Δοκιμές αποδοχής χρηστών στο SAP: ποιος έχει την ευθύνη και πώς γίνονται

Οι δοκιμές αποδοχής χρηστών (UAT) στο SAP είναι η φάση όπου οι επιχειρηματικοί χρήστες εκτελούν τις δικές τους διαδικασίες στο παραμετροποιημένο σύστημα και το αποδέχονται επίσημα πριν από το go-live. Την ευθύνη την έχει η επιχείρηση, το IT και ο συνεργάτης υλοποίησης τη στηρίζουν, και σε ένα πρόγραμμα S/4HANA προβλέπω τουλάχιστον 6 έως 8 εβδομάδες γι' αυτήν.

Η συχνότερη αποτυχία στις δοκιμές που βλέπω είναι απλή: ανεπαρκείς δοκιμές στο UAT και στις δοκιμές ολοκλήρωσης συστήματος (SIT). Όταν το χρονοδιάγραμμα γλιστρά, αυτές οι δύο φάσεις συμπιέζονται, και τα κενά εμφανίζονται μετά το go-live.

Ακολουθούν: ποιος κάνει τι, η προετοιμασία, τα σενάρια, η διαλογή σφαλμάτων και μια έγκριση που σημαίνει κάτι. Για το πού βρίσκεται το UAT ανάμεσα στους άλλους τύπους δοκιμών, ξεκινήστε από την επισκόπησή μου για τις δοκιμές SAP με απλά λόγια.

Την ευθύνη των δοκιμών αποδοχής χρηστών την έχει η επιχείρηση. Αυτή είναι η θέση μου, και δεν πρέπει να αλλάζει όταν το χρονοδιάγραμμα σφίγγει.

Ο λόγος βρίσκεται στο ίδιο το όνομα. Η αποδοχή είναι επιχειρηματική απόφαση για το αν το σύστημα μπορεί να τρέξει την επιχείρηση, οπότε μόνο όσοι τρέχουν την επιχείρηση μπορούν να τη δώσουν. Αν το UAT το εγκρίνει το IT ή ο συνεργάτης, κανείς δεν έχει αποδεχθεί τίποτα.

Η ίδια η μεθοδολογία της SAP λέει το ίδιο. Η καθοδήγησή της για τη στρατηγική δοκιμών στο S/4HANA Cloud Private Edition τοποθετεί το UAT στη φάση Realize. Οι ειδικοί παραμετροποίησης του συνεργάτη στήνουν τις χειροκίνητες περιπτώσεις δοκιμών, και οι ειδικοί των επιχειρηματικών μονάδων του πελάτη τις εκτελούν και τεκμηριώνουν τα αποτελέσματα.

Ένας λειτουργικός καταμερισμός της δουλειάς μοιάζει κάπως έτσι:

Ρόλος	Έχει την ευθύνη στο UAT για	Δεν έχει την ευθύνη για
Υπεύθυνοι επιχειρηματικών διαδικασιών	Εύρος σεναρίων, κριτήρια αποδοχής, τελική έγκριση για τη διαδικασία τους	Τη διόρθωση παραμετροποίησης ή κώδικα
Key users και δοκιμαστές	Εκτέλεση σεναρίων, καταγραφή αποτελεσμάτων και τεκμηρίων, αναφορά ευρημάτων	Το να αποφασίσουν μόνοι τους ότι ένα σφάλμα «δεν είναι σφάλμα»
Επικεφαλής UAT (από την πλευρά της επιχείρησης)	Καθημερινό σχέδιο, πρόοδο, προεδρία της διαλογής, αναφορές ετοιμότητας στον χορηγό	Τεχνικές διορθώσεις
Συνεργάτης υλοποίησης	Σύνταξη σεναρίων, ετοιμότητα του συστήματος δοκιμών, διόρθωση σφαλμάτων, υποστήριξη επαναληπτικών δοκιμών	Την αποδοχή
Εσωτερικό IT	Περιβάλλοντα, πρόσβαση, διεπαφές με άλλα συστήματα, transports	Την αποδοχή
Ομάδα δεδομένων	Φόρτωση και ανανέωση δεδομένων δοκιμών, υποστήριξη συμφωνιών	Τον σχεδιασμό επιχειρηματικών σεναρίων

Ο επικεφαλής του UAT πρέπει να προέρχεται από την επιχείρηση, όχι από τον συνεργάτη. Ένα UAT που το οδηγεί ο συνεργάτης γλιστρά προς την απόδειξη ότι η υλοποίηση λειτουργεί, που είναι διαφορετικό ερώτημα από το αν η επιχείρηση μπορεί να δουλέψει πάνω της.

Το UAT χρειάζεται τουλάχιστον 6 έως 8 εβδομάδες. Με λιγότερο χρόνο η επιχείρηση δοκιμάζει μία φορά την ιδανική διαδρομή, δεν έχει χρόνο να ξαναδοκιμάσει τις διορθώσεις και δεν φτάνει ποτέ στις εξαιρέσεις, εκεί όπου βρίσκονται τα πραγματικά προβλήματα.

Αυτές οι εβδομάδες αποδίδουν μόνο αν το UAT ξεκινήσει σε σταθερό σύστημα. Η καθοδήγηση της SAP είναι ότι οι επιχειρηματικές διαδικασίες δοκιμάζονται αφού στηθούν οι ενοποιήσεις και μεταπτωθούν τα δεδομένα για τη διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι το SIT πρέπει να τελειώσει πρώτο, με βάση συμφωνημένα κριτήρια εξόδου, και ο οδηγός μου για τη στρατηγική δοκιμών S/4HANA εξηγεί πώς συνδέονται αυτοί οι κύκλοι.

Πριν συνδεθεί ο πρώτος δοκιμαστής, πρέπει να υπάρχουν τα εξής:

1. Εγκεκριμένοι σχεδιασμοί διαδικασιών. Τα σενάρια γράφονται από αυτούς, οπότε μη εγκεκριμένοι σχεδιασμοί σημαίνουν ασταθή σενάρια.
2. Κριτήρια εισόδου καλυμμένα και καταγεγραμμένα. Ολοκληρωμένο SIT, κανένα ανοιχτό κρίσιμο σφάλμα και σύστημα δοκιμών παγωμένο, με εξαίρεση τις ελεγχόμενες διορθώσεις.
3. Ένα σύστημα δοκιμών που μοιάζει με την παραγωγή. Παραμετροποίηση, διεπαφές, ρόλοι και εξουσιοδοτήσεις όπως θα είναι στο go-live.
4. Ρεαλιστικά δεδομένα δοκιμών. Με απόκρυψη, σε επίπεδο παραγωγής, φορτωμένα και συμφωνημένα πριν ξεκινήσουν οι δοκιμές. Ο οδηγός μου για τη διαχείριση δεδομένων δοκιμών στο SAP εξηγεί πώς.
5. Δοκιμαστές αποδεσμευμένοι από την καθημερινή τους δουλειά. Ονομάστε τους, συμφωνήστε τις ώρες τους με τους προϊσταμένους τους και καταγράψτε το γραπτώς.
6. Δοκιμαστές εκπαιδευμένοι στο νέο σύστημα. Μια σύντομη παρουσίαση των εφαρμογών Fiori και των συναλλαγών που θα χρησιμοποιήσουν, πριν από το UAT και όχι κατά τη διάρκειά του.
7. Ένα εργαλείο διαχείρισης δοκιμών. Σενάρια, αποτελέσματα, τεκμήρια και σφάλματα σε ένα σημείο, όχι σε παράλληλα υπολογιστικά φύλλα.

Το σημείο 5 είναι εκεί όπου το UAT συνήθως αποτυγχάνει αθόρυβα. Δοκιμαστές που καλούνται να χωρέσουν το UAT γύρω από το κλείσιμο μήνα θα βάλουν πρώτα το κλείσιμο μήνα, και σωστά θα κάνουν.

Ένα σενάριο UAT είναι επιχειρηματικό σενάριο, όχι λίστα συναλλαγών. Το «Δημιουργήστε μια παραγγελία πώλησης» δοκιμάζει μια οθόνη. Το «Πάρτε μια παραγγελία από νέο πελάτη με δέσμευση πίστωσης, αποδεσμεύστε τη, παραδώστε τη και τιμολογήστε τη» δοκιμάζει την επιχείρηση.

Χτίστε τα σενάρια από τους εγκεκριμένους σχεδιασμούς διαδικασιών και δώστε στο καθένα σαφές αναμενόμενο αποτέλεσμα σε επιχειρηματικούς όρους. Ο δοκιμαστής πρέπει να μπορεί να πει «πέρασε» ή «απέτυχε» χωρίς να ρωτήσει σύμβουλο.

Καλύψτε τέσσερα είδη σεναρίων:

1. Βασικές ροές. Οι καθημερινές διαδικασίες που κρατούν την επιχείρηση σε λειτουργία, όπως το order to cash, το procure to pay και το record to report.
2. Εξαιρέσεις. Επιστροφές, δεσμεύσεις πίστωσης, τμηματικές παραδόσεις, αλλαγές τιμών, αντιλογισμοί και εγκρίσεις που απορρίπτονται.
3. Κλείσιμο περιόδου. Τα βήματα κλεισίματος μήνα και έτους που εκτελεί πραγματικά η ομάδα των Οικονομικών, με τη σειρά που τα εκτελεί.
4. Έλεγχοι ρόλων. Κάθε δοκιμαστής δουλεύει με τον ρόλο που θα έχει στο go-live, ώστε τα κενά εξουσιοδοτήσεων να φανούν τώρα.

Αφήστε τον συνεργάτη να συντάξει τα σενάρια και έπειτα ζητήστε από τους key users να τα ξαναγράψουν στη δική τους γλώσσα. Αν η επιχείρηση δεν μπορεί να ακολουθήσει ένα σενάριο χωρίς βοήθεια, γράφτηκε για την ομάδα υλοποίησης.

Στο SAP Cloud ALM, οι χειροκίνητες περιπτώσεις δοκιμών ξεκινούν από μια διαδικασία, και τα σχέδια δοκιμών τις ομαδοποιούν σε κύκλους. Οι δοκιμαστές σημειώνουν κάθε βήμα ως επιτυχές ή αποτυχημένο, καταγράφουν το πραγματικό αποτέλεσμα και ανοίγουν σφάλμα μέσα από την εκτέλεση της δοκιμής, κάτι που διατηρεί τη σύνδεση ανάμεσα στο σενάριο και στο σφάλμα.

Σε προγράμματα που χρησιμοποιούν ακόμη το SAP Solution Manager 7.2 για τη διαχείριση δοκιμών, έχετε υπόψη ότι η κύρια συντήρησή του λήγει στο τέλος του 2027 (SAP Support). Σχεδιάστε τα νέα προγράμματα στο Cloud ALM.

Δεν είναι κάθε εύρημα του UAT σφάλμα. Αν τα αντιμετωπίσετε όλα ως σφάλματα, πνίγετε τον συνεργάτη. Αν τα αντιμετωπίσετε όλα ως αιτήματα αλλαγής, κρύβετε πραγματικές αποτυχίες.

Κάνετε σύσκεψη διαλογής κάθε μέρα του UAT. Προεδρεύει ο επικεφαλής UAT της επιχείρησης, με τους λειτουργικούς επικεφαλής του συνεργάτη και έναν εκπρόσωπο του IT, και κάθε νέο εύρημα βγαίνει από τη σύσκεψη με τύπο, σοβαρότητα και υπεύθυνο.

Μια απλή ταξινόμηση καλύπτει τα περισσότερα ευρήματα:

Τύπος ευρήματος	Τι σημαίνει	Ποιος ενεργεί	Επίδραση στην έγκριση
Σφάλμα	Το σύστημα δεν κάνει ό,τι λέει ο εγκεκριμένος σχεδιασμός	Ο συνεργάτης διορθώνει, ο δοκιμαστής ξαναδοκιμάζει	Τα κρίσιμα και τα υψηλής σοβαρότητας σφάλματα μπλοκάρουν την έγκριση
Αίτημα αλλαγής	Ο σχεδιασμός καλύφθηκε, αλλά η επιχείρηση θέλει τώρα κάτι διαφορετικό	Αποφασίζει η αρχή σχεδιασμού (design authority), με κόστος και χρονισμό	Δεν μπλοκάρει, εκτός αν η επιχείρηση πει ότι η διαδικασία δεν μπορεί να τρέξει χωρίς αυτό
Πρόβλημα δεδομένων	Λάθος ή ελλιπή κύρια δεδομένα ή δεδομένα συναλλαγών	Η ομάδα δεδομένων διορθώνει, ο δοκιμαστής ξαναδοκιμάζει	Μπλοκάρει, αν τα ίδια δεδομένα θα περάσουν στο go-live
Θέμα εκπαίδευσης ή χρήσης	Το σύστημα λειτουργεί, αλλά ο δοκιμαστής δεν ήξερε πώς να το χρησιμοποιήσει	Ο υπεύθυνος εκπαίδευσης ενημερώνει το υλικό	Δεν μπλοκάρει, αλλά τροφοδοτεί το σχέδιο εκπαίδευσης
Θέμα εξουσιοδότησης	Στον ρόλο λείπει πρόσβαση ή έχει περισσότερη από όση πρέπει	Η ομάδα ασφάλειας προσαρμόζει τον ρόλο	Μπλοκάρει για τον επηρεαζόμενο ρόλο

Συμφωνήστε τους ορισμούς σοβαρότητας πριν ξεκινήσει το UAT, σε επιχειρηματικούς όρους. Ένα κρίσιμο σφάλμα σταματά μια διαδικασία χωρίς εναλλακτική λύση. Ένα υψηλής σοβαρότητας έχει εναλλακτική λύση που η επιχείρηση δεν μπορεί να αντέξει σε μεγάλο όγκο.

Προσέξτε τη στήλη των αιτημάτων αλλαγής. Μια μακριά λίστα αιτημάτων αλλαγής στο UAT συνήθως σημαίνει ότι η επιχείρηση δεν συμμετείχε σωστά στον σχεδιασμό, και αυτό είναι πρόβλημα που πρέπει να διορθωθεί πριν από το επόμενο κύμα.

Η εκπαίδευση της SAP για το Activate αναφέρει ότι η φάση Realize ολοκληρώνεται όταν οι δοκιμές αποδοχής χρηστών έχουν ολοκληρωθεί και εγκριθεί. Κάντε αυτή την έγκριση έγγραφο, όχι αλληλουχία email.

Κάθε υπεύθυνος επιχειρηματικής διαδικασίας υπογράφει για τη δική του διαδικασία. Η έγκριση πρέπει να καταγράφει:

1. Τι δοκιμάστηκε. Σενάρια που εκτελέστηκαν, πέρασαν και απέτυχαν, με τα τεκμήρια στο εργαλείο δοκιμών.
2. Τι παραμένει ανοιχτό. Κάθε ανοιχτό σφάλμα, με τη σοβαρότητα, τον υπεύθυνο και την ημερομηνία στόχο.
3. Τι έγινε αποδεκτό με εναλλακτική λύση. Το καθένα ονομαστικά, με την εναλλακτική λύση που η επιχείρηση έχει συμφωνήσει να εφαρμόζει.
4. Ποιος υπέγραψε και πότε. Ένα επώνυμο πρόσωπο ανά διαδικασία, όχι μια επιτροπή.

Γράψτε τα κριτήρια εξόδου πριν ξεκινήσει το UAT και μην τα αλλάζετε όταν έρχονται τα αποτελέσματα. Αν η επιχείρηση θέλει παρ' όλα αυτά να κάνει go-live με κενά, καταγράψτε το ως υπογεγραμμένη απόφαση. Ο οδηγός μου για τις πύλες ποιότητας στο SAP εξηγεί πώς αυτή η πύλη ταιριάζει στις μεταβάσεις φάσεων.

Η έγκριση του UAT δεν είναι η απόφαση για το go-live. Την τροφοδοτεί.

Το κριτήριο go-live στο οποίο επιμένω είναι μια εκτενής λίστα ελέγχου μετάβασης, συμφωνημένη από πριν. Η έγκριση του UAT είναι μία γραμμή σε αυτήν, δίπλα στη συμφωνία δεδομένων, στην εκπαίδευση και στην πρόβα μετάβασης.

Μετά την έγκριση, προστατέψτε ό,τι έγινε αποδεκτό. Κάθε διόρθωση και κάθε transport από εδώ μέχρι το go-live χρειάζεται επαναληπτική δοκιμή, και ο οδηγός μου για τις δοκιμές παλινδρόμησης στο SAP εξηγεί πώς το κρατάτε υπό έλεγχο.

Δεν χρειάζεστε μακροσκελές έγγραφο. Χρειάζεστε ένα σχέδιο που απαντά κάθε φορά στις ίδιες ερωτήσεις, γραμμένο πριν ξεκινήσει το UAT και υπογεγραμμένο από την επιχείρηση.

Μια απλή δομή αρκεί:

Ενότητα	Τι περιέχει	Υπεύθυνος
Εύρος	Διαδικασίες, οργανωτικές μονάδες και ρόλοι εντός εύρους, και τι εξαιρείται ρητά	Υπεύθυνοι επιχειρηματικών διαδικασιών
Χρονοδιάγραμμα	Ημερομηνίες έναρξης και λήξης, κύκλοι, παράθυρα επαναληπτικών δοκιμών, εκτελέσεις κλεισίματος περιόδου	Επικεφαλής UAT
Ομάδα	Δοκιμαστές ανά διαδικασία, η αποδέσμευσή τους από την καθημερινή δουλειά, επαφές υποστήριξης από τον συνεργάτη και το IT	Επικεφαλής UAT και προϊστάμενοι
Κριτήρια εισόδου	Έξοδος SIT καλυμμένη, σύστημα δοκιμών παγωμένο, δεδομένα φορτωμένα και συμφωνημένα, δοκιμαστές εκπαιδευμένοι	Επικεφαλής UAT με τον διευθυντή προγράμματος
Περιβάλλον και δεδομένα	Σύστημα δοκιμών, διεπαφές εντός εύρους, δεδομένα σε επίπεδο παραγωγής με απόκρυψη, σχέδιο ανανέωσης	IT και ομάδα δεδομένων
Σενάρια	Λίστα σεναρίων ανά διαδικασία, αναμενόμενα αποτελέσματα, σύνδεση με τον σχεδιασμό διαδικασίας	Ο συνεργάτης συντάσσει, οι key users εγκρίνουν
Διαδικασία σφαλμάτων	Τύποι ευρημάτων, ορισμοί σοβαρότητας, καθημερινή διαλογή, κανόνες επαναληπτικών δοκιμών	Ο επικεφαλής UAT προεδρεύει της διαλογής
Αναφορές	Καθημερινή πρόοδος, ανοιχτά σφάλματα ανά σοβαρότητα, εμπόδια προς τον χορηγό	Επικεφαλής UAT
Κριτήρια εξόδου	Όρια για ανοιχτά σφάλματα ανά σοβαρότητα, σενάρια που πέρασαν, συμφωνημένες εναλλακτικές λύσεις	Υπεύθυνοι επιχειρηματικών διαδικασιών
Έγκριση	Πεδίο υπογραφής ανά υπεύθυνο διαδικασίας, λίστα αποδεκτών εναλλακτικών λύσεων	Υπεύθυνοι επιχειρηματικών διαδικασιών και χορηγός

Κρατήστε το πρότυπο ίδιο σε όλα τα κύματα. Το δεύτερο rollout πρέπει να επαναχρησιμοποιεί τα σενάρια και τα διδάγματα του πρώτου κύματος, όχι να ξεκινά από την αρχή.

Ορίστε αυτόν τον μήνα τον επικεφαλής του UAT από την πλευρά της επιχείρησης και ζητήστε από κάθε υπεύθυνο διαδικασίας να προτείνει δοκιμαστές με αποδεσμευμένο χρόνο. Έπειτα βάλτε στο σχέδιο 6 έως 8 εβδομάδες για το UAT μετά το SIT, και υπερασπιστείτε τες όταν το χρονοδιάγραμμα σφίξει.

Αν το UAT σας το τρέχει ο συνεργάτης ή συμπιέζεται συνεχώς, βοηθώ προγράμματα να το στήσουν σωστά. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου εδώ.

Τι είναι οι δοκιμές αποδοχής χρηστών στο SAP;

Είναι η φάση όπου οι επιχειρηματικοί χρήστες δοκιμάζουν το παραμετροποιημένο σύστημα SAP σε σχέση με τις πραγματικές τους διαδικασίες και το αποδέχονται επίσημα πριν από το go-live. Στο SAP Activate γίνεται στη φάση Realize, μετά τις δοκιμές ολοκλήρωσης. Οι key users εκτελούν σενάρια, καταγράφουν αποτελέσματα και αναφέρουν ευρήματα, και οι υπεύθυνοι διαδικασιών δίνουν την έγκριση.

Ποιος είναι υπεύθυνος για το UAT σε ένα έργο SAP;

Η επιχείρηση: οι υπεύθυνοι διαδικασιών αποφασίζουν το εύρος και δίνουν την έγκριση, και οι key users εκτελούν τις δοκιμές. Ο συνεργάτης υλοποίησης συντάσσει σενάρια και διορθώνει σφάλματα, και το εσωτερικό IT παρέχει περιβάλλοντα, πρόσβαση και διεπαφές. Ούτε το IT ούτε ο συνεργάτης πρέπει να αποδέχονται το σύστημα για λογαριασμό της επιχείρησης.

Πόσο πρέπει να διαρκεί το UAT στο SAP;

Προβλέψτε τουλάχιστον 6 έως 8 εβδομάδες σε ένα πρόγραμμα S/4HANA. Έτσι μένει χρόνος για βασικές ροές, εξαιρέσεις και βήματα κλεισίματος περιόδου, και έπειτα για επαναληπτικές δοκιμές των διορθώσεων. Ένα συντομότερο UAT συνήθως δοκιμάζει μία φορά την ιδανική διαδρομή και βρίσκει τα υπόλοιπα μετά το go-live.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο SIT και στο UAT στο SAP;

Οι δοκιμές ολοκλήρωσης συστήματος (SIT) ελέγχουν ότι οι διαδικασίες και οι διεπαφές λειτουργούν μαζί διαμέσου ενοτήτων και συστημάτων, και τις εκτελεί κυρίως η ομάδα του έργου. Το UAT ελέγχει ότι η επιχείρηση μπορεί να τρέξει τις διαδικασίες της στο σύστημα, και το εκτελούν επιχειρηματικοί χρήστες. Το SIT πρέπει να τελειώσει πριν ξεκινήσει το UAT.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια έγκριση UAT;

Τα σενάρια που δοκιμάστηκαν και τα αποτελέσματά τους, κάθε ανοιχτό σφάλμα με τον υπεύθυνο και την ημερομηνία του, όποιες εναλλακτικές λύσεις έχει αποδεχθεί η επιχείρηση και μια επώνυμη υπογραφή ανά υπεύθυνο διαδικασίας. Συμφωνήστε τα κριτήρια εξόδου πριν ξεκινήσει το UAT. Μια έγκριση με κενά πρέπει να είναι καταγεγραμμένη επιχειρηματική απόφαση.

Μπορεί το SAP Cloud ALM να χρησιμοποιηθεί για το UAT;

Ναι. Το SAP Cloud ALM υποστηρίζει χειροκίνητες περιπτώσεις δοκιμών που χτίζονται από διαδικασίες, σχέδια δοκιμών για κάθε κύκλο, καταγραφή επιτυχίας ή αποτυχίας βήμα προς βήμα και σφάλματα που ανοίγουν μέσα από την εκτέλεση των δοκιμών. Σύμφωνα με την καθοδήγηση της SAP, οι ειδικοί του συνεργάτη στήνουν τις περιπτώσεις δοκιμών και οι επιχειρηματικοί ειδικοί του πελάτη τις εκτελούν και τεκμηριώνουν εκεί τα αποτελέσματα.