Oporavak ERP-a u FMCG-u: jedinstveno izvještavanje uz SAP Analytics Cloud

Ova je studija slučaja namijenjena financijskim direktorima (CFO) i IT voditeljima koji rade s više od jednog ERP-a i ne mogu doći do jedinstvenog skupa brojki. Ukratko: zapeli projekt prekograničnog izvještavanja između Oraclea u Singapuru i SAP-a u UK-u oporavljen je u šest mjeseci. Zaslužno je pet stvari. Manji upravljački odbor sa stvarnim ovlastima. Opseg sveden na izvještaje koji pokreću odluke. Usuglašene definicije u oba sustava. SAP Analytics Cloud kao jedini sloj izvještavanja. I lokalni zagovornici umjesto učioničke obuke. Ako ste u istoj situaciji, počnite od upravljanja i definicija, a ne od rasprave o alatu.

Priča počinje zapelim projektom ERP analitike u poznatoj FMCG grupi sa sjedištem u Singapuru. Grupa je imala 26 % udjela u britanskom poslovanju energetskim pićima. Unatoč manjinskom udjelu, upravljačka kontrola bila je u Singapuru, pa je strategija iz uprave u Aziji oblikovala svakodnevno izvještavanje i planiranje u Europi.

Tehnologija je sve otežavala. Singapur je radio na Oracle ERP-u. UK je radio na SAP ERP-u. Svaki je funkcionirao za sebe, a zajedno su stvarali problem izvještavanja koji je već pojeo mjesece rada.

Brojke se rijetko podudarale. Usklađivanja su se vukla danima. Čak je i osnovno izvještavanje o prihodima ispadalo drukčije ovisno o tome koji sustav provjerite.

Unutar šest mjeseci od početka oporavka, ono što je izgledalo kao propala inicijativa postalo je prekogranični model izvještavanja kojem su vjerovali i financije i operativa.

Prije oporavkaPri ponovnom pokretanju

UpravljanjePrije oporavkaVelik upravljački odbor, odluke se odgađajuPri ponovnom pokretanjuSamo stvarni donositelji odluka, odlučuje se na sastanku

OpsegPrije oporavkaPloča prepuna zahtjevaPri ponovnom pokretanjuIzvještaji koji pokreću odluke

DefinicijePrije oporavkaIsta oznaka, različito značenje u svakom ERP-uPri ponovnom pokretanjuUsuglašeni prihodi, troškovi i marža

IzvještavanjePrije oporavkaUsklađivanje u Excelu koje je trajalo danimaPri ponovnom pokretanjuPodaci iz Oraclea i SAP-a u jednom modelu u SAP Analytics Cloudu

UsvajanjePrije oporavkaUčionička obuka, pa povratak na ExcelPri ponovnom pokretanjuLokalni zagovornici, jedan tim po jedan

Tablica sažima početno stanje i način na koji je svaki problem riješen.

Izazov	Učinak	Rješenje uz SAP Analytics Cloud
Dva ERP-a: Oracle u Singapuru, SAP u UK-u	Brojke se nisu podudarale; usklađivanje je trajalo danima	Oba su sustava punila jedan model izvještavanja
Nejasno vlasništvo nad izvještavanjem preko granica	Strategija iz Azije sudarala se s operativnim podacima iz Europe	Standardni KPI-jevi značili su da oba subjekta izvještavaju iste metrike
Sporo izvještavanje o prihodima	Iznosi su se razlikovali ovisno o izvornom sustavu, što je odgađalo odluke	Jedinstveno planiranje i izvještavanje skratilo je ciklus
Neusklađeno planiranje	Singapur je određivao strategiju; UK ju je provodio na drukčijim pretpostavkama	Zajednički modeli planiranja uskladili su oba poslovanja

Izvještavanje preko dva ERP-a

S Oracleom u Singapuru i SAP-om u UK-u izvještavanje je ličilo na vođenje dvaju odvojenih poslovanja. Financije su isti pokazatelj izvlačile iz oba sustava i dobivale različite odgovore. Na jednom mjesečnom pregledu Singapur je iznio iznos prihoda, a UK ga je odmah osporio drugim iznosom. Rasprava je trajala dulje od pregleda.

Ljudi su se vraćali Excelu jer im se činio sigurnijim: sati izvoza, usklađivanja i izrade vlastite verzije istine. Kratkoročno je to radilo, a u grupnom izvještavanju stvaralo kronična kašnjenja. Moj članak o tome zašto financijski direktori i dalje posežu za Excelom obrađuje taj obrazac šire.

Mjesečno zatvaranje i konsolidacija

Mjesečno zatvaranje bilo je najteži dio. Trošak koji je u jednom ERP-u stajao pod „operacijama“ ponekad bi u drugom završio pod „administracijom“. Jednom sam vidio nacrt konsolidacije u kojem se isti trošak pojavljivao dvaput pod različitim stavkama. To je ubilo povjerenje u brojke. Kasni rezultati postali su pravilo, a kad bi grupa ipak objavila rezultate, obično bi slijedile ispravke.

Operativno izvještavanje

Problemi su nadilazili financije. Oracle je pratio isporuke, SAP je pratio zalihe, a jedinstvenog izvora nije bilo. Voditelj skladišta rekao mi je da je u jednom tjednu dobio tri različita izvještaja o zalihama, svaki s drukčijim stanjem. Smijao se dok je to govorio, ali to je usporavalo stvarne odluke. Nadopuna zaliha kasnila je, a kašnjenja u isporuci bilo je teže objasniti jer operativa nije vjerovala nadzornim pločama.

Rasprava o alatu

Odabir alata za izvještavanje postao je projekt za sebe. Nekima se sviđao Power BI zbog troškovnog profila; drugi su gurali SAP zbog dužeg plana razvoja. Sjedio sam na radionici na kojoj je pola vremena otišlo na pitanje „zašto SAC, a ne Power BI“ umjesto na potrebe izvještavanja. Rasprava je trajala mjesecima i iscrpila zamah.

Otpor korisnika

I nakon što su prve nadzorne ploče puštene u rad, usvajanje je ostalo slabo. Sjećam se da sam na jednom sastanku financija gledao kako netko otvara nadzornu ploču, baci pogled, zatvori je i vrati se svojoj Excel tablici. Nitko to nije dovodio u pitanje. Ljudi su vjerovali onome što poznaju, a nadzorne ploče to povjerenje još nisu zaslužile.

Ponovno postavljanje upravljanja. Sastanci su se činili beskonačnima, a ljudi su odlazili ne znajući tko je donio odluku. Vodstvo je smanjilo upravljački odbor na stvarne donositelje odluka. Sjednice su postale kraće i odlučnije, a eskalacije su brzo stizale do pravih ljudi. Nije bilo savršeno, ali stvari su se počele micati. Moj vodič za vođenje upravljačkog odbora SAP projekta iznosi ista načela.

Stavljanje opsega pod kontrolu. Ljudi su se neprestano prepirali o tome koje brojke pripadaju u grupni prikaz, a popis zahtjeva postao je neupravljiv. Sjećam se ploče s radionice ispisane od ruba do ruba zahtjevima, od kojih pola nije bilo povezano ni s jednom stvarnom odlukom. Okvir koji je upalio: izvještavanje treba pokrivati samo ono što pokreće odluke. Kad je to dogovoreno, isporuka je ubrzala.

Komunikacija koja djeluje relevantno. Ranija su obavještavanja bila općenita, pa su financije, operativa i IT iz njih odnosili svaki drukčije tumačenje. Prešli smo na prilagođena obavještavanja: rokovi izvještavanja za financije, promjene logističkih procesa za operativu, tehnički plan razvoja za IT. Ljudi su počeli postavljati bolja pitanja jer su im obavijesti govorile njihovim jezikom.

Lokalni zagovornici. Sama obuka nije uspjela: ljudi bi odsjedjeli sesije i sljedećeg se jutra vratili Excelu. Promjena je stigla od lokalnih zagovornika, kolega koji su već imali ugled u svojim timovima i koji su nadzorne ploče neformalno objašnjavali vlastitim riječima. Prisustvovao sam jednoj takvoj sesiji i razlika je bila upečatljiva. Ljudi su postavljali pitanja koja nikad ne bi postavili na predavanju. Usvajanje se popravljalo tim po tim.

Tablica sažima promjene i razloge zbog kojih su djelovale.

Područje fokusa	Što se promijenilo	Učinak
Ponovno postavljanje upravljanja	Upravljački odbor sveden na stvarne donositelje odluka; kraće i oštrije sjednice	Odluke se donose na sastanku; eskalacije su se brzo rješavale
Kontrola opsega	Zahtjevi svedeni na izvještavanje koje pokreće odluke	Manje rasprava, jasniji podatkovni modeli, manje pomičnih ciljeva
Prilagođena komunikacija	Zasebna obavještavanja za financije, operativu i IT	Svaki je tim razumio što je za njega važno; povjerenje se vratilo
Lokalni zagovornici	Vršnjačko mentoriranje u malim skupinama umjesto formalne nastave	Usvajanje se popravljalo tim po tim; oslanjanje na Excel opalo

Kad je odabir alata napokon završio, pobijedio je SAC, dijelom zato što je mogao spojiti podatke iz Oraclea i SAP-a u jedan model bez velikog prilagođavanja. To je malo smirilo raspravu. Izvještaji su odražavali promjene znatno brže nego stari ciklus izvoza. Jedna financijska kontrolorica rekla je da je to prvi put da nije morala čekati noćno osvježavanje podataka da bi započela dan.

Kad je voditelj financija prvi put vidio podatke iz Oraclea i SAP-a jedne uz druge na jednoj nadzornoj ploči, pao mu je kamen sa srca. Taj je trenutak zatvorio raspravu.

SAC je pokrivao i više od financija. Operativa je željela uvid u logistiku i skladištenje, a ljudski resursi planiranje radne snage. Planiranje, izvještavanje i vizualizacija na jednoj platformi činili su razliku između taktičkog popravka i dugoročnije osnove. Gotovi predlošci dali su timu prednost na startu, iako su neki djelovali općenito, a brzina te prve isporuke vratila je povjerenje nakon mjeseci kašnjenja.

Jedna tehnička napomena ako planirate preslikati ovaj dizajn. Izravne (live) veze u SAC-u ograničene su na SAP izvore kao što su SAP HANA, BW, S/4HANA, ugrađeni BPC, BusinessObjects universi i SAP Datasphere. Podaci izvan SAP-a, poput Oracle ERP-a, obično dolaze putem uvozne veze, universa ili podatkovnog sloja između. Tu arhitekturu odlučite rano jer ona određuje koliko svježe mogu biti brojke s jedne i druge strane.

Prva prekretnica bio je podatkovni model. I Oracle i SAP morali su puniti jednu strukturu, što je bilo teže nego što se činilo. Polja su nosila istu oznaku, ali su u svakom sustavu značila nešto drugo. Trebalo je tjednima mapiranja definicija prije nego što su se financije složile što prihod, trošak i marža zapravo znače.

Nadzorne ploče uvođene su u koracima. Prve su bile financije, zatim prodaja i operativa, svaka s izvještajima izgrađenima oko njihova stvarnog posla. Prve su verzije bile preokrute. Korisnici su to rekli i bili su u pravu. Nadzorne ploče su se poboljšale, a dogovoreni KPI-jevi zamijenili su ono što su bile stalne mjesečne prepirke.

Ponovno pokretanje završeno je u roku od šest mjeseci. Prvi su put podaci iz Oraclea i SAP-a bili u jednom modelu unutar SAC-a. Rasprave o usklađivanju su se smanjile, a rukovoditelji su pregledavali brojke bez čekanja da Excel datoteke krenu u optjecaj.

Ciklusi planiranja koji su trajali tjednima trajali su dane. Planeri su mogli modelirati scenarije i uspoređivati ih sa stvarnim vrijednostima. Neki su menadžeri željeli više detalja nego što su nadzorne ploče davale, ali činjenica da vjeruju brojkama već je bila značajna.

Voditelj skladišta spomenuo je da se prvi put stanje zaliha u njegovu izvještaju poklapa s onim što prikazuju financije. To tiho usklađivanje među odjelima bio je pravi pokazatelj. Nitko nije tražio povratak na stari proces.

Tablica navodi pogreške koje su zaustavile projekt i pouku iz svake.

Pogreška	Što je uzrokovala	Pouka
Nejasno upravljanje	Beskrajni sastanci, nema odluka, sve veća kašnjenja	Rano ponovno odredite uloge i ovlasti odlučivanja
Klizanje opsega	Ciljevi izvještavanja stalno su se mijenjali	Držite opseg čvrstim i vezanim uz odluke
Zanemarivanje korisnika	Korisnici su izgubili povjerenje, a usvajanje je usporilo	Uključite korisnike rano i dajte im kontekst
Pretjerano prilagođavanje	Izgubljeno vrijeme na ponovnu izradu izvještaja	Počnite s predlošcima i standardnim konektorima; prilagođavajte kasnije
Slabo upravljanje promjenama	Obuka je promašila cilj; stare navike su ostale	Rano uključite lokalne zagovornike i vršnjačko mentoriranje

Tri lekcije stoje iznad ostalih. Upravljanje je važnije od alata: bez jasnog vlasništva u okruženju s više ERP-ova izvještavanje se raspada, bez obzira na platformu. Uskladite definicije podataka prije odabira alata: rasprava Power BI protiv SAC-a promašila je poantu jer nijedan alat ne popravlja definicije koje se ne podudaraju. A upravljanje promjenama odlučuje o usvajanju: bez zagovornika i ciljane komunikacije nadzorne ploče bi ostale neiskorištene.

Tri bi se stvari promijenile da isti posao počne danas.

Između SAC-a i izvora stajao bi podatkovni sloj. SAP Datasphere, sada dio SAP Business Data Clouda, omogućuje federirani pristup SAP i ne-SAP izvorima sa semantičkim modelom povrh. U slučaju s dva ERP-a poput ovoga, harmonizacija podataka iz Oraclea i SAP-a u tom sloju čišća je nego unutar svake pojedine SAC priče (story). Usto SAC-u daje izravnu vezu prema harmoniziranom modelu.

Pitanja na prirodnom jeziku zamijenila bi dio izrade nadzornih ploča. SAC-ov upit na prirodnom jeziku i Joule omogućuju financijama da zatraže, recimo, prihod po regijama za tromjesečje, Singapur naspram UK-a. Ne treba prvo graditi nikakvu priču. To ubrzava rad nakon što su podaci harmonizirani. Ne zatvara prazninu u definicijama.

Komercijalni razgovor počeo bi od ugovora za ERP. Prije pregovora o SAC-u provjerite koju analitiku Vaš ugovor za cloud ERP već uključuje. Puno SAC planiranje licencira se zasebno, a hibridna okruženja u kojima je jedan subjekt na cloud ERP-u, a drugi nije i dalje zahtijevaju pažljivo licenciranje.

Reset upravljanja, disciplina opsega, lokalni zagovornici i prilagođena komunikacija ne bi se promijenili. Ti obrasci vrijede bez obzira na tehnologiju. Ljudski posao da se dva ERP-a natjeraju izvještavati iste brojke ne automatizira se. Više o samom SAC-u potražite u mojem vodiču za SAP Analytics Cloud.

Zašto je projekt ERP izvještavanja ove FMCG grupe zapeo?

Singapur je radio na Oracleu, a UK na SAP-u, i svakog su mjeseca financije ručno spajale brojke. To je trajalo danima i nitko u rezultat nije posve vjerovao. Pregledi su zapinjali kad bi Singapur iznio jedan iznos, a UK ga osporio drugim. Upravljački je odbor bio i prevelik, pa nitko nije donosio odluke. Troškovi su rasli, povjerenje padalo, a projekt lutao.

Što je promijenilo smjer oporavka?

Vodstvo je priznalo da projekt stoji i dogovorilo plan oporavka. Upravljački je odbor sveden na malu skupinu stvarnih donositelja odluka, postavljeni su prioriteti, SAP Analytics Cloud odabran je kao jedini alat za izvještavanje, a komunikacija je prilagođena publici. Sastanci su prešli s traženja krivca na ono što slijedi, i ljudi su počeli vjerovati da projekt može isporučiti.

Kako je SAP Analytics Cloud obradio i Oracle i SAP?

SAC je podatke iz Oraclea i SAP-a spojio u jedan model izvještavanja, pa su se oba pojavila jedan uz drugi na jednoj nadzornoj ploči, bez ručnih datoteka za usklađivanje. Uvid u oba sustava u jednom prikazu bio je trenutak koji je okončao raspravu o alatu. Imajte na umu da SAC-ove izravne veze podržavaju samo SAP izvore; podaci iz Oraclea obično stižu putem uvozne veze, BusinessObjects universa ili podatkovnog sloja kao što je SAP Datasphere.

Zašto su se korisnici isprva opirali nadzornim pločama?

Nadzorne ploče pokrenute su bez dovoljno poslovnog konteksta. Korisnicima je rečeno da koriste SAC, ali nitko nije pokazao kako se primjenjuje na njihov svakodnevni posao, a obuka je bila općenita. Ljudi vjeruju onome što poznaju, a nadzorne ploče to povjerenje još nisu zaslužile. To su promijenili lokalni zagovornici, objašnjavajući nadzorne ploče vlastitim riječima.

Kako izgleda uspješan oporavak ERP izvještavanja?

Rijetko je to jedna stvar. Ovdje su zajedno djelovali reset upravljanja, smanjenje opsega, usuglašene definicije, prilagođena komunikacija i vršnjački zagovornici. SAC je pomogao jer je oba ERP-a doveo u jedan model bez velikog prilagođavanja, ali sama tehnologija ne bi spasila projekt. Nakon šest mjeseci ljudi koji su čekali da se sve sruši predstavljali su nadzorne ploče koje su sami izgradili.