Σχεδιασμός και έλεγχος έργων SAP: κρατήστε τα έργα στη σωστή πορεία

Τα περισσότερα προγράμματα SAP έχουν σχέδιο. Πολύ λιγότερα έχουν έλεγχο. Ο σχεδιασμός ορίζει εύρος, χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμό και κινδύνους. Ο έλεγχος είναι η εβδομαδιαία δουλειά: παρακολούθηση της προόδου σε σχέση με το σχέδιο, διαχείριση των εξαρτήσεων, έγκαιρη κλιμάκωση και αξιολόγηση κάθε αλλαγής πριν εγκριθεί. Ο οδηγός αυτός απευθύνεται σε διευθυντές προγραμμάτων, PMO και χορηγούς των οποίων το πρόγραμμα SAP ολισθαίνει ή που θέλουν να το αποτρέψουν. Καλύπτει πώς μοιάζει ο έλεγχος, τρεις δημόσιες αποτυχίες που δείχνουν τι συμβαίνει χωρίς αυτόν και έναν εβδομαδιαίο κύκλο ελέγχου με υπευθύνους, που μπορείτε να υιοθετήσετε από αυτή την εβδομάδα.

Όταν ξεκινούσα, δούλεψα σε ένα πρόγραμμα SAP που φαινόταν εξαιρετικό στα χαρτιά. Χρονοδιαγράμματα, μητρώα κινδύνων, αρχεία αλλαγών, όλα όσα θα περίμενε κανείς. Κανείς δεν τα ακολουθούσε. Η επιτροπή καθοδήγησης συνεδρίαζε σπάνια. Τα Οικονομικά περίμεναν τη μετάπτωση δεδομένων. Το IT δεν είχε ξεκινήσει. Κανείς δεν παρακολουθούσε τις εξαρτήσεις. Όλοι υπέθεταν ότι κάποιος άλλος κρατούσε τα πράγματα σε πορεία.

Μέχρι τον έκτο μήνα, το μισό έργο είχε καθυστερήσει και κυνηγούσαμε τα δικά μας λάθη. Το χειρότερο ήταν ότι κανείς δεν το είχε δει να έρχεται.

Δεν ήταν πρόβλημα σχεδιασμού. Ήταν πρόβλημα ελέγχου. Δεν υπήρχε πραγματική κατανομή πόρων, σωστός μετριασμός κινδύνων ούτε διαδρομή κλιμάκωσης. Το σχέδιο είχε παραχθεί μία φορά και μετά είχε εγκαταλειφθεί υπέρ των συναντήσεων.

Ο σχεδιασμός καλύπτει το εύρος, το χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό, τους πόρους, το μητρώο κινδύνων και τις δεσμεύσεις για τα ορόσημα. Οι περισσότερες ομάδες το παράγουν. Το ερώτημα είναι αν το χρησιμοποιεί κανείς από εβδομάδα σε εβδομάδα.

Ο έλεγχος καλύπτει την παρακολούθηση της πραγματικής προόδου σε σχέση με το σχέδιο, την έγκαιρη ανάδειξη αποκλίσεων, τη διαχείριση εξαρτήσεων, την κλιμάκωση όταν υπάρχει καθυστέρηση και τον επαναπροσδιορισμό της γραμμής βάσης (re-baselining) όταν αλλάζει επίσημα το εύρος ή το χρονοδιάγραμμα. Οι περισσότερες ομάδες το κάνουν άσχημα.

1. 01Παρακολούθηση προόδουΠραγματικά έναντι σχεδίου, ανά πακέτο εργασιών
2. 02Ανάδειξη αποκλίσεωνΚάθε εργασία με τρεις μέρες καθυστέρηση
3. 03Έλεγχος εξαρτήσεωνΠοιος μπλοκάρεται αν αυτό καθυστερήσει
4. 04ΚλιμάκωσηΣε διαδρομή που έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων
5. 05Αξιολόγηση αλλαγώνΠρώτα χρόνος, κόστος και πόροι
6. 06Νέα γραμμή βάσηςΜόνο μετά από επίσημη αλλαγή

Κάθε εβδομάδα, με ονομαστούς υπευθύνους

Να τι χαλάει όταν λείπει ο έλεγχος:

Τι χαλάει χωρίς έλεγχο	Γιατί συμβαίνει
Οι προθεσμίες ολισθαίνουν αθόρυβα	Κανείς δεν ελέγχει ανάμεσα στις αναθεωρήσεις των ορόσημων
Οι παραδοχές μένουν ανεπιβεβαίωτες	Κάθε ομάδα περιμένει από μια άλλη να αναλάβει την εξάρτηση
Το εύρος διογκώνεται άτυπα	Οι αλλαγές εγκρίνονται σε συναντήσεις χωρίς εκτίμηση επιπτώσεων
Οι κίνδυνοι αγνοούνται μέχρι να υλοποιηθούν	Το μητρώο κινδύνων ενημερώνεται ανά τρίμηνο και όχι εβδομαδιαία
Το κόστος ξεπερνά τον προϋπολογισμό	Η προσπάθεια φαίνεται στα timesheets, αλλά δεν αντιστοιχίζεται σε πακέτα εργασιών
Οι ομάδες σταματούν να επικοινωνούν	Οι συναντήσεις κατάστασης γίνονται ενημερώσεις χωρίς ενέργειες

Πρόκειται για δημόσιες περιπτώσεις και όχι για ιστορίες πελατών. Οι βαθύτερες αιτίες τους είναι αυτές που βλέπω συνεχώς στη συμβουλευτική δουλειά μου.

Lidl: περίπου επτά χρόνια και εκτιμώμενα 500 εκατ. ευρώ, και μετά διακοπή

Η Lidl ξεκίνησε το έργο eLWIS στο SAP Retail το 2011. Η πρακτική αποτίμησης αποθεμάτων που ακολουθούσε διέφερε από το πρότυπο μοντέλο του SAP και η Lidl επέλεξε να προσαρμόσει το λογισμικό αντί για την πρακτική. Μέχρι το 2018 το σύστημα λειτουργούσε στην Αυστρία, τη Βόρεια Ιρλανδία και τις ΗΠΑ, αλλά το διοικητικό συμβούλιο έκρινε ότι οι αρχικοί στόχοι δεν ήταν εφικτοί με εύλογο κόστος. Η Lidl σταμάτησε το έργο και επέστρεψε στην ανάπτυξη του δικού της εσωτερικού συστήματος. Ο εξειδικευμένος Τύπος εκτίμησε τη δαπάνη σε περίπου 500 εκατ. ευρώ και το μέλος του ΔΣ για το IT είχε αποχωρήσει το 2017. Το Heise ανέφερε την απόφαση τον Ιούλιο του 2018. Το δίδαγμα: τα χρόνια προσαρμογών για να προστατευθεί μια παλιά πρακτική είναι αποτυχία ελέγχου και όχι αποτυχία του λογισμικού.

Hershey: παραγγελίες Halloween αξίας περίπου 100 εκατ. δολαρίων δεν παραδόθηκαν

Το νέο σύστημα SAP, Siebel και Manugistics της Hershey είχε προγραμματιστεί να μπει σε παραγωγή τον Απρίλιο του 1999, έναν ήσυχο μήνα για τα ζαχαρώδη. Καθυστέρησε τρεις μήνες και μπήκε σε παραγωγή τον Ιούλιο, ακριβώς όταν άρχιζαν να καταφθάνουν οι παραγγελίες του Halloween. Οι παραγγελίες δεν μπορούσαν να περάσουν από το σύστημα στις αποθήκες. Ο CEO είπε στους αναλυτές ότι τα προβλήματα θα εμπόδιζαν τη Hershey να παραδώσει προϊόντα αξίας περίπου 100 εκατ. δολαρίων για το Halloween και οι πωλήσεις του τρίτου τριμήνου μειώθηκαν κατά 12,4%. Το ρεπορτάζ του περιοδικού CIO αποδίδει την πραγματική αποτυχία στο timing. Ένας έλεγχος χρονοδιαγράμματος που θα προστάτευε την περίοδο αιχμής θα είχε επιβάλει διαφορετική ημερομηνία go-live.

Revlon: διαταραγμένο εργοστάσιο και ουσιώδης αδυναμία στους ελέγχους

Η Revlon έθεσε σε λειτουργία το SAP στο εργοστάσιό της στην Oxford της Βόρειας Καρολίνας, τη μεγαλύτερη μονάδα παραγωγής της, τον Φεβρουάριο του 2018. Διαταραχές στις υπηρεσίες επηρέασαν την παραγωγή και τις αποστολές προς μεγάλους λιανοπωλητές των ΗΠΑ. Τον Μάρτιο του 2019 η Revlon γνωστοποίησε ουσιώδη αδυναμία στον εσωτερικό έλεγχο που συνδεόταν με την εφαρμογή, επικαλούμενη την απουσία αποτελεσματικής συνεχούς εκτίμησης κινδύνων και τον πολύ μικρό αριθμό εκπαιδευμένου προσωπικού στις επηρεαζόμενες λειτουργίες. Επενδυτές προσέφυγαν στη δικαιοσύνη· το TechTarget κάλυψε την αγωγή, η οποία υποστήριζε ότι αποστολές περίπου 64 εκατ. δολαρίων δεν εκπληρώθηκαν.

Καμία από αυτές δεν απέτυχε επειδή το SAP ήταν λάθος επιλογή. Απέτυχαν στα θεμελιώδη του σχεδιασμού και του ελέγχου, που υπάρχουν εδώ και δεκαετίες.

Δομή ανάλυσης εργασιών

Μια δομή ανάλυσης εργασιών (WBS) αναλύει το συνολικό εύρος σε παραδοτέα με σαφείς υπευθύνους. Χωρίς αυτήν, η δουλειά είναι αόρατη μέχρι να καθυστερήσει. Σε ένα πρόγραμμα SAP καλύπτει σχεδιασμό διαδικασιών, παραμετροποίηση, μετάπτωση δεδομένων, ενσωμάτωση, δοκιμές, εκπαίδευση και cutover, καθένα αναλυμένο σε εργασίες με υπεύθυνο και ημερομηνία παράδοσης.

Η αξία δεν είναι το έγγραφο. Είναι ότι επιβάλλει τη συζήτηση για το τι πρέπει να γίνει, ποιος θα το κάνει και από τι εξαρτάται. Οι εξαρτήσεις είναι αυτό που σκοτώνει τα έργα. Μια καθυστέρηση στη μετάπτωση δεδομένων μπλοκάρει τις δοκιμές ενσωμάτωσης, που μπλοκάρουν το UAT, που στενεύει το παράθυρο του cutover. Το WBS κάνει αυτή την αλυσίδα ορατή.

Διαχείριση χρονοδιαγράμματος

Τα χρονοδιαγράμματα αποτυγχάνουν για προβλέψιμους λόγους. Οι άνθρωποι μετακινούνται. Οι εκτιμήσεις ήταν λάθος. Οι αποφάσεις παίρνουν περισσότερο χρόνο από όσο είχε προγραμματιστεί. Χτίστε περιθώριο χρόνου από την πρώτη μέρα, ως ρητό απόθεμα δίπλα στις εργασίες που είναι πιθανότερο να το χρειαστούν και όχι ως φούσκωμα απλωμένο παντού.

Παρακολουθείτε το χρονοδιάγραμμα εβδομαδιαία. Μια καθυστέρηση μίας εβδομάδας την τέταρτη εβδομάδα είναι μια συζήτηση. Μια καθυστέρηση τεσσάρων εβδομάδων την εβδομάδα δεκαέξι είναι κρίση. Το ίδιο ζήτημα, εντελώς διαφορετικό κόστος διόρθωσης.

Αντιμετωπίστε το timing του go-live ως ξεχωριστή απόφαση. Μην κάνετε ποτέ go-live μέσα σε περίοδο αιχμής της επιχείρησης. Το δίδαγμα της Hershey ισχύει για κάθε εταιρεία.

Έλεγχος προϋπολογισμού

Οι προϋπολογισμοί σπάνε για τρεις λόγους: αδιαχείριστες αλλαγές εύρους, υποεκτιμημένη μετάπτωση δεδομένων και κόστη hypercare υψηλότερα από τις αρχικές εκτιμήσεις. Παρακολουθείτε τις πραγματικές δαπάνες έναντι του σχεδίου από την πρώτη εβδομάδα. Μέχρι να φτάσει μια απόκλιση στην επιτροπή καθοδήγησης, είναι συνήθως πολύ αργά για διόρθωση χωρίς διατάραξη.

Ο έλεγχος αλλαγών είναι η κύρια προστασία του προϋπολογισμού. Κάθε αλλαγή εύρους παίρνει εκτίμηση επιπτώσεων σε χρόνο, κόστος και πόρους πριν από την έγκριση. Αν η εκτίμηση έρχεται μετά την έγκριση, η αλλαγή έχει παρακάμψει τον προϋπολογισμό. Ο οδηγός μου για την αποφυγή της διόγκωσης του αντικειμένου στις υλοποιήσεις SAP εξετάζει σε βάθος την επιτροπή αλλαγών.

Διαχείριση κινδύνων

Ένα μητρώο κινδύνων που συντηρείται ανά τρίμηνο είναι θέατρο. Οι κίνδυνοι χρειάζονται εβδομαδιαία αναθεώρηση, ονομαστούς υπευθύνους και σχέδια απόκρισης. Ονομάστε αυτούς σε κάθε πρόγραμμα SAP: ποιότητα δεδομένων που ανακαλύπτεται αργά, καθυστερήσεις ενσωμάτωσης, κενά στη διαθεσιμότητα πόρων, συμπίεση του παραθύρου cutover και χαμηλή υιοθέτηση από τους χρήστες.

Ένας πελάτης έχασε τρεις μήνες όταν ο προμηθευτής μετάπτωσης δεδομένων του έχανε προθεσμία μετά από προθεσμία. Συνεχίζαμε να ακούμε «άλλες δύο εβδομάδες» μέχρι που ήταν πολύ αργά για αλλαγή προμηθευτή χωρίς να ξεφύγει ο προϋπολογισμός. Ένας κίνδυνος με υπεύθυνο και ημερομηνία ενεργοποίησης θα είχε επιβάλει αυτή την απόφαση μήνες νωρίτερα. Ο δικός μου πίνακας εκτίμησης κινδύνων SAP δίνει ένα πρότυπο για τη βαθμολόγηση και την ανάθεση αυτών των κινδύνων.

Επικοινωνία και κλιμάκωση

Τα στελέχη χρειάζονται τα βασικά σημεία. Οι ομάδες υλοποίησης χρειάζονται λεπτομέρειες. Οι διευθυντές έργου χρειάζονται δεδομένα αποκλίσεων. Μία ενημέρωση για όλους δεν βοηθά κανέναν.

Τεκμηριώστε και δοκιμάστε στην πράξη τις διαδρομές κλιμάκωσης πριν από την κρίση. Σε μία υλοποίηση SAP, το IT υπέθετε ότι τα Οικονομικά ελέγχουν την παραμετροποίηση και τα Οικονομικά υπέθεταν ότι την ελέγχει το IT. Κανείς δεν το έθεσε μέχρι που το go-live απείχε τρεις μήνες και έλειπαν κρίσιμες εγκρίσεις· η διόρθωση ήταν μια αγωνιώδης κούρσα την τελευταία στιγμή, επιπλέον κόστος και καθυστερημένο rollout. Μια άλλη εταιρεία το έκανε σωστά: η αναφορά ήταν δομημένη και συνδεδεμένη με ενέργειες, οπότε όταν προέκυπτε ζήτημα, όλοι ήξεραν ποιος το είχε στην ευθύνη του, ποια ήταν η επίπτωση και πώς θα επιλυόταν.

Στο εύρος η κλιμάκωση δικαιώνει την ύπαρξή της. Δούλεψα με μια αεροπορική εταιρεία που ξεκίνησε με μια απλή αναβάθμιση κρατήσεων. Έξι μήνες μετά είχε προσθέσει αλλαγές στο πρόγραμμα loyalty, στον προγραμματισμό πληρωμάτων και modules Οικονομικών. Καμία δεν ήταν επείγουσα. Κανείς δεν είπε όχι. Το χρονοδιάγραμμα διπλασιάστηκε και το κόστος αυξήθηκε κατά 70%.

Το playbook του on-premise δεν επιβιώνει αυτούσιο στο RISE with SAP. Τρία πράγματα είναι διαφορετικά.

Το RISE αλλάζει σε ποιον κλιμακώνετε

Στο RISE with SAP, η SAP διαχειρίζεται την υποδομή και τις τεχνικές λειτουργίες και παρέχει μια ομάδα customer success που παρακολουθεί την υιοθέτηση. Η δομή ελέγχου σας πρέπει να τους περιλαμβάνει. Για ζητήματα πλατφόρμας (απόδοση συστήματος, περιοχή hyperscaler, επίπεδα υπηρεσιών της SAP), ο διευθυντής προγράμματος χρειάζεται μια τεκμηριωμένη διαδρομή κλιμάκωσης προς τη SAP που δεν περνά μέσα από τον συνεργάτη υλοποίησης. Γράψτε την πριν τη χρειαστείτε.

Το clean core δίνει στον έλεγχο του εύρους ένα τεχνικό δίχτυ ασφαλείας

Κάθε κενό χρειάζεται πλέον απόφαση: παραμετροποίηση, επέκταση μέσω released APIs (on-stack με ABAP Cloud ή side-by-side στο SAP BTP) ή απόρριψη. Στο S/4HANA Cloud Public Edition η τροποποίηση του πυρήνα δεν είναι επιλογή. Στο private edition και στο on-premise είναι δυνατή, αλλά η καθοδήγηση clean core της SAP την αντιμετωπίζει ως έσχατη λύση, επειδή κάθε τροποποίηση προσθέτει εργασία στις αναβαθμίσεις.

Αυτό βοηθά τον έλεγχο του εύρους. Ένα αίτημα να «τροποποιήσουμε λίγο την τυπική διαδικασία order-to-cash» παύει να είναι μια ευκαιριακή συζήτηση παραμετροποίησης και γίνεται επέκταση με προσπάθεια σχεδιασμού, ανάπτυξης και δοκιμών. Βάλτε ένα μικρό φόρουμ αναθεώρησης επεκτάσεων κάτω από την επιτροπή καθοδήγησης, με έναν αρχιτέκτονα που έχει την εξουσία να εγκρίνει ή να απορρίπτει. Χωρίς αυτό, κάθε διαφωνία για προσαρμογές καταλήγει στην επιτροπή καθοδήγησης.

Η AI συντάσσει τις αναφορές, οι άνθρωποι παίρνουν τις αποφάσεις

Η AI βοηθά πλέον με τη γραφειοκρατία του ελέγχου. Το SAP Cloud ALM, το εργαλείο διαχείρισης κύκλου ζωής εφαρμογών της SAP, κρατά εργασίες έργου, απαιτήσεις και κατάσταση δοκιμών και μπορεί να παράγει προσχέδια απαιτήσεων από απομαγνητοφωνήσεις workshops. Το Microsoft Copilot συντάσσει περιλήψεις αποκλίσεων για τα πακέτα της επιτροπής καθοδήγησης από dashboards και αναφορές κατάστασης. Η ανίχνευση ανωμαλιών στο Power BI ή στο SAP Analytics Cloud επισημαίνει KPI που απομακρύνονται από το συνηθισμένο μοτίβο τους. Αυτό είναι χρήσιμο για τη χρήση πόρων, τον όγκο αιτημάτων αλλαγής και τα tickets υποστήριξης, λιγότερο για μετρικές που κυμαίνονται φυσιολογικά.

Αυτό που δεν κάνει η AI είναι να ενεργεί. Ένα dashboard μπορεί να δείχνει την ολίσθηση του χρονοδιαγράμματος με κόκκινο επί έξι εβδομάδες. Αν η επιτροπή καθοδήγησης δεν κάνει τίποτα, η ολίσθηση συνεχίζεται.

Αυτός είναι ο ελάχιστος ρυθμός για ένα πρόγραμμα σε ενεργή υλοποίηση. Αν λείπει οποιαδήποτε γραμμή, προσθέστε την πριν από οτιδήποτε άλλο.

Έλεγχος	Ελάχιστη πρακτική	Υπεύθυνος	Συχνότητα
Δομή ανάλυσης εργασιών	Κάθε εργασία έχει υπεύθυνο, ημερομηνία παράδοσης και εξαρτήσεις	Επικεφαλής PMO	Ενημερώνεται εβδομαδιαία
Αναθεώρηση χρονοδιαγράμματος	Επισημάνετε κάθε εργασία με καθυστέρηση πάνω από τρεις ημέρες· ελέγξτε την κρίσιμη διαδρομή	Διευθυντής προγράμματος	Εβδομαδιαία
Παρακολούθηση προϋπολογισμού	Πραγματικά έναντι σχεδίου ανά πακέτο εργασιών	Επικεφαλής οικονομικών του προγράμματος	Εβδομαδιαία, αναφορά μηνιαία
Αναθεώρηση κινδύνων	Κάθε ενεργός κίνδυνος έχει υπεύθυνο, σημείο ενεργοποίησης και απόκριση	Επικεφαλής ροών εργασίας	Εβδομαδιαία
Έλεγχος αλλαγών	Εκτίμηση επιπτώσεων σε χρόνο, κόστος και πόρους πριν από την έγκριση	Πρόεδρος της επιτροπής αλλαγών	Εβδομαδιαία ή όταν φτάνουν αιτήματα
Αναθεώρηση επεκτάσεων (RISE και GROW)	Απόφαση παραμετροποίησης, επέκτασης ή απόρριψης για κάθε κενό	Αρχιτέκτονας λύσης	Ανά δύο εβδομάδες
Επιτροπή καθοδήγησης	Αποφάσεις, όχι ενημέρωση κατάστασης· τα έγγραφα στέλνονται εκ των προτέρων	Εκτελεστικός χορηγός	Ανά δύο εβδομάδες· εβδομαδιαία στο cutover και στο hypercare

Οι περισσότεροι σχεδιασμοί και έλεγχοι αποτυγχάνουν όχι επειδή η μέθοδος ήταν λάθος, αλλά επειδή η πειθαρχία εγκαταλείφθηκε μέχρι τον τέταρτο μήνα. Κρατήστε τον κύκλο αρκετά μικρό ώστε η ομάδα να τον τρέχει ακόμη και τον δέκατο τέταρτο μήνα. Για την ίδια την επιτροπή καθοδήγησης, δείτε τον οδηγό μου για τη δημιουργία μιας αποτελεσματικής επιτροπής καθοδήγησης SAP.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στον σχεδιασμό και τον έλεγχο έργου;

Ο σχεδιασμός παράγει τον χάρτη πορείας: εύρος, χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμό, πόρους και κινδύνους. Ορίζει κατεύθυνση στην αρχή.

Ο έλεγχος είναι η συνεχής εργασία παρακολούθησης της προόδου σε σχέση με το σχέδιο, ανάδειξης αποκλίσεων, διαχείρισης εξαρτήσεων και επαναπροσδιορισμού της γραμμής βάσης όταν προκύπτουν επίσημες αλλαγές. Γίνεται κάθε εβδομάδα σε όλη τη διάρκεια του προγράμματος.

Τα περισσότερα προγράμματα SAP επενδύουν πολλά στον σχεδιασμό και πολύ λίγα στον έλεγχο. Μέχρι να εμφανιστεί η απόκλιση στην επιτροπή καθοδήγησης, έχει συσσωρευτεί κόστος διόρθωσης εβδομάδων ή μηνών.

Γιατί αποτυγχάνουν τα έργα SAP παρότι έχουν σχέδιο έργου;

Επειδή κανείς δεν δουλεύει το σχέδιο. Οι εξαρτήσεις δεν παρακολουθούνται, οπότε η καθυστέρηση μιας ροής εργασίας μπλοκάρει αθόρυβα μια άλλη. Τα μητρώα κινδύνων ενημερώνονται ανά τρίμηνο. Οι αλλαγές εύρους εγκρίνονται άτυπα. Η επιτροπή καθοδήγησης συνεδριάζει μηνιαία και βλέπει περιλήψεις ορόσημων που κρύβουν τι συμβαίνει στην πράξη.

Η Lidl, η Hershey και η Revlon είχαν όλες σχέδια. Αυτό που τους έλειπε ήταν ενεργός έλεγχος: ειλικρινής παρακολούθηση, έγκαιρη κλιμάκωση και πραγματική αντίδραση όταν εμφανίστηκαν τα προειδοποιητικά σημάδια.

Πώς διαχειρίζομαι τη διόγκωση του αντικειμένου σε ένα μακρύ πρόγραμμα SAP;

Δώστε σε κάθε αλλαγή εύρους μια γραπτή εκτίμηση επιπτώσεων πριν από την έγκριση: χρόνος, κόστος και πόροι. Χωρίς αυτήν, το να εγκρίνετε μια αλλαγή σημαίνει να εγκρίνετε ένα άγνωστο.

Ο πιο αποτελεσματικός κανόνας: κάθε προσθήκη πρέπει να εκτοπίζει κάτι άλλο. Αυτός ο ένας περιορισμός κάνει τους επικεφαλής της επιχείρησης να ιεραρχούν με ειλικρίνεια.

Τα στελέχη πρέπει να τον στηρίξουν. Όταν ένας CFO ή COO υποστηρίζει δημόσια τον έλεγχο αλλαγών, τα άτυπα αιτήματα μειώνονται γρήγορα. Στα προγράμματα RISE και GROW, η απόφαση επέκτασης για κάθε κενό προσθέτει έναν τεχνικό έλεγχο.

Τι είναι η δομή ανάλυσης εργασιών και γιατί έχει σημασία για το SAP;

Ένα WBS αναλύει το συνολικό εύρος σε παραδοτέα, καθένα με υπεύθυνο και ημερομηνία παράδοσης. Σε ένα πρόγραμμα SAP αυτό σημαίνει σχεδιασμό διαδικασιών, παραμετροποίηση, μετάπτωση δεδομένων, ενσωμάτωση, δοκιμές, εκπαίδευση και cutover, όλα αναλυμένα σε εργασίες.

Η πρακτική του αξία είναι η χαρτογράφηση εξαρτήσεων. Η μετάπτωση δεδομένων τροφοδοτεί τις δοκιμές ενσωμάτωσης, που τροφοδοτούν το UAT, που τροφοδοτεί το cutover. Όταν ένα στάδιο καθυστερεί, η επίπτωση στα επόμενα φαίνεται αμέσως.

Πώς αλλάζει το RISE with SAP τον σχεδιασμό και τον έλεγχο έργων;

Η SAP γίνεται συμμετέχων στην υλοποίηση. Διαχειρίζεται την υποδομή και τις τεχνικές λειτουργίες και η ομάδα customer success έχει τον δικό της ρυθμό για την υιοθέτηση και την αξία.

Προκύπτουν τρεις αλλαγές. Χρειάζεστε μια τεκμηριωμένη διαδρομή κλιμάκωσης προς τη SAP για ζητήματα πλατφόρμας που δεν περνά από τον συνεργάτη. Χρειάζεστε ένα φόρουμ αναθεώρησης επεκτάσεων κάτω από την επιτροπή καθοδήγησης, για να αποφασίζει πώς αντιμετωπίζεται κάθε κενό υπό το clean core. Και πρέπει να ενσωματώσετε τον ρυθμό customer success της SAP στη διακυβέρνησή σας αντί να τον τρέχετε παράλληλα.

Τι πρέπει να κάνει μια επιτροπή καθοδήγησης σε ένα πρόγραμμα SAP;

Να παίρνει αποφάσεις. Δουλειά της είναι να επιλύει όσα η ομάδα του προγράμματος δεν μπορεί: συγκρούσεις πόρων, διαφωνίες για το εύρος, αλλαγές προϋπολογισμού και ό,τι απαιτεί διατμηματική εξουσία. Μια συνεδρίαση που τελειώνει χωρίς αποφάσεις ήταν ενημέρωση κατάστασης.

Η μηνιαία επιτροπή σε ένα μεγάλο πρόγραμμα αφήνει ζητήματα να περιμένουν έως και τέσσερις εβδομάδες. Ανά δύο εβδομάδες είναι το ελάχιστο στην ενεργή υλοποίηση, εβδομαδιαία στο cutover και στο hypercare. Στέλνετε εκ των προτέρων τις αναφορές προόδου και χρησιμοποιείτε τη συνεδρίαση για τις αποφάσεις που προκύπτουν.