Aile şirketi bir konglomera için finans modernizasyonu

Birleşik Krallık, Afrika ve Asya'da iş kolları olan aile şirketi bir konglomera, aylık kapanışını 15 günden 5 güne indirdi. Bunu önce hesap planını ve grup hiyerarşilerini düzelterek, ardından konsolidasyonu elektronik tablolardan SAP S/4HANA Group Reporting'e taşıyarak yaptı; planlama ve yuvarlanan tahminleri ise SAP Analytics Cloud üstlendi. Yazılım önemliydi. İşin sırası daha da önemliydi.

Bu vaka, hâlâ Excel'de konsolidasyon yapan CFO'lar ve grup finans direktörleri için. Sorunu, yaklaşımı, sonuçları, dersleri ve uyarlayabileceğiniz 90 günlük bir planı kapsıyor.

Aile şirketi konglomeralerdeki finans liderleriyle oturduğumda aynı tema tekrar tekrar karşıma çıkıyor. Ekipler grup rakamlarını bir araya getirmek için hâlâ Excel'e yaslanıyor. Yıllarca işe yaradı. Üç kıtada iş yürütmeye başladığınızda çatlaklar görünür ve yönetilebilir olan, güvenilmez hissettirmeye başlar.

Bir CFO bana sessizce, ekibi konsolidasyonu bitirene kadar yönetim kurulunun yeni sorulara geçtiğini söyledi. “Kapanışı 15 günde yapıyoruz,” dedi, “ama dünya beş günde değişiyor.” Stratejik sonuçları olan bir süreç sorunu.

Her bölge kendi elektronik tablolarını gönderiyordu. Her seferinde farklı görünüyor, bazen geç geliyordu. İnsanlar günlerini rakamların peşinde koşarak, biçimleri düzelterek ve hiçbir zaman tutmayan bakiyeleri kontrol ederek geçiriyordu. Kapanış bittiğinde yönetim kurulu paketi güncelliğini yitirmişti.

Rakamlar çoğu zaman sorgulanıyordu:

1. Mutabakat çok uzun sürüyordu
2. Şirketler arası bakiyeler yanıt olmaktan çıkıp tartışma konusu oluyordu
3. Geç gelen raporlar, yönetimi kendisine gösterilene güvensiz bırakıyordu

Denetçiler de bu ölçekte bir konsolidasyonu birbirine bağlı olmayan elektronik tablolarda yürütmeye ilişkin aynı kaygıları dile getirdi. CFO'nun yönetim kurulu için net rakamlara ihtiyacı vardı; bunun yerine zamanını gecikmeleri açıklamakla geçiriyordu.

Bir sistem değerlendirmesinin ardından grup, tüm şirketlerde konsolidasyon için SAP S/4HANA Group Reporting'i, yanında planlama ve yuvarlanan tahminler için SAP Analytics Cloud'u seçti.

Sıra önemliydi. Herhangi bir otomasyon devreye girmeden önce ekip veri yönetişimine zaman ayırdı: hesap planını hizalamak, grup hiyerarşilerini kurmak ve her veri öğesi için bir sahip belirlemek. Bazıları bunu yavaş buldu. Geriye dönüp bakınca, diğer her şeyin çalışmasını sağlayan şey buydu.

Veri taşıma, hepsi birden değil şirket şirket ilerledi; her şirket yeni sistemde ilk dönemini kapatmadan önce Data Monitor kontrolleri ve şirketler arası eşleştirme doğrulandı.

Sık görülen sorun	Etki	Ne değişti
Elektronik tablolara aşırı bağımlılık	Hatalar birikir; ekip analiz etmek yerine mutabakat yapar	Konsolidasyon, yapılandırılmış veri akışlarıyla SAP Group Reporting'e taşındı
Zayıf veri yönetişimi	Tutarsız ana veriler, bağlı ortaklıklarda uyuşmayan sonuçlar	Otomasyondan önce hesap planı hizalandı, sahipler ve kontroller belirlendi
Planlamayla karışmış konsolidasyon	Uyumluluk raporlaması tahminle karıştırılır	Konsolidasyon için Group Reporting; planlama için SAP Analytics Cloud
Kültürel direnç	Finans, elektronik tablolarda yangın söndürmeye devam eder	Erken iletişim, görünür hızlı kazanımlar, değiştirilen performans ölçütleri
Bağlı ortaklıklarda eşit olmayan benimseme	Araçlar yeterince kullanılmaz; görünürlük parçalı kalır	Şirket bazında devreye alma ve kullanımın takibi

Değişim, canlıya geçişten sonraki ilk kapanışta açıkça görüldü. 15 gün süren iş 5 günde bitti.

Excel ile konsolidasyonSAP Group Reporting

Ayı kapatma süresi (gün)5gün−10 gün · −67%

Excel ile konsolidasyon15 gün

SAP Group Reporting5 gün

• Her şirket için tek bir yapı
• Doğrulamalar hataları kapanıştan önce engelliyor
• SAP Analytics Cloud'da yuvarlanan tahminler

Daha hızlı kapanış. Rakamlar elektronik tablolar arasında kovalanmak yerine tek bir yapıya aktı. Ay sonu baskısı hafifledi.

Ekibe geri dönen zaman. Excel hatalarını düzeltmekle geçen geç saatler sona erdi. Bazıları son dakika telaşını neredeyse özlediklerini itiraf etti. Çoğu daha sakin tempoyu memnuniyetle karşıladı.

Denetime hazır konsolidasyon. Raporlar, denetçilerin beklediği yapıyı taşıyordu. İncelemeler hızlandı ve sürüm uyuşmazlıkları üzerine tartışmalar neredeyse bitti.

Senaryo planlaması. SAP Analytics Cloud, petrol fiyatı dalgalanmalarını, kur hareketlerini ve yeni pazarlara girişin etkisini test edebilen, varsayımlar değiştikçe güncellenen yuvarlanan tahminler ekledi.

Daha iyi sermaye tahsisi. CFO için kazanç stratejikti: güvenilir rakamlar, fırsatlar hâlâ önemliyken geldi; iki hafta sonra değil.

"Ailemizin grubunda Finans Müdürü olarak bütçeleri net, harcamaları kontrol altında tutmak için SAP'ye güveniyorum. Bana güvenebileceğim, ailenin yönetiminin de kararları için dayanabileceği rakamlar veriyor."

Grubun Küresel Finansal Raporlama Başkanı

Otomasyondan önce veri yönetişimi. Teknolojiyle başlamak cazip gelir. Hesap planı hizalaması, şirketler arası partner kodları ve veri sahipliği önce çözülmezse sonuçlar dağılır. Bu proje bunu doğru yaptı ve karşılığını aldı.

Konsolidasyonu ve planlamayı ayrı tutun. Group Reporting konsolidasyonu, SAP Analytics Cloud planlama ve tahminleri üstlendi. İkisini karıştırmak hesap verebilirliği bulanıklaştırır. Denetime hazır kurallar ERP'de kalır. Senaryolar ve sürümler planlama aracında kalır.

Kültürel değişim yazılımdan uzun sürer. İnsanları elektronik tablolarda yangın söndürmekten uzaklaştırmak zordu. Bazıları tanıdık olduğu için eski yöntemleri tercih etti. Zamanla çoğu, gerçek analize daha fazla yer kaldığını söyledi. Liderlerin bu geçişe sabırla yön vermesi gerekti.

Şirket bazında eğitim verin. Her bağlı ortaklığın net bir eğitime ihtiyacı vardı. Ekiplerin işlerin neden değiştiğini anladığı yerlerde benimseme daha sorunsuz ilerledi. Kendi hâline bırakılan küçük yanlış anlamalar yeniden işe dönüştü.

Kendi kapanışınız da aynı nedenlerle elektronik tablolara takılı kaldıysa, CFO'ların neden hâlâ Excel'e uzandığını anlatan yazım bu örüntüyü açıklıyor; SAP FICO rehberi ise altta yatan finans modüllerini kapsıyor.

Bu, programdaki sıranın, başka bir grubun kullanabileceği bir plana indirgenmiş hali.

Günler	Odak	Sahip	Tamamlandı demek
1-30	Kapsam, sahipler, kapanış takvimi; şirketleri, para birimlerini ve takvimleri hizalama	Grup finansal kontrolörü	Tek sayfalık çalışma biçimi belgesi yayımlandı
1-45	Hesap planı ve grup hiyerarşisi hizalaması; şirketler arası partner kodları	Grup raporlama lideri ve şirket kontrolörleri	Eşleme her şirket tarafından onaylandı
30-60	Veri kalitesi incelemesi; ilk şirketler için açılış bakiyelerini ve mizanı yükleme	Veri taşıma lideri	Bakiyeler eski sistemin kapanışıyla mutabık
45-75	Doğrulamalar, Data Monitor kontrolleri ve şirketler arası eşleştirme açıldı	Grup raporlama lideri	Test kapanışı, doğrulamaların hataları engellediği şekilde çalışıyor
60-90	İlk şirketler yeni sistemde kapanış yapıyor; engeller için haftalık kontrol noktaları	CFO ve kontrolörler	Group Reporting'de bir temiz dönem kapatıldı

90. gündeki hedef her şey değil. Sağlam bir temel ve tek bir temiz kapanış.

Aynı program bugün başlasaydı üç şey farklı olurdu.

RISE with SAP ticari yapıyı değiştirirdi. S/4HANA tarafı, SAP tarafından işletilen operasyonlarla tek bir aboneliğin içinde olurdu. Paketinizin hangi bileşenleri (Group Reporting, Analytics Cloud) gerçekten içerdiğini kontrol edin ve çok şirketli bir grupta kullanıcı artışını dikkatle modelleyin; çünkü abonelik büyümesi, üçüncü yılda en sık şaşırtan kalemdir.

Joule, yönetişimden sonraki işi hızlandırırdı. Finans ekipleri için doğal dille sorular, taslak halinde yönetim kurulu yorumları ve şirketler arası sapmalarda anomali uyarıları, hesap planı, hiyerarşiler ve partner kodları yerine oturduktan sonra işe yarar. Joule yönetişim işinin yerini almaz. Sonrasında gelen işi hızlandırır.

Veri katmanı SAP Business Data Cloud olurdu. SAP, Şubat 2025'te SAP Datasphere, SAP Analytics Cloud ve SAP BW'yi Databricks ile birleştiren Business Data Cloud'u kullanıma sundu. SAP dışı bağlı ortaklıkları olan gruplar için sistemler arası uyumlaştırmayı yapmanın yeri artık burası; bunu planlama modelinin içinde kurmak yerine. SAP Analytics Cloud rehberim planlama tarafını kapsıyor.

Yönetişim disiplini, konsolidasyonun planlamadan ayrılması, kültürel değişim için sabır ve şirket bazında eğitim hâlâ geçerli. Altta hangi platform olursa olsun bunlar geçerliliğini korur.

Bir finans modernizasyonu projesinin ilk 90 günü neye odaklanmalı?

Kapsam, sahipler ve tekrarlanan bir kapanış takvimi. Konsolidasyon kurallarının istikrarlı bir yeri olması için şirketleri, para birimlerini ve takvimleri hizalayın. Kayıttan rapora (record-to-report) süreçlerine öncelik verin. Çalışma biçimleri üzerine tek sayfa yayımlayın ve kısa haftalık kontrol noktaları yapın. 90. gün hedefi, sağlam bir temel ve yeni sistemde tek bir temiz kapanıştır.

Elektronik tablo ile konsolidasyondan SAP Group Reporting'e kesinti olmadan nasıl geçilir?

Hepsi birden değil, şirket ve veri kümesi bazında geçin. Önce açılış bakiyelerini ve mizanı yükleyin, doğrulamaları erkenden açın ve grup her dönemi açmadan önce Data Monitor kontrollerini ve şirketler arası eşleştirmeyi çalıştırın. Kur ve şirketler arası partnerler için her döngüde mutabakat yapın. En büyük risk, verinin olduğundan daha temiz olduğunu varsaymaktır.

SAP'de konsolidasyon ile planlama arasında doğru ayrım nedir?

Konsolidasyon, şirketler arası eliminasyon ve para birimi çevrimi; denetime hazır kurallar ve yasal kapanışla birlikte S/4HANA Group Reporting'e aittir. Sürücü bazlı planlar, yuvarlanan tahminler ve senaryolar SAP Analytics Cloud'a aittir. Kural şu: denetçilere karşı savunulabilir olması gereken şey ERP'de kalır; çalışma varsayımı olan şey planlama aracına aittir.

Kontrolleri zayıflatmadan aylık kapanış nasıl hızlandırılır?

Yolu kısaltın, kapıları koruyun. Her döngüde en çok zaman alan iki üç darboğazı bulun, genellikle mutabakat döngüleri ve geç yevmiye onayları, ve önce onları düzeltin. Mutabakatlara süre sınırı koyun ve şirketler arası farklar giderilene kadar doğrulamaların dönem kapanışını engellemesine izin verin. Her kapanış döngüsünde bir darboğazı düzeltin.

Kapanış gün sayısının ötesinde hangi KPI'lar değeri kanıtlar?

Her dönemde daha az denetim bulgusu, gerçekleşenlere karşı tahmin doğruluğu ve bir yönetim kurulu sorusundan veriye dayalı yanıta karar döngüsü süresi. Üretilen rapor sayısı gibi gösteriş ölçütünü bırakın; raporların bir kararı değiştirip değiştirmediğini ölçün.

Yerel şirket gereksinimlerini karşılarken Clean Core nasıl korunur?

Çekirdeği değiştirmek yerine yapılandırmayı ve yan yana (side-by-side) uzantıları tercih edin. Özel öğeleri her çeyrekte gözden geçirin ve artık kullanılmayanları kaldırın. Her istisnaya bir sahip ve bir son kullanma tarihi verin. Çekirdek değişikliklerine varsayılan olarak hayır deyin; gerçekten özel işlem gerektiren yerel gereksinimler örüntü değil, istisna olmalı.