Πρότυπο επιχειρηματικής αιτιολόγησης SAP: έγκριση χωρίς καθυστερήσεις

Μια επιχειρηματική αιτιολόγηση SAP εγκρίνεται όταν όσοι αποφασίζουν μπορούν να δουν το πρόβλημα, το κόστος, την απόδοση και τον κίνδυνο σε μία σελίδα, με τους δικούς τους όρους. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω δομή επτά ενοτήτων, συμπεριλάβετε κάθε κόστος για τουλάχιστον πέντε έτη, κρατήστε συντηρητικές τις παραδοχές οφελών και γράψτε ξεχωριστά αποσπάσματα για τον CFO, το IT και την επιχείρηση. Οι περισσότερες αιτιολογήσεις που κολλούν αποτυγχάνουν στην παρουσίαση και όχι στην ιδέα.

Έχω δει εγκρίσεις να σέρνονται για εβδομάδες, κάποτε και για μήνες, ακόμη και όταν η ιδέα ήταν στέρεα. Θυμάμαι μια μετάβαση σε S/4HANA όπου η πρώτη παρουσίαση απέτυχε. Η πρόταση ήταν γεμάτη διαγράμματα αρχιτεκτονικής συστήματος και είχε σχεδόν τίποτα για τα επιχειρησιακά κέρδη. Την ξαναδουλέψαμε ώστε το άνοιγμα να εστιάζει στη μείωση των καθυστερήσεων αποστολής, στη μείωση του κόστους αποθεμάτων και στο πώς θα παρέδιδε η ομάδα. Ο CFO την ενέκρινε σε μία σύσκεψη.

Ένα ακόμη σημείο πριν από το πρότυπο. Ο συνεργάτης υλοποίησης δεν πρέπει να γράφει την επιχειρηματική σας αιτιολόγηση. Το δικό του κίνητρο είναι να ξεκινήσει το πρόγραμμα. Το δικό σας είναι να το τελειώσετε. Έτσι τα προγράμματα των $40 εκατ. γίνονται αθόρυβα προγράμματα των $90 εκατ.

Η εκτελεστική σύνοψη αποφασίζει

Κρατήστε την σε μία σελίδα. Τα στελέχη μπορεί να μη διαβάσουν τίποτα άλλο.

Ξεκινήστε με το πρόβλημα, σε αριθμούς. Διατυπώστε την πρόταση σε μία ή δύο προτάσεις χωρίς τεχνικές λεπτομέρειες. Έπειτα δώστε τα κύρια οφέλη με νούμερα, ένα απλό χρονοδιάγραμμα, τη συνολική επένδυση και τους βασικούς κινδύνους με τα μέτρα μετριασμού τους.

Σε μία από τις εταιρείες που υποστήριξα παλαιότερα, η σύνοψη άνοιγε με όρους όπως «technical objects» και «Embedded HANA». Ο CFO την άφησε κάτω μετά την πρώτη παράγραφο. Την ξαναγράψαμε ώστε να ξεκινά με «$2,5 εκατ. ετήσια εξοικονόμηση κόστους μέσω μείωσης αποθεμάτων» και «40% ταχύτερη επεξεργασία παραγγελιών». Ο ίδιος CFO διάβασε ολόκληρη τη σελίδα και ενέκρινε το έργο μέσα στην ίδια εβδομάδα.

Όταν η σύνοψη είναι έτοιμη, δώστε την σε κάποιον εκτός έργου. Αν μπορεί να σας την εξηγήσει πίσω, δουλεύει.

Γράψτε για τρεις αναγνώστες

Μία έκδοση για όλους δεν δουλεύει. Έχω δει δυνατές προτάσεις να πεθαίνουν επειδή γράφτηκαν για λάθος κοινό.

CFO και διοικητικό συμβούλιοITΧρήστες της επιχείρησης

Τι αναζητούνCFO και διοικητικό συμβούλιοΑριθμούς που μπορούν να επαναλάβουν χωρίς σημειώσειςITΤο πεδίο ενσωμάτωσης χαρτογραφημένο απέναντι στα τρέχοντα συστήματαΧρήστες της επιχείρησηςΜια εικόνα της εβδομάδας τους, εργασία προς εργασία

Τι να τους δώσετεCFO και διοικητικό συμβούλιοΕτήσια εξοικονόμηση και payback, με σαφώς διατυπωμένους κινδύνουςITΤο μοντέλο υποστήριξης μετά το go-liveΧρήστες της επιχείρησηςΠριν και μετά, με ειλικρινή χρόνο εκπαίδευσης

Τι τους κερδίζειCFO και διοικητικό συμβούλιοΕιλικρίνεια αντί για αισιοδοξίαITΤεκμήρια ότι ξέρετε πού πήγαν στραβά παρόμοια έργαΧρήστες της επιχείρησηςΕιλικρίνεια για κάθε επιπλέον κλικ

Ο CFO και το διοικητικό συμβούλιο θέλουν αριθμούς που μπορούν να επαναλάβουν χωρίς σημειώσεις: «$2 εκατ. ετήσια εξοικονόμηση, payback σε 18 μήνες». Θέλουν τους κινδύνους σαφώς διατυπωμένους. Η ειλικρίνεια νικά την αισιοδοξία με αυτό το κοινό.

Το IT θέλει το πεδίο ενσωμάτωσης χαρτογραφημένο απέναντι στα τρέχοντα συστήματα, το μοντέλο υποστήριξης μετά το go-live και τεκμήρια ότι ξέρετε πού πήγαν στραβά παρόμοια έργα.

Οι χρήστες της επιχείρησης θέλουν μια εικόνα της εβδομάδας τους, εργασία προς εργασία, πριν και μετά, και έναν ειλικρινή αριθμό για τον χρόνο εκπαίδευσης. Ένα μικρό επιπλέον κλικ, που επαναλαμβάνεται χιλιάδες φορές την εβδομάδα, γίνεται πραγματικό πρόβλημα.

Κάποτε μια CFO απέρριψε μια επιχειρηματική αιτιολόγηση στη μέση της σύσκεψης, επειδή δεν απαντούσε σε καμία από τις ερωτήσεις της. Την ξαναχτίσαμε σε τρεις ενότητες, μία ανά κοινό, και δέσαμε την καθεμία σε μετρήσιμους KPI. Το τεχνικό σχέδιο δεν άλλαξε ποτέ. Άλλαξε μόνο ο τρόπος που το αφηγηθήκαμε.

Αυτές είναι οι επτά ενότητες που χρησιμοποιώ, με αυτή τη σειρά. Θυμάμαι μια βιομηχανική εταιρεία της οποίας ο CFO βρήκε τις λεπτομέρειες κόστους θαμμένες στη σελίδα 23, ενώ ο CIO δεν μπορούσε να βρει καθόλου τους τεχνικούς κινδύνους. Η έγκριση καθυστέρησε έξι μήνες. Με μια δομημένη έκδοση, η έγκριση πήρε δύο εβδομάδες και το περιεχόμενο είχε αλλάξει ελάχιστα.

Ενότητα	Τι πρέπει να περιέχει
Εκτελεστική σύνοψη	Το πρόβλημα σε αριθμούς, η πρόταση, τα οφέλη, η συνολική επένδυση, το χρονοδιάγραμμα, οι κορυφαίοι κίνδυνοι
Τρέχουσα κατάσταση	Τα προβλήματα, το σημερινό κόστος τους και το κόστος του να μην κάνετε τίποτα
Προτεινόμενη προσέγγιση	Αντικείμενο, ενότητες, μοντέλο διάθεσης (RISE, GROW ή on-premise), βασικές ενσωματώσεις
Οικονομική τεκμηρίωση	Κόστη και οφέλη πενταετίας, ROI, payback, NPV για μεγαλύτερα προγράμματα
Σχέδιο υλοποίησης	Φάσεις, ορόσημα, ομάδα, εξαρτήσεις
Κίνδυνοι	Συγκεκριμένοι κίνδυνοι με υπευθύνους και μέτρα μετριασμού
Διακυβέρνηση	Χορηγός, συντονιστική επιτροπή, έλεγχος αλλαγών, κανόνες έγκρισης επεκτάσεων

Κρατήστε τα διαγράμματα αρχιτεκτονικής και τις λεπτομέρειες παραμετροποίησης σε παράρτημα.

Τα κόστη που θα αναζητήσει ένας οικονομικός διευθυντής

Τα ελλιπή κόστη σκοτώνουν περισσότερες επιχειρηματικές αιτιολογήσεις από τα αδύναμα οφέλη. Συμπεριλάβετε όλα αυτά:

1. Λογισμικό: άδεια συν ετήσια υποστήριξη για on-premise ή η συνδρομή για RISE και GROW.
2. Αμοιβές συνεργάτη υλοποίησης.
3. Υποδομή, αν την τρέχετε μόνοι σας. Με το RISE, την τρέχει η SAP μέσα στη συνδρομή.
4. Χρόνος του εσωτερικού προσωπικού. Αυτή είναι η γραμμή που λείπει συχνότερα.
5. Εκπαίδευση και διαχείριση αλλαγής.
6. Μετάβαση και καθαρισμός δεδομένων.
7. Επαναλαμβανόμενη υποστήριξη. Το SAP Enterprise Support on-premise είναι εδώ και καιρό περίπου 22% της αξίας της άδειας ετησίως. Για RISE και GROW, δείξτε τη συνδρομή για κάθε έτος της διάρκειας.
8. Hypercare μετά το go-live.

Το σημείο 7 είναι το πρώτο που ελέγχουν πολλοί οικονομικοί διευθυντές. Αν λείπουν τα έτη δύο έως πέντε, η αξιοπιστία πέφτει αμέσως. Ο οδηγός μου για το κόστος υλοποίησης SAP έχει τυπικά εύρη για κάθε γραμμή και ο οδηγός μου για την ανασκόπηση συμβάσεων για CFO καλύπτει την πλευρά του συνεργάτη.

ROI, payback και οφέλη που θα πιστέψει ο CFO

Το ROI είναι το καθαρό όφελος διαιρεμένο με τη συνολική επένδυση. Οφέλη πενταετίας $3,5 εκατ. απέναντι σε κόστος $2 εκατ. είναι καθαρό όφελος $1,5 εκατ., δηλαδή 75%.

Το payback (περίοδος απόσβεσης) είναι η επένδυση διαιρεμένη με το ετήσιο καθαρό ταμειακό όφελος. Ένα έργο $1,2 εκατ. που αποδίδει $400.000 τον χρόνο αποσβένεται σε τρία χρόνια.

Η NPV (καθαρή παρούσα αξία) προεξοφλεί τις μελλοντικές ταμειακές ροές στη σημερινή τους αξία. Αν το ζητήσει το διοικητικό συμβούλιο, φέρτε την οικονομική σας ομάδα στην αίθουσα.

Ποσοτικοποιήστε τα οφέλη δείχνοντας τους υπολογισμούς:

• Αποθέματα: $10 εκατ. αποθεμάτων, μειωμένα κατά 15%, με κόστος διακράτησης 20%, εξοικονομούν $300.000 τον χρόνο.
• Χρόνος διαδικασίας: μια εργασία 45 λεπτών που εκτελείται 200 φορές την ημέρα, μειωμένη σε 15 λεπτά, με $30 την ώρα, εξοικονομεί περίπου $750.000 τον χρόνο σε 250 εργάσιμες ημέρες.

Δείξτε μια καμπύλη ανόδου. Τα οφέλη του πρώτου έτους μετά το go-live είναι συνήθως χαμηλότερα από εκείνα της σταθερής κατάστασης. Κρατήστε τα οφέλη που δεν μπορείτε να ποσοτικοποιήσετε σε χωριστή λίστα, ώστε να μην αραιώνουν εκείνα που μπορείτε.

Να είστε συντηρητικοί. Έχω δει επιχειρήσεις να κερδίζουν έγκριση για δύσκολα έργα SAP, επειδή ήταν ωμά ειλικρινείς για το κόστος και συντηρητικές για τα οφέλη. Ένας βιομηχανικός πελάτης έδειξε αρχικά ROI 30% για το έργο S/4HANA του. Όταν αμφισβητήθηκε, αναθεώρησε την αιτιολόγηση σε ένα πιο ρεαλιστικό 18%. Ο CFO εκτίμησε την ειλικρίνεια και το ενέκρινε.

Η συνδρομή αντικαθιστά την άδεια και την υποστήριξη. Τα RISE και GROW είναι συνδρομές, οπότε το πρώτο έτος κοστίζει λιγότερο από μια αγορά άδειας on-premise. Το πενταετές σύνολο εξαρτάται από τους χρήστες, το αντικείμενο και τη διάρκεια. Δείξτε τα έτη ένα, τρία και πέντε δίπλα δίπλα.

Αλλάζει η λογιστική και όχι μόνο τα μετρητά. Βάσει των ΔΠΧΑ (IFRS), μια σύμβαση cloud συχνά σας δίνει πρόσβαση σε λογισμικό και όχι ένα περιουσιακό στοιχείο λογισμικού που ελέγχετε. Σε αυτή την περίπτωση, η απόφαση ατζέντας του 2021 της Επιτροπής Διερμηνειών των ΔΠΧΑ σημαίνει ότι τα έξοδα παραμετροποίησης και προσαρμογής συνήθως καταχωρίζονται ως έξοδο όσο λαμβάνονται οι υπηρεσίες και δεν κεφαλαιοποιούνται. Αυτό μπορεί να μετακινήσει μεγάλο μέρος του κόστους του προγράμματος από τον ισολογισμό στην κατάσταση αποτελεσμάτων. Συμφωνήστε με τους ελεγκτές σας τον χειρισμό της σύμβασης RISE ή GROW πριν η οικονομική τεκμηρίωση φτάσει στο διοικητικό συμβούλιο.

Το Clean Core αλλάζει το μακροπρόθεσμο κόστος. Οι επεκτάσεις που χτίζονται σε released διεπαφές κοστίζουν περισσότερο στον σχεδιασμό αλλά επιβιώνουν από τις αναβαθμίσεις. Οι τροποποιήσεις είναι φθηνότερες σήμερα και ακριβές σε κάθε αναβάθμιση μετά. Ένα πενταετές μοντέλο πρέπει να δείχνει αυτή τη διαφορά, ειδικά στο Private Edition, όπου ο πυρήνας μπορεί ακόμη να τροποποιηθεί.

Το AI ανήκει στην αιτιολόγηση μόνο με παραδοχές σε επίπεδο ροής εργασίας. Το Joule και άλλες λειτουργίες AI μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο σε συγκεκριμένες εργασίες. Δέστε κάθε όφελος AI με μια συγκεκριμένη ροή εργασίας, έναν αριθμό χρηστών και ένα ποσοστό υιοθέτησης που μπορείτε να υπερασπιστείτε. Οι CFO βλέπουν κάθε εβδομάδα παρουσιάσεις τύπου «το AI θα μεταμορφώσει την επιχείρηση» και τις εκπτώνουν σημαντικά.

Να παραλείπετε το κόστος του να μην κάνετε τίποτα. Αν το τρέχον σύστημα προκαλεί $500.000 τον χρόνο σε επανεργασία, αυτό ανήκει στην αιτιολόγηση. Μερικές φορές είναι μεγαλύτερο από την επένδυση στη SAP.

Να αγνοείτε τη διατάραξη. Ο χρόνος εκπαίδευσης, η διακοπή λειτουργίας στο cutover και ένας αργός πρώτος μήνας μετά το go-live μειώνουν όλα την απόδοση.

Αόριστοι κίνδυνοι. Τα «προβλήματα δεδομένων» δεν είναι κίνδυνος. Κίνδυνος είναι η «ασυμφωνία κύριων δεδομένων που προκαλεί απορρίψεις τιμολογίων τις πρώτες 30 ημέρες».

Μία ημερομηνία go-live χωρίς λεπτομέρειες. Οι καθυστερήσεις συνήθως ξεκινούν στις παραδόσεις: από τις απαιτήσεις στην παραμετροποίηση, από τις δοκιμές στην υπογραφή, από την εκπαίδευση στην ετοιμότητα. Δείξτε τις.

Να αγνοείτε το μέγεθος της εταιρείας. Σε ένα έργο όπου δούλεψα, ένας μικρός διανομέας αντέγραψε τη διαδικασία διακυβέρνησης μιας μεγάλης εταιρείας. Οι εβδομαδιαίες συσκέψεις συντονισμού έγιναν ώρες χαμένης παραγωγικότητας, μέχρι που η διαδικασία κόπηκε. Για λιγότερους από 200 υπαλλήλους, αρκούν 8 έως 10 σελίδες. Οι μεγάλες επιχειρήσεις περιμένουν πλήρες οικονομικό μοντέλο και λεπτομερή ενότητα διακυβέρνησης.

Δούλεψα με μια βιομηχανική ομάδα που ξόδεψε έξι μήνες για να πάρει έγκριση. Αναθεώρησαν την αιτιολόγηση τέσσερις φορές, επειδή κάθε έκδοση απαντούσε σε διαφορετικό εγκρίνοντα και αγνοούσε τους άλλους. Αν είχαν γράψει από την αρχή για και τους τρεις αναγνώστες, θα είχαν γλιτώσει τον περισσότερο από αυτόν τον χρόνο. Μόλις εγκριθεί, το επόμενο έγγραφο είναι ο χάρτης έργου (project charter).

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια επιχειρηματική αιτιολόγηση SAP;

Επτά ενότητες: μια εκτελεστική σύνοψη, την τρέχουσα κατάσταση και το κόστος του να μην κάνετε τίποτα, την προτεινόμενη προσέγγιση και το μοντέλο διάθεσης, μια πενταετή οικονομική τεκμηρίωση με ROI και payback, ένα σχέδιο υλοποίησης, συγκεκριμένους κινδύνους με υπευθύνους και ένα μοντέλο διακυβέρνησης. Κρατήστε τις τεχνικές λεπτομέρειες σε παράρτημα.

Γιατί απορρίπτονται οι επιχειρηματικές αιτιολογήσεις SAP;

Συνήθως επειδή τα οφέλη είναι αόριστα ή τα κόστη ελλιπή, ειδικά η επαναλαμβανόμενη υποστήριξη ή τα μεταγενέστερα έτη της συνδρομής. Άλλες συνηθισμένες αιτίες: κίνδυνοι που προσπερνιούνται ή ένα έγγραφο γραμμένο για ένα κοινό ενώ τα οικονομικά, το IT και οι λειτουργίες χρειάζονται όλα πειθώ.

Πώς υπολογίζετε το ROI μιας υλοποίησης SAP;

Διαιρέστε το καθαρό όφελος της περιόδου, συνήθως πέντε έτη, με τη συνολική επένδυση. Συμπεριλάβετε κάθε κόστος: λογισμικό ή συνδρομή, αμοιβές συνεργατών, εσωτερικό χρόνο, εκπαίδευση, μετάβαση δεδομένων, επαναλαμβανόμενη υποστήριξη και hypercare. Χρησιμοποιήστε συντηρητικά οφέλη με καμπύλη ανόδου μετά το go-live. Ένα ρεαλιστικό 18% κλείνει πιο γρήγορα από ένα αισιόδοξο 35%.

Πώς αλλάζει το RISE with SAP την επιχειρηματική αιτιολόγηση;

Η συνδρομή αντικαθιστά την άδεια και την ετήσια υποστήριξη, οπότε η αιτιολόγηση χρειάζεται εικόνα κόστους για κάθε έτος της διάρκειας. Την υποδομή την τρέχει η SAP, κάτι που αφαιρεί τη δαπάνη υλικού. Βάσει των ΔΠΧΑ (IFRS), τα έξοδα παραμετροποίησης για μια υπηρεσία cloud συνήθως καταχωρίζονται ως έξοδο και δεν κεφαλαιοποιούνται, γι' αυτό συμφωνήστε νωρίς τη λογιστική αντιμετώπιση με τους ελεγκτές σας.

Πόσο μεγάλη πρέπει να είναι μια επιχειρηματική αιτιολόγηση SAP;

Μία εκτελεστική σύνοψη μίας σελίδας και μετά περίπου 15 έως 25 σελίδες για ένα πρόγραμμα μεσαίας αγοράς και έως 40 για μια μεγάλη επιχείρηση. Βάλτε οτιδήποτε μεγαλύτερο σε παραρτήματα. Αν ο χορηγός χρειάζεται μία ώρα για να ενημερωθεί από αυτήν, είναι πολύ μεγάλη.

Ποιο είναι το κόστος του να μην κάνετε τίποτα σε μια επιχειρηματική αιτιολόγηση SAP;

Ό,τι συνεχίζει να χάνει η επιχείρηση μένοντας στο τρέχον σύστημα: χειροκίνητες παρακάμψεις, προσπάθεια συμφωνίας, καθυστερήσεις στις αναφορές, υποστήριξη παλαιών συστημάτων και αποφάσεις που παίρνονται με αναξιόπιστα δεδομένα. Αν βρίσκεστε στο ECC, συμπεριλάβετε το κόστος της εκτεταμένης συντήρησης μετά το 2027.