Εκσυγχρονισμός των οικονομικών σε έναν οικογενειακό όμιλο

Ένας οικογενειακός όμιλος με επιχειρήσεις στο Ηνωμένο Βασίλειο, στην Αφρική και στην Ασία μείωσε το μηνιαίο κλείσιμο από 15 σε 5 ημέρες. Το πέτυχε διορθώνοντας πρώτα το λογιστικό σχέδιο και τις ιεραρχίες του ομίλου και μετά μεταφέροντας την ενοποίηση από λογιστικά φύλλα στο SAP S/4HANA Group Reporting, με το SAP Analytics Cloud να αναλαμβάνει τον προγραμματισμό και τις κυλιόμενες προβλέψεις. Το λογισμικό μέτρησε. Η σειρά των εργασιών μέτρησε περισσότερο.

Η περίπτωση απευθύνεται σε CFO και οικονομικούς διευθυντές ομίλων που ενοποιούν ακόμη στο Excel. Καλύπτει το πρόβλημα, την προσέγγιση, τα αποτελέσματα, τα διδάγματα και ένα σχέδιο 90 ημερών που μπορείτε να προσαρμόσετε.

Όταν κάθομαι με οικονομικά στελέχη σε οικογενειακούς ομίλους, ένα θέμα επανέρχεται συνεχώς. Οι ομάδες στηρίζονται ακόμη στο Excel για να συγκεντρώσουν τους αριθμούς του ομίλου. Δούλευε για χρόνια. Μόλις τρέχετε επιχειρήσεις σε τρεις ηπείρους, οι ρωγμές φαίνονται και ό,τι ήταν διαχειρίσιμο αρχίζει να μοιάζει αναξιόπιστο.

Ένας CFO μου είπε χαμηλόφωνα ότι μέχρι να τελειώσει η ομάδα του την ενοποίηση, το διοικητικό συμβούλιο είχε περάσει σε νέες ερωτήσεις. «Κλείνουμε σε 15 ημέρες», είπε, «αλλά ο κόσμος αλλάζει σε πέντε». Ένα πρόβλημα διαδικασίας με στρατηγικές συνέπειες.

Κάθε περιοχή έστελνε τα δικά της λογιστικά φύλλα. Έμοιαζαν διαφορετικά κάθε φορά και μερικές φορές έφταναν αργά. Οι άνθρωποι ξόδευαν ημέρες κυνηγώντας αριθμούς, διορθώνοντας μορφές και ελέγχοντας υπόλοιπα που δεν ταίριαζαν ποτέ. Μέχρι να ολοκληρωθεί το κλείσιμο, ο φάκελος του διοικητικού συμβουλίου ήταν ξεπερασμένος.

Οι αριθμοί αμφισβητούνταν συχνότερα απ' όσο όχι:

1. Η συμφωνία των υπολοίπων έπαιρνε υπερβολικά πολύ χρόνο
2. Τα ενδοομιλικά υπόλοιπα γίνονταν διαφωνίες αντί για απαντήσεις
3. Οι καθυστερημένες αναφορές άφηναν την ηγεσία χωρίς εμπιστοσύνη σε ό,τι της παρουσιαζόταν

Οι ελεγκτές εξέφραζαν τις ίδιες ανησυχίες για μια ενοποίηση τέτοιου μεγέθους πάνω σε αποσυνδεδεμένα λογιστικά φύλλα. Ο CFO χρειαζόταν καθαρούς αριθμούς για το διοικητικό συμβούλιο και αντίθετα ξόδευε τον χρόνο του εξηγώντας καθυστερήσεις.

Μετά από αξιολόγηση συστημάτων, ο όμιλος επέλεξε το SAP S/4HANA Group Reporting για την ενοποίηση σε όλες τις οντότητες, με το SAP Analytics Cloud δίπλα του για τον προγραμματισμό και τις κυλιόμενες προβλέψεις.

Η ακολουθία μέτρησε. Πριν μπει σε παραγωγή οποιοσδήποτε αυτοματισμός, η ομάδα αφιέρωσε χρόνο στη διακυβέρνηση δεδομένων: ευθυγράμμιση του λογιστικού σχεδίου, στήσιμο των ιεραρχιών ομίλου και ορισμό υπευθύνου για κάθε στοιχείο δεδομένων. Κάποιοι το βρήκαν αργό. Εκ των υστέρων, ήταν αυτό που έκανε όλα τα άλλα να δουλέψουν.

Η μετάβαση έγινε οντότητα προς οντότητα και όχι όλη μαζί, με ελέγχους Data Monitor και με την ενδοομιλική αντιστοίχιση να επικυρώνεται πριν κάθε οντότητα κλείσει την πρώτη της περίοδο στο νέο σύστημα.

Συνηθισμένο πρόβλημα	Επίπτωση	Τι άλλαξε
Υπερβολική εξάρτηση από λογιστικά φύλλα	Τα λάθη συσσωρεύονται, η ομάδα συμφωνεί υπόλοιπα αντί να αναλύει	Η ενοποίηση πέρασε στο SAP Group Reporting με δομημένες ροές δεδομένων
Αδύναμη διακυβέρνηση δεδομένων	Ασυνεπή κύρια δεδομένα, ασύμβατα αποτελέσματα μεταξύ των θυγατρικών	Ευθυγράμμιση λογιστικού σχεδίου, ορισμός υπευθύνων και ελέγχων, πριν από τον αυτοματισμό
Ενοποίηση αναμεμειγμένη με προγραμματισμό	Η αναφορά συμμόρφωσης μπερδεύεται με τις προβλέψεις	Group Reporting για ενοποίηση, SAP Analytics Cloud για προγραμματισμό
Πολιτισμική αντίσταση	Τα οικονομικά μένουν στη διαχείριση εκτάκτων με λογιστικά φύλλα	Έγκαιρη επικοινωνία, ορατές γρήγορες νίκες, αλλαγμένα μέτρα απόδοσης
Άνιση υιοθέτηση στις θυγατρικές	Τα εργαλεία υποαξιοποιούνται, η ορατότητα μένει κατακερματισμένη	Εισαγωγή ανά οντότητα, με παρακολούθηση της χρήσης

Η αλλαγή ήταν προφανής στο πρώτο κλείσιμο μετά το go-live. Ό,τι έπαιρνε 15 ημέρες ολοκληρώθηκε σε 5.

Ενοποίηση με ExcelSAP Group Reporting

Ημέρες για το κλείσιμο του μήνα5ημέρες−10 ημέρες · −67%

Ενοποίηση με Excel15 ημέρες

SAP Group Reporting5 ημέρες

• Μία δομή για κάθε οντότητα
• Οι επικυρώσεις μπλοκάρουν τα λάθη πριν από το κλείσιμο
• Κυλιόμενες προβλέψεις στο SAP Analytics Cloud

Ταχύτερο κλείσιμο. Οι αριθμοί έρρεαν σε μία δομή αντί να κυνηγιούνται μέσα σε λογιστικά φύλλα. Η πίεση του τέλους μήνα χαλάρωσε.

Χρόνος πίσω στην ομάδα. Τα βράδια που ξοδεύονταν στη διόρθωση λαθών του Excel τελείωσαν. Μερικοί παραδέχτηκαν ότι σχεδόν τους έλειψε το δράμα της προθεσμίας. Οι περισσότεροι καλωσόρισαν τον πιο σταθερό ρυθμό.

Ενοποίηση έτοιμη για έλεγχο. Οι αναφορές είχαν τη δομή που περιμένουν οι ελεγκτές. Οι ανασκοπήσεις έγιναν ταχύτερες και οι διαφωνίες για ασυμφωνίες εκδόσεων σχεδόν εξαφανίστηκαν.

Προγραμματισμός σεναρίων. Το SAP Analytics Cloud πρόσθεσε κυλιόμενες προβλέψεις που μπορούσαν να δοκιμάσουν διακυμάνσεις στην τιμή του πετρελαίου, κινήσεις νομισμάτων και την επίδραση της εισόδου σε νέες αγορές, ενημερωμένες κάθε φορά που άλλαζαν οι παραδοχές.

Καλύτερη κατανομή κεφαλαίου. Για τον CFO το κέρδος ήταν στρατηγικό: οι αξιόπιστοι αριθμοί έφταναν όσο οι ευκαιρίες μετρούσαν ακόμη και όχι δύο εβδομάδες αργότερα.

"As Finance Manager in our family group, I rely on SAP to keep budgets clear and spending in check. It gives me numbers I can trust, and the management of the family can rely on for decisions."

Επικεφαλής Παγκόσμιας Χρηματοοικονομικής Αναφοράς του ομίλου

Διακυβέρνηση δεδομένων πριν από τον αυτοματισμό. Ο πειρασμός είναι να ξεκινήσετε με την τεχνολογία. Αν η ευθυγράμμιση του λογιστικού σχεδίου, οι κωδικοί ενδοομιλικών εταίρων και η ιδιοκτησία των δεδομένων δεν έχουν τακτοποιηθεί πρώτα, τα αποτελέσματα καταρρέουν. Αυτό το έργο το έκανε σωστά και απέδωσε.

Κρατήστε χωριστά την ενοποίηση και τον προγραμματισμό. Το Group Reporting χειρίστηκε την ενοποίηση. Το SAP Analytics Cloud χειρίστηκε τον προγραμματισμό και τις προβλέψεις. Η ανάμειξή τους θολώνει τη λογοδοσία. Οι κανόνες που αντέχουν σε έλεγχο μένουν στο ERP. Τα σενάρια και οι εκδόσεις μένουν στο εργαλείο προγραμματισμού.

Η πολιτισμική αλλαγή παίρνει περισσότερο χρόνο από το λογισμικό. Το να απομακρυνθούν οι άνθρωποι από τη διαχείριση εκτάκτων με λογιστικά φύλλα ήταν δύσκολο. Κάποιοι προτιμούσαν τους παλιούς τρόπους επειδή ήταν οικείοι. Με τον καιρό οι περισσότεροι είπαν ότι είχαν περισσότερο χώρο για πραγματική ανάλυση. Οι ηγέτες έπρεπε να καθοδηγήσουν την αλλαγή, με υπομονή.

Εκπαιδεύστε ανά οντότητα. Κάθε θυγατρική χρειάστηκε σαφή εκπαίδευση. Όπου οι ομάδες καταλάβαιναν γιατί αλλάζουν τα πράγματα, η υιοθέτηση ήταν πιο ομαλή. Μικρές παρεξηγήσεις που αφέθηκαν ανέγγιχτες μεγάλωσαν σε επανεργασία.

Αν το δικό σας κλείσιμο είναι κολλημένο στα λογιστικά φύλλα για τους ίδιους λόγους, το κείμενό μου για το γιατί οι CFO εξακολουθούν να καταφεύγουν στο Excel εξηγεί το μοτίβο και ο οδηγός SAP FICO καλύπτει τις οικονομικές ενότητες που βρίσκονται από κάτω.

Αυτή είναι η ακολουθία αυτού του προγράμματος, μειωμένη σε ένα σχέδιο που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας άλλος όμιλος.

Ημέρες	Εστίαση	Υπεύθυνος	Ολοκληρωμένο σημαίνει
1-30	Αντικείμενο, υπεύθυνοι, ημερολόγιο κλεισίματος, ευθυγράμμιση οντοτήτων, νομισμάτων και ημερολογίων	Οικονομικός ελεγκτής ομίλου	Δημοσιευμένο μονοσέλιδο τρόπων εργασίας
1-45	Ευθυγράμμιση λογιστικού σχεδίου και ιεραρχίας ομίλου, κωδικοί ενδοομιλικών εταίρων	Επικεφαλής αναφοράς ομίλου με τους ελεγκτές των οντοτήτων	Αντιστοίχιση εγκεκριμένη από κάθε οντότητα
30-60	Έλεγχος ποιότητας δεδομένων, φόρτωση υπολοίπων ανοίγματος και ισοζυγίων για τις πρώτες οντότητες	Επικεφαλής μετάβασης δεδομένων	Τα υπόλοιπα συμφωνούν με το κλείσιμο του παλιού συστήματος
45-75	Ενεργοποίηση επικυρώσεων, ελέγχων Data Monitor και ενδοομιλικής αντιστοίχισης	Επικεφαλής αναφοράς ομίλου	Δοκιμαστικό κλείσιμο με επικυρώσεις που μπλοκάρουν τα λάθη
60-90	Οι πρώτες οντότητες κλείνουν στο νέο σύστημα, εβδομαδιαίοι έλεγχοι για εμπόδια	CFO και ελεγκτές	Μία καθαρή περίοδος κλεισμένη στο Group Reporting

Ο στόχος την ημέρα 90 δεν είναι τα πάντα. Είναι μια στέρεη βάση και ένα καθαρό κλείσιμο.

Τρία πράγματα θα ήταν διαφορετικά αν το ίδιο πρόγραμμα ξεκινούσε σήμερα.

Το RISE with SAP θα άλλαζε το εμπορικό σχήμα. Η πλευρά του S/4HANA θα βρισκόταν σε μία συνδρομή με λειτουργίες που τρέχει η SAP. Ελέγξτε ποια στοιχεία (Group Reporting, Analytics Cloud) περιλαμβάνει πραγματικά το πακέτο σας και μοντελοποιήστε προσεκτικά την αύξηση χρηστών σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, επειδή η αύξηση της συνδρομής είναι η γραμμή που εκπλήσσει συχνότερα το τρίτο έτος.

Το Joule θα επιτάχυνε τη δουλειά μετά τη διακυβέρνηση. Ερωτήσεις σε φυσική γλώσσα για τις οικονομικές ομάδες, σχολιασμός για το διοικητικό συμβούλιο σε μορφή προσχεδίου και σήμανση ανωμαλιών σε ενδοομιλικές αποκλίσεις βοηθούν μόλις έχουν μπει σε τάξη το λογιστικό σχέδιο, οι ιεραρχίες και οι κωδικοί εταίρων. Το Joule δεν αντικαθιστά τη δουλειά διακυβέρνησης. Επιταχύνει ό,τι έρχεται μετά.

Το επίπεδο δεδομένων θα ήταν το SAP Business Data Cloud. Η SAP παρουσίασε το Business Data Cloud τον Φεβρουάριο του 2025, συνδυάζοντας το SAP Datasphere, το SAP Analytics Cloud και το SAP BW με το Databricks. Για ομίλους με θυγατρικές εκτός SAP, αυτό είναι πλέον το σημείο για την εναρμόνιση μεταξύ συστημάτων, αντί να χτίζεται μέσα στο μοντέλο προγραμματισμού. Ο οδηγός μου για το SAP Analytics Cloud καλύπτει την πλευρά του προγραμματισμού.

Η πειθαρχία στη διακυβέρνηση, ο διαχωρισμός της ενοποίησης από τον προγραμματισμό, η υπομονή για την πολιτισμική αλλαγή και η εκπαίδευση ανά οντότητα ισχύουν ακόμη. Ισχύουν όποια πλατφόρμα κι αν βρίσκεται από κάτω.

Σε τι πρέπει να εστιάζουν οι πρώτες 90 ημέρες ενός έργου εκσυγχρονισμού των οικονομικών;

Στο αντικείμενο, στους υπευθύνους και σε ένα επαναλαμβανόμενο ημερολόγιο κλεισίματος. Ευθυγραμμίστε οντότητες, νομίσματα και ημερολόγια ώστε οι κανόνες ενοποίησης να έχουν σταθερό σπίτι. Δώστε προτεραιότητα στο record-to-report. Δημοσιεύστε μία σελίδα για τους τρόπους εργασίας και κρατήστε σύντομους εβδομαδιαίους ελέγχους. Ο στόχος της ημέρας 90 είναι μια στέρεη βάση και ένα καθαρό κλείσιμο στο νέο σύστημα.

Πώς μεταβαίνετε από την ενοποίηση με λογιστικά φύλλα στο SAP Group Reporting χωρίς διακοπές;

Κάντε το cutover ανά οντότητα και σύνολο δεδομένων και όχι όλο μαζί. Φορτώστε πρώτα υπόλοιπα ανοίγματος και ισοζύγια, ενεργοποιήστε νωρίς τις επικυρώσεις και εκτελέστε ελέγχους Data Monitor και ενδοομιλική αντιστοίχιση πριν ο όμιλος ανοίξει κάθε περίοδο. Συμφωνήστε τις συναλλαγματικές διαφορές και τους ενδοομιλικούς εταίρους σε κάθε κύκλο. Ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι να υποθέσετε ότι τα δεδομένα είναι καθαρότερα απ' όσο είναι.

Ποιος είναι ο σωστός διαχωρισμός ανάμεσα στην ενοποίηση και στον προγραμματισμό στη SAP;

Η ενοποίηση, η απαλοιφή ενδοομιλικών συναλλαγών και η μετατροπή νομισμάτων ανήκουν στο S/4HANA Group Reporting, με τους κανόνες που αντέχουν σε έλεγχο και το νόμιμο κλείσιμο. Τα σχέδια βάσει παραγόντων, οι κυλιόμενες προβλέψεις και τα σενάρια ανήκουν στο SAP Analytics Cloud. Ο κανόνας: αν πρέπει να υπερασπίζεται απέναντι σε ελεγκτές, μένει στο ERP. Αν είναι παραδοχή εργασίας, ανήκει στο εργαλείο προγραμματισμού.

Πώς επιταχύνετε το μηνιαίο κλείσιμο χωρίς να αποδυναμώσετε τους ελέγχους;

Συντομεύστε τη διαδρομή και κρατήστε τις πύλες. Βρείτε τα δύο ή τρία σημεία συμφόρησης που παίρνουν τον περισσότερο χρόνο σε κάθε κύκλο, συνήθως οι βρόχοι συμφωνίας και οι καθυστερημένες εγκρίσεις εγγραφών, και διορθώστε πρώτα αυτά. Βάλτε χρονικά όρια στις συμφωνίες και αφήστε τις επικυρώσεις να μπλοκάρουν το κλείσιμο περιόδου μέχρι να λυθούν οι ενδοομιλικές αποκλίσεις. Διορθώστε ένα σημείο συμφόρησης ανά κύκλο κλεισίματος.

Ποιοι KPI αποδεικνύουν αξία πέρα από τις ημέρες κλεισίματος;

Λιγότερα ευρήματα ελέγχου σε κάθε περίοδο, ακρίβεια πρόβλεψης έναντι πραγματικών και χρόνος κύκλου απόφασης από μια ερώτηση του διοικητικού συμβουλίου έως μια τεκμηριωμένη με δεδομένα απάντηση. Εγκαταλείψτε το κενό μέτρο των αναφορών που παράγονται. Μετρήστε αν οι αναφορές άλλαξαν μια απόφαση.

Πώς κρατάτε καθαρό πυρήνα ικανοποιώντας τις τοπικές απαιτήσεις των οντοτήτων;

Προτιμήστε την παραμετροποίηση και τις επεκτάσεις side-by-side από την αλλαγή του πυρήνα. Ελέγχετε τα προσαρμοσμένα στοιχεία κάθε τρίμηνο και αφαιρείτε όσα δεν χρησιμοποιούνται πια. Δώστε σε κάθε εξαίρεση έναν υπεύθυνο και μια ημερομηνία λήξης. Πείτε όχι στις αλλαγές του πυρήνα από προεπιλογή. Οι τοπικές απαιτήσεις που χρειάζονται πραγματικά προσαρμοσμένο χειρισμό πρέπει να είναι η εξαίρεση και όχι το μοτίβο.