um programa de ERP de milhões porque o ERP foi configurado para capturar dados, e não para apoiar as decisões que as pessoas de finanças e de operações tomam. O Excel dá a elas controle, flexibilidade e velocidade justamente para essas decisões. A solução não é treinar as pessoas para largar as planilhas. É encontrar as planilhas que importam, entender a decisão que cada uma apoia e desenhar os relatórios e as análises do ERP para fazer esse trabalho melhor. Este texto é para CFOs, líderes de sistemas financeiros e patrocinadores de programas. Ele trata de por que o Excel persiste, quanto custa, o que as ferramentas e a IA da SAP mudam, e traz um roteiro para substituir as suas planilhas mais importantes.

O supervisor de logística de um dos meus clientes de manufatura me contou que sua equipe exportava os dados do ERP para o Excel toda semana para o planejamento de estoques. A empresa tinha pago uma fortuna pelos módulos de planejamento, que tinham os melhores painéis dos seus relatórios. A equipe continuava usando a planilha. Ele não é exceção. Trabalhei com várias empresas da Fortune 500 que admitem abertamente usar o Excel para trabalhos críticos: auditorias financeiras, relatórios executivos e até cálculos de folha de pagamento.

Essa é a verdadeira história de fracasso do ERP. Não o go-live. Não a configuração. A distância entre o que o sistema produz e o que quem decide precisa.

A Gartner estima a receita mundial de software ERP em US$ 66 bilhões em 2024. Os business cases costumam justificar parte desse gasto com a eliminação do trabalho manual em planilhas. Ainda assim, em uma pesquisa de maio de 2026 da Odoxa com 303 CFOs do Reino Unido, 67% ainda usavam o Excel para análise e conciliação de contas, exatamente tantos quanto usavam o ERP. Não porque falharam na implementação. Porque o sistema, como foi implementado, não substituiu o que a planilha fazia.

O Excel tem quatro propriedades que a maioria das implementações de ERP não consegue reproduzir.

Familiaridade. A maioria dos profissionais de finanças e de operações usa o Excel há vinte anos. Quando um gestor precisa de uma resposta antes da reunião do conselho de amanhã, abre a ferramenta que sabe que vai produzi-la.

Flexibilidade. O Excel permite que as pessoas construam a análise de que precisam, e não a que o sistema oferece. Um CFO consegue modelar três cenários de caixa em uma tarde. Em um ERP, a mesma análise pode exigir uma solicitação de configuração, uma construção e um ciclo de testes.

Velocidade. Trocar uma fórmula leva segundos. Alterar um relatório do ERP exige alguém que saiba fazê-lo, aprovação e testes.

Controle. As pessoas confiam no que podem ver e mudar. Para a maioria dos usuários, o ERP é uma caixa-preta. No Excel, elas conseguem rastrear cada número até a origem.

São respostas racionais a sistemas que não foram desenhados para as decisões que as pessoas precisam tomar.

As telas tradicionais do ERP foram feitas para a completude dos dados e a integridade dos processos. A transação de entrada de mercadorias captura todos os campos obrigatórios. O relatório que mostra o que essa posição de estoque significa para o plano de produção do mês que vem exige uma ferramenta separada, uma configuração separada e, muitas vezes, um especialista separado.

O SAP Fiori foi um avanço real: launchpads por função, telas mais simples, acesso móvel. Em muitas implementações, a configuração não acompanhou a intenção. Os usuários têm acesso ao Fiori, mas os blocos analíticos nunca foram configurados em torno das decisões que eles precisam tomar. Eles executam as transações, depois exportam para o Excel, e o Fiori vira uma passagem para o mesmo problema.

O Embedded Analytics do S/4HANA e o SAP Analytics Cloud vão além, ao trazer a análise para o mesmo ambiente da transação. O SAP Business Data Cloud é a casa atual da SAP para a camada de dados mais ampla. Onde as empresas configuraram isso direito, a dependência do Excel é de fato menor. Na maioria, o investimento analítico fica muito atrás do investimento transacional. Os contratos de nuvem facilitam o licenciamento de algumas análises. Eles não eliminam o trabalho de desenho.

As ferramentas de IA generativa que hoje cercam o SAP ajudam com alguns dos motivos pelos quais as pessoas exportam:

1. Joule nas aplicações SAP responde a perguntas em linguagem natural sobre dados SAP e abre o app certo. É útil para a pergunta ad hoc que antes disparava uma exportação. Não substitui os relatórios operacionais agendados.
2. Microsoft 365 Copilot redige a narrativa em torno dos números. O comentário para o conselho que o CFO antes escrevia à mão pode começar como um rascunho sobre números vindos do ERP, o que encurta o fim do fechamento.
3. Copilot no Power BI gera medidas, visuais e resumos a partir de linguagem simples. Onde o Power BI já está sobre dados SAP, ele acelera a construção. Onde não está, não muda a decisão de arquitetura.

O padrão nos três casos: a IA acelera o trabalho depois que os relatórios são desenhados em torno da decisão. Ela não decide o que construir. Isso ainda exige pessoas que entendam o que o negócio faz.

Os custos se acumulam em silêncio.

Conflitos de versão. Quando cinco pessoas atualizam suas próprias cópias e conciliam toda semana, alguém sempre está trabalhando na versão errada. Um fechamento feito em uma pasta de trabalho compartilhada está a uma edição simultânea de distância de um exercício de conciliação que atrasa o pacote do conselho.

Lacunas de auditoria. Os sistemas ERP mantêm uma trilha de auditoria por concepção. As planilhas, não. Quando um auditor pergunta por que um número mudou entre as versões, a planilha geralmente não sabe responder.

Dados divergentes. Quando o ERP e a planilha guardam versões diferentes dos mesmos dados, as decisões se dividem. Operações confia na planilha, finanças confia no ERP, e a conciliação mensal consome tempo e confiança.

Erros manuais que se acumulam. Um copiar e colar que perde uma linha, uma fórmula que não se estende aos novos dados, um filtro deixado ligado. Quanto mais etapas manuais, maior a taxa de erro ao longo do tempo.

Meu guia de SAP FICO mostra como o fechamento financeiro deve rodar dentro do S/4HANA.

Sim, se a implementação tratar dos motivos que levaram as pessoas ao Excel.

O fechamento financeiro que roda em tabelas dinâmicas não é um problema de treinamento. É um problema de desenho de relatórios: o fechamento precisa de saídas que o ERP não produz em um formato utilizável. Configure o ERP para produzi-las em vez de dizer às pessoas que parem de usar o Excel.

O planejador de estoques que exporta para o Excel não está resistindo ao sistema. Os relatórios de planejamento não mostram a ele o que ele precisa para a sua decisão. Desenhe-os em torno da decisão, não do modelo de dados. Para o planejamento que realmente precisa de cenários e simulação, o SAP IBP foi feito para isso, mas só se os planejadores confiarem nos resultados dele.

Em toda revisão pós-go-live em que a dependência de planilhas é alta, o padrão é o mesmo. A TI e o consultor SAP desenharam os relatórios em torno do que o sistema conseguia produzir, e não do que o negócio precisava ver. É o mesmo erro de comprar o sistema antes de mapear os processos, só que mais tarde no programa.

Comece pelos processos em que a precisão e a trilha de auditoria mais importam: o fechamento financeiro, a conciliação de estoques, a análise de compras e o relatório gerencial. Para cada planilha importante, preencha uma linha.

1. 01Escolher a planilhaFechamento, estoques, compras e relatórios primeiro
2. 02Nomear a decisãoPor exemplo, a projeção de caixa do pacote do conselho
3. 03Por que o ERP fica aquémRelatório ausente, layout errado, etapa de julgamento, velocidade
4. 04Desenhar a substitutaRelatório do ERP, app Fiori, SAP Analytics Cloud ou Power BI
5. 05O dono testaAntes do go-live, para a mesma decisão
6. 06Aposentar a planilhaEm uma data definida

A decisão passa a rodar no sistema de registro

Campo	O que registrar
Planilha	Nome e local da pasta de trabalho
Dono	A pessoa que a mantém
Decisão que ela apoia	A decisão ou saída específica, por exemplo a projeção mensal de caixa do pacote do conselho
Fontes de dados	Quais relatórios ou exportações do ERP a alimentam, e quaisquer entradas manuais
Por que o ERP não faz isso hoje	Relatório ausente, layout errado, etapa de julgamento, velocidade
Substituta	Relatório configurado no ERP, app analítico Fiori, story do SAP Analytics Cloud ou Power BI sobre dados governados
Teste de aceitação	O dono confirma que a substituta apoia a mesma decisão antes do go-live
Data de aposentadoria	Quando a planilha deixa de ser usada

Às vezes o ERP realmente não consegue produzir o que o negócio precisa na velocidade de que precisa. Nesse caso, use uma camada de análise governada, como o SAP Analytics Cloud ou o Power BI, sobre os dados do ERP, e não uma exportação e reconstrução manual. Os dados ficam no sistema de registro. A visualização encontra a decisão.

O que não funciona é treinar as pessoas para usar relatórios que não foram desenhados para as decisões delas. Elas voltam para o Excel. Não porque resistem à mudança. Porque o relatório não faz o trabalho.

Por que os CFOs ainda usam o Excel apesar de terem sistemas ERP?

Porque o Excel é familiar, flexível, rápido e transparente, e porque os relatórios do ERP geralmente foram configurados em torno do que o sistema conseguia produzir, e não das decisões que as finanças precisam tomar. Um controller que monta o modelo de fechamento mensal no Excel costuma fazê-lo porque os relatórios de fechamento do ERP não produzem o formato exigido pelo pacote gerencial. Substitua essa saída e a planilha perde a razão de existir.

Quais são os riscos de rodar processos de negócio em planilhas?

Conflitos de versão quando várias pessoas mantêm cópias do mesmo modelo. Lacunas de auditoria, porque as planilhas não guardam um histórico de alterações confiável. Dados que se afastam do ERP, de modo que operações e finanças trabalham com números diferentes. E erros manuais que se acumulam a cada cópia, colagem e fórmula, e que costumam aparecer na auditoria ou em um relatório gerencial, e não no momento em que acontecem.

Como os sistemas ERP podem reduzir a dependência do Excel?

Sendo configurados em torno das decisões que as pessoas tomam. Antes do go-live, liste as planilhas mais importantes de cada função-chave e a decisão que cada uma apoia. Desenhe o relatório do ERP, o app Fiori ou o story de análise para substituir aquela planilha específica, e peça ao dono que o teste antes do go-live. No fechamento, produza diretamente o formato do pacote gerencial, em vez de exigir uma exportação e uma reformatação.

A IA, como o Joule ou o Copilot, acaba com a necessidade do Excel?

Não por si só. O Joule responde a perguntas ad hoc sobre dados SAP, o que elimina algumas exportações. O Copilot redige a narrativa e o conteúdo do Power BI mais rápido. Nenhum deles decide de quais relatórios o negócio precisa nem redesenha um relatório construído em torno do modelo de dados. A IA acelera um bom desenho de relatórios; não o substitui.

Por que as equipes de estoque e de cadeia de suprimentos ainda usam o Excel depois do go-live do ERP?

Por dois motivos. Os relatórios de planejamento não foram configurados para a decisão do planejador, por exemplo uma visão de cobertura contínua de doze semanas com sinalização de exceções. E os planejadores confiam nos dados do ERP, mas aplicam o próprio julgamento sobre prazos de entrega, confiabilidade de fornecedores e prioridade de clientes, para o qual o ERP não oferece nenhum lugar de registro. Configure primeiro relatórios voltados para a decisão; para o planejamento de cenários complexos, o SAP IBP oferece um lugar para esse julgamento.

Qual é o custo real de um ERP que não substitui as planilhas?

Em cinco anos, costuma ser maior do que o estouro da implementação. Inclui o tempo de conciliação entre finanças e operações e a correção de auditoria quando os erros das planilhas vêm à tona. Some o fato de pagar pelo ERP enquanto as pessoas mantêm equivalentes manuais, decisões mais lentas e talento sênior gasto montando dados. Um ERP que está no ar, mas não substituiu os processos manuais, foi comprado, não entregue.