ERP 產業 660 億美元，CFO 為何仍離不開 Excel

Excel 為何揮之不去
ERP 的設計問題
AI 帶來哪些改變，又有哪些沒變
依賴試算表的代價
ERP 能取代 Excel 嗎？
替換關鍵試算表的工作表
常見問題

CFO 在投入數百萬美元的 ERP 專案之後仍會打開 Excel，是因為 ERP 的配置目的在於擷取資料，而不是支援財務與營運人員要做的決策。Excel 在這些決策上給了他們掌控力、彈性與速度。解法不是訓練大家別再用試算表，而是找出真正重要的那幾份試算表，弄清楚每一份支援的是哪項決策，再把 ERP 報表與分析設計成能把這件事做得更好。本文寫給 CFO、財務系統負責人與專案發起人，內容涵蓋 Excel 為何揮之不去、代價是什麼、SAP 的工具與 AI 帶來哪些改變，以及一份用來替換關鍵試算表的工作表。

我的一位製造業客戶，其物流主管告訴我，他的團隊每週都會把 ERP 資料匯出到 Excel 做存貨規劃。公司為規劃模組花了大筆預算，那些模組還有整套報表中最漂亮的儀表板。團隊依然用那份試算表。他並不特殊。我合作過好幾家財星 500 大企業，他們都坦然承認會用 Excel 處理關鍵工作：財務稽核、高階主管報告，甚至薪資計算。

這才是 ERP 失敗的真實故事。問題不在上線，也不在配置，而在系統產出的內容，與決策者需要的內容之間的落差。

Gartner 估計 2024 年全球 ERP 軟體營收為 660 億美元。商業案例往往會以消除人工試算表作業，來為其中一部分支出辯護。然而在 Odoxa 於 2026 年 5 月對 303 位英國 CFO 所做的調查中，仍有 67% 的人用 Excel 做帳務分析與對帳，與使用 ERP 的人數完全相同。這不是因為他們沒有導入成功，而是因為系統在實際導入之後，並沒有取代試算表原本在做的事。

Excel 為何揮之不去

Excel 有四項特性，是多數 ERP 導入都沒能複製的。

熟悉度。多數財務與營運專業人員已經用了二十年 Excel。當主管需要在明天的董事會前交出答案時，他們會打開自己確信能交出答案的工具。

彈性。Excel 讓人建立自己需要的分析，而不是系統提供的那一種。CFO 可以在一個下午內建好三種現金情境的模型。在 ERP 裡，同樣的分析可能需要提出配置需求、開發，再走一輪測試。

速度。改一個公式只要幾秒鐘。要改 ERP 報表，則需要懂的人、核准流程與測試。

掌控感。人們信任自己看得見、改得動的東西。對多數使用者而言，ERP 是個黑箱。在 Excel 裡，他們能把每個數字追溯到來源。

這些都是對系統的理性反應，因為那些系統原本就不是為人們必須做的決策而設計的。

ERP 的設計問題

傳統的 ERP 畫面是為了資料完整與流程完整性而打造的。收貨交易會擷取每一個必填欄位。至於要看出這個存貨部位對下個月的生產計畫意味著什麼，則需要另一套工具、另外的配置，往往還要另一位專家。

SAP Fiori 是真正的一大進步：角色導向的啟動板、更簡潔的畫面、行動裝置存取。但在許多導入案中，配置並未跟上原本的設計意圖。使用者有 Fiori 的存取權，分析型圖磚卻從未圍繞他們要做的決策來配置。他們執行完交易就匯出到 Excel，Fiori 成了通往同一個問題的中繼站。

S/4HANA 的內嵌分析與 SAP Analytics Cloud 更進一步，把分析帶進與交易相同的環境。SAP Business Data Cloud 是 SAP 目前為更廣泛的資料層所打造的歸宿。公司若配置得宜，對 Excel 的依賴確實較低。但在多數公司，分析面的投資遠遠落後於交易面的投資。雲端合約讓某些分析功能更容易取得授權，卻無法省下設計工作。

AI 帶來哪些改變，又有哪些沒變

目前圍繞 SAP 的生成式 AI 工具，能解決人們匯出資料的部分原因：

SAP 應用程式中的 Joule 能以自然語言回答關於 SAP 資料的問題，並開啟正確的應用程式。對於過去會引發匯出動作的臨時問題很有用。但它無法取代排程式的營運報表。
Microsoft 365 Copilot 能為數字撰寫說明文字。CFO 過去親手撰寫的董事會評述，現在可以先針對來自 ERP 的數字產生草稿，縮短結帳尾聲的時間。
Power BI 中的 Copilot 能依自然語言產生量值、視覺化與摘要。Power BI 已建立在 SAP 資料之上時，它能加快建置速度。若還沒有，它也不會改變架構上的決定。

這三者的共通模式是：報表圍繞決策設計好之後，AI 能加快工作。它不會決定要建什麼。這仍然需要了解業務在做什麼的人。

依賴試算表的代價

這些代價是悄悄累積的。

版本衝突。當五個人各自更新自己的副本、每週再對帳一次，總有人是在用錯的版本。在共用活頁簿上進行結帳，只要有一次同時編輯，就可能變成一場拖延董事會報告的對帳作業。

稽核缺口。ERP 系統在設計上就會保留稽核軌跡。試算表則不會。稽核人員問起某個數字為何在兩版草稿之間改變時，試算表通常答不出來。

資料分歧。當 ERP 與試算表存放著同一份資料的不同版本，決策就會分裂。營運信試算表，財務信 ERP，每月的對帳則耗掉時間與信任。

不斷累積的人為錯誤。複製貼上漏掉一列，公式沒有延伸到新資料，篩選條件忘了關掉。人工步驟愈多，隨時間累積的錯誤率就愈高。

我的 SAP FICO 指南介紹了財務結帳在 S/4HANA 中應如何運作。

ERP 能取代 Excel 嗎？

可以，前提是導入時處理了人們轉向 Excel 的那些原因。

靠樞紐分析表運作的財務結帳，並不是訓練問題。這是報表設計問題：結帳需要 ERP 無法以可用形式產出的輸出。要把 ERP 配置成能產出這些內容，而不是叫大家別再用 Excel。

會把資料匯出到 Excel 的存貨規劃人員，並不是在抗拒系統。是規劃報表沒有顯示他做決策所需要的資訊。要圍繞決策來設計，而不是圍繞資料模型。若規劃確實需要情境與模擬，SAP IBP 就是為此而生，但前提是規劃人員信任它的輸出。

在每一次上線後的檢討中，只要試算表依賴度高，模式都一樣。IT 與 SAP 顧問是依系統能產出什麼來設計報表，而不是依業務需要看到什麼。這跟還沒釐清流程就先買系統是同一種錯誤，只是出現在專案較後面的階段。

我合作過好幾家財星 500 大企業，他們都坦然承認會用 Excel 處理關鍵工作：財務稽核、高階主管報告，甚至薪資計算。

替換關鍵試算表的工作表

從準確性與稽核軌跡最重要的流程開始：財務結帳、存貨對帳、採購分析與管理報表。為每一份重要的試算表填寫一列。

一次一項決策，替換一份試算表從試算表與它背後的決策出發。唯有試算表的擁有者認可替代方案能做到同樣的事，才算數。

選定試算表先從結帳、存貨、採購與報表著手
點名背後的決策例如董事會報告中的現金預測
ERP 為何做不到缺少報表、版面不對、需要判斷、速度
設計替代方案ERP 報表、Fiori 應用程式、SAP Analytics Cloud 或 Power BI
由擁有者測試上線前，針對同一項決策進行
停用試算表在指定的日期

決策改在記錄系統上運作

欄位	要記錄的內容
試算表	活頁簿的名稱與存放位置
擁有者	負責維護它的人
支援的決策	具體的決策或輸出，例如董事會報告中的每月現金預測
資料來源	哪些 ERP 報表或匯出檔會餵入，以及任何人工輸入
ERP 目前為何做不到	缺少報表、版面不對、需要判斷的步驟、速度
替代方案	已配置的 ERP 報表、Fiori 分析型應用程式、SAP Analytics Cloud 故事，或建立在受控資料上的 Power BI
驗收測試	擁有者在上線前確認替代方案支援同一項決策
停用日期	試算表停止使用的時間

有時，ERP 確實無法以業務所需的速度，產出業務所需的內容。這時應在 ERP 資料之上使用受控的分析層，例如 SAP Analytics Cloud 或 Power BI，而不是人工匯出再重建。資料留在記錄系統裡。視覺化則對應決策。

沒有用的做法，是訓練大家使用並非為他們的決策而設計的報表。他們會回到 Excel。不是因為抗拒改變，而是因為報表做不了事。

常見問題

為什麼 CFO 明明有 ERP 系統，仍然使用 Excel？

因為 Excel 熟悉、靈活、快速又透明，也因為 ERP 報表通常是依系統能產出什麼來配置，而不是依財務需要做哪些決策。在 Excel 裡建立每月結帳模型的會計主管，通常是因為 ERP 的結帳報表產出不了管理報告所要求的格式。把那個輸出換掉，試算表就失去存在的理由。

在試算表中執行業務流程有哪些風險？

多人維護同一份模型的副本時，會產生版本衝突。試算表不會保留可靠的變更記錄，因此有稽核缺口。資料會逐漸偏離 ERP，使營運與財務依據不同的數字工作。還有每一次複製、貼上與公式都會累積的人為錯誤，通常是在稽核或管理報表中才浮現，而不是在發生當下。

ERP 系統如何降低對 Excel 的依賴？

把系統配置成圍繞人們所做的決策。上線前，針對每個關鍵角色列出最重要的試算表，以及每一份所支援的決策。設計 ERP 報表、Fiori 應用程式或分析故事，來取代那份特定的試算表，並請擁有者在上線前測試。以結帳為例，直接產出管理報告的格式，而不是要求先匯出再重新排版。

Joule 或 Copilot 這類 AI 能終結對 Excel 的需求嗎？

光靠它們不行。Joule 能回答關於 SAP 資料的臨時問題，這消除了一部分匯出動作。Copilot 能更快撰寫說明文字與 Power BI 內容。但沒有一個能決定業務需要哪些報表，也無法重新設計圍繞資料模型建立的報表。AI 能加速優良的報表設計，但無法取而代之。

為什麼存貨與供應鏈團隊在 ERP 上線後仍用 Excel？

有兩個原因。規劃報表沒有針對規劃人員的決策來配置，例如附有例外標記、滾動式十二週的庫存涵蓋視圖。而規劃人員信任 ERP 資料，卻會對前置時間、供應商可靠度與客戶優先順序加上自己的判斷，ERP 卻沒有任何地方可讓他們記錄這些判斷。先配置以決策為焦點的報表；至於複雜的情境規劃，SAP IBP 提供了安放這些判斷的地方。

ERP 無法取代試算表，真正的代價是什麼？

五年下來，這項代價往往大於導入時的超支。其中包括財務與營運之間的對帳時間，以及試算表錯誤浮現時的稽核補正。再加上一邊支付 ERP 費用、一邊讓人們維護人工替代作業，還有決策變慢，以及資深人才耗在整理資料上。一套已經上線卻沒有取代人工流程的 ERP，只是被買下來，並沒有被交付。

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