SAP ECC naar S/4HANA-migratie: casestudy retail in het Midden-Oosten

Dit is mijn favoriete casestudy. Een bekende retailer in het Midden-Oosten, actief in mode en consumentengoederen, stapte over van SAP ECC 6.0 naar S/4HANA. Het bedrijf had ongeveer 18.000 medewerkers, meer dan 1.200 verkooppunten in zeven landen en een groeiend e-commercekanaal. Het draaide al jaren op ECC en 44 procent van de systeemobjecten was maatwerk. We kozen voor een brownfield-conversie met selectieve herinrichting. De maandafsluiting ging van tot in het weekend doorlopen naar klaar vóór de lunch, en de maatwerkcode nam met bijna de helft af.

Draait u een zwaar aangepast ECC-systeem en vraagt u zich af hoeveel u daarvan moet meenemen, dan ziet u hier hoe één programma die vraag beantwoordde.

Het maatwerk was langzaam opgebouwd, één dringende fix tegelijk. Toen we begonnen, brachten zelfs kleine updates risico met zich mee. De integraties waren kwetsbaar: een kleine wijziging in finance kon iets in de retailoperatie breken. De business wilde flexibiliteit en snelheid. IT ging op in brandjes blussen. Beide kanten gaven toe dat ze langs elkaar heen werkten.

Ik herinner me een sessie waarin het supply chain-team een beetje moest lachen toen het toegaf dat tientallen van hun “kritieke” rapporten nauwelijks nog werden gebruikt. Ze schrappen was zowel praktisch als vreemd bevrijdend.

Het einde van de mainstream maintenance voor ECC was de aanleiding. SAP ERP 6.0 op enhancement packages 6 tot en met 8 valt eind 2027 uit de mainstream maintenance (SAP News). De echte drijfveren lagen dieper. Finance draaide elke maandafsluiting handmatige extracties. Winkels hadden voorraadzicht nodig dat nachtelijke batchjobs niet konden geven. Het grootste deel van de inspanning van IT ging op aan het in leven houden van maatwerkcode.

De SAP Readiness Check bevestigde wat we vermoedden: een zwaar aangepast systeem met aanzienlijk herstelwerk in het verschiet. De Simplification Item List liet zien waar standaard S/4HANA al deed wat maatwerkcode in ECC deed. Finance ontdekte dat sommige jarenlang onderhouden maatwerkrapporten nu overbodig waren. De opluchting in die vergadering was duidelijk.

Een zuiver technische conversie had de problemen alleen maar vooruitgeschoven. Een volledige greenfield-herbouw had een decennium aan werkende configuratie weggegooid. Brownfield met selectieve herinrichting was de balans: behouden wat solide was, opschonen wat dat nodig had, alleen herbouwen wat kapot was. In mijn migratiegids van ECC naar S/4HANA leest u hoe u die routes afweegt.

Zuivere conversieBrownfield met selectieve herinrichtingVolledige greenfield-herbouw

Behouden configuratieZuivere conversieAlles, inclusief de problemenBrownfield met selectieve herinrichtingWat solide wasVolledige greenfield-herbouwNiets, een decennium werk weggegooid

44 procent maatwerkobjectenZuivere conversieOngewijzigd meegenomenBrownfield met selectieve herinrichtingElk gemarkeerd om uit te faseren, te vervangen of te herwerkenVolledige greenfield-herbouwNiet meegenomen

Wat het betekentZuivere conversieDe problemen verhuizen mee naar S/4HANABrownfield met selectieve herinrichtingOpschonen wat dat nodig heeft, alleen herbouwen wat kapot isVolledige greenfield-herbouwElk werkend proces vanaf nul herbouwd

Uitdaging	Wat we deden
44 procent maatwerkobjecten	Business en IT markeerden elk object samen: uitfaseren, vervangen of herwerken; quality gates per fase
Kwetsbare integraties	Regressieplan voor POS, WMS, finance, HR en leveranciersportalen; point-to-point-koppelingen verplaatst naar patronen van SAP Integration Suite
Datakwaliteit	Data stewards per functie met SLA's; dagelijkse defecttracking; opschonen afgerond vóór QA
Adoptie in meerdere landen	Rolgebonden werkinstructies, floor-walks rond de go-live, training gekoppeld aan echte functietaken

Maatwerkcode op grote schaal

De readiness-resultaten werkten als een filter. Business en IT zaten samen om elk object te markeren. Sommige waren duidelijk overbodig, zoals rapporten waarvan niemand zich kon herinneren dat ze ooit waren gedraaid. Andere ondersteunden echt unieke retailprocessen en vroegen om zorgvuldige herinrichting. Het dwong teams om te beslissen in plaats van uit te stellen. SAP Signavio hielp de nieuwe processen te definiëren tegenover best practice en smartShift deed de geautomatiseerde codescans en de fixes van lage waarde, waardoor de tijd van seniors beschikbaar bleef voor herinrichting. In mijn clean core-gids leest u hoe ik maatwerkcode vandaag classificeer.

Integraties

ECC was gekoppeld aan point-of-sale-systemen (POS), het warehousemanagementsysteem (WMS), finance, HR en verschillende leveranciersportalen. We stelden een regressieplan op voor al die koppelingen en testten na elke belangrijke configuratiewijziging, niet pas aan het einde. Nachtelijke batchjobs moesten in S/4HANA sneller klaar zijn, anders zouden de ochtendrapporten van het magazijn niet klaar zijn.

Datakwaliteit

Dubbele leveranciersrecords en verouderde stamgegevens rekten het testen op. De oplossing was structureel: een data steward in elke functie, met SLA's voor de afhandeling. Als data bij de start van QA niet schoon was, ging die terug naar de steward. Naarmate de cutover naderde, repeteerden we de dataladingen van begin tot eind en volgden we defects dagelijks. Die eenvoudige routine werkte beter dan welk dashboard ook, en dat verbaast me nog steeds. In mijn artikel over waarom SAP-datamigratie mislukt staat het patroon.

Adoptie

De training bereikte 26.000 medewerkers. Finance en de retailoperatie hadden verschillende prioriteiten, wat in een vroege workshop naar boven kwam en het trainingsontwerp veranderde. Toen de druk rond de go-live toenam, gebruikten we rolgebonden werkinstructies en floor-walks. Een winkelverantwoordelijke zei later dat de handleiding van twee pagina's meer betekende dan welke town hall ook. Ik geloofde haar.

Gefaseerde oplevering op SAP Activate. De financiële kern en supply chain gingen eerst, HR en leveranciersportalen later, zodat de supportteams nooit overbelast raakten. Elke omgeving had één taak. De sandbox valideerde de route en zette de scope vast. Development maakte de transports stabiel. QA draaide echte bedrijfsvolumes en stemde jobs af. Pre-productie was een echte generale repetitie. De uitrolmomenten waren afgestemd op de piek- en dalperiodes in de retail.

Testen met de business. Leads van finance en supply chain testten aan de hand van echte periodeafsluitingen en promotiecycli, met scripts die waren geschreven rond de bedrijfsrealiteit in plaats van de systeemlogica. Nachtelijke runs legden timingproblemen bloot. Ik weet nog dat een magazijnleider glimlachte toen de tweede run soepel doorliep na weken van frustratie.

Cutover-repetities. Elke taak werd getimed, ingekort of samengevoegd. De dry run alleen al bespaarde uren die een spreadsheet nooit had onthuld. Herstelplannen stonden op handouts van één pagina en mensen zeiden dat die simpele lijst meer stress wegnam dan welk dashboard ook. Een pilot in een winkel bewees de stabiliteit van POS en WMS vóór de bredere uitrol.

Hypercare. Een gedeelde war room voor IT en business, duidelijke SLA's en dagelijkse actielogs. Weekenddiensten werden geroteerd en supportoverdrachten waren tot op de minuut uitgeschreven. Mensen onthouden meestal cijfers. Ik herinner me vooral de eerste rustige nacht.

Financiële afsluiting. Teams zeiden dat de maandafsluiting nu voor de lunch klaar was, terwijl die vroeger tot in het weekend doorliep. De CFO was het meest tevreden dat hij zijn rapporten veel sneller kreeg. Een finance lead grapte dat het systeem eindelijk “sneller was dan het koffieapparaat”. Zo'n moment bouwt meer vertrouwen op dan welke presentatie ook.

Maatwerkcode. Met bijna de helft verminderd, wat de langetermijnlast voor support en het regressierisico bij elke toekomstige upgrade verlaagde.

Rapportage en gebruikerservaring. Filiaalmanagers stapten over van oude transactieschermen naar SAP Fiori-apps. De trainingstijd daalde omdat de apps werkten zoals mensen verwachtten. Een manager noemde het “verfrissend”.

Integraties. De koppelingen tussen POS, WMS en finance werden stabieler en de nachtelijke jobs waren eerder klaar.

Niet alles kwam even goed aan. Sommige teams hielden vast aan oude rapporten terwijl er betere bestonden. Sommigen vonden de workshops te lang en de repetities repetitief. Achteraf waren juist die stappen het vangnet.

Les	Wat er gebeurde	Wat ik de volgende keer zou doen
Vroeg afstemmen	In één workshop zeiden filiaalmanagers dat hun rapportagebehoeften heel anders waren dan die van finance. Het kwam vroeg boven water en we pasten ons aan; later zou het bij de cutover zijn ontploft	Plan gestructureerde afstemmingssessies voordat het ontwerp begint
Begin de codereview op dag één	Verschillende objecten werden onder druk vlak voor de go-live herwerkt	Neem de besluiten over uitfaseren, vervangen of herwerken vanaf de kickoff
Maak data een taak van de business	Dubbele leveranciersrecords vertraagden het testen	Benoem data stewards per functie met SLA's in week één
Repeteer meer dan nodig lijkt	Een dry run onthulde conflicten in de volgorde tussen POS en WMS die niemand had voorspeld	Plan extra repetities; de laatste voor de go-live moet saai aanvoelen

Als hetzelfde programma vandaag zou starten, zouden er drie dingen veranderen. De meeste bedrijven in deze positie zouden nu kijken naar S/4HANA Cloud Private Edition onder RISE with SAP in plaats van on-premise te blijven. De besluiten over uitfaseren, vervangen of herwerken zouden worden getoetst aan de clean core-niveaus A tot en met D van SAP. Change- en deploymenttracking zou in SAP Cloud ALM draaien, omdat Solution Manager 7.2 eind 2027 de mainstream maintenance verlaat. De data stewards, de repetities, de gezamenlijke war room en de handleidingen van twee pagina's zouden precies hetzelfde blijven. Voor de mensenkant leest u mijn gids over SAP-trainingsstrategieën.

Waarom stappen bedrijven over van SAP ECC naar S/4HANA?

Het einde van de mainstream maintenance voor ECC in 2027 is de aanleiding. De sterkere redenen zijn operationeel: realtime rapportage, een snellere afsluiting en minder inspanning om maatwerkcode en kwetsbare integraties in leven te houden. In dit geval wilde de business live retailanalyses en een kortere maandafsluiting.

Wat liet de SAP Readiness Check in dit geval zien?

Ze bevestigde dat 44 procent van de objecten maatwerk was en dat veel ervan al jaren niet meer was gebruikt. Dat veranderde hoe het werk aan de maatwerkcode werd gestructureerd: eerst uitfaseren, waar mogelijk vervangen door standaard en alleen herwerken wat echte zakelijke waarde had. De Simplification Item List liet ook rapporten zien die standaard S/4HANA overbodig maakte.

Waarom kiezen voor brownfield met selectieve herinrichting?

Een zuiver technische conversie had elk probleem meegenomen en een volledige greenfield-herbouw had een decennium aan werkende configuratie weggegooid. Selectieve herinrichting behield wat solide was, gebruikte SAP Signavio om nieuwe processen te definiëren waar standaard maatwerklogica kon vervangen, en herbouwde alleen wat kapot was.

Wat gebeurt er als u het opschonen van data te lang uitstelt?

Het testen sleept, repetities mislukken en de go-live schuift op. Hier zorgden dubbele leveranciersrecords en verouderde stamgegevens voor weken wrijving bij het testen. De oplossing was data stewards in elke functie met SLA's, en het opschonen volgen als maatstaf voor de gezondheid van het programma.

Hoe zijn de integraties tijdens de migratie aangepakt?

Door eerst elke koppeling in kaart te brengen: POS, WMS, finance, HR en leveranciersportalen. Een regressieplan dekte ze allemaal, tests draaiden na elke belangrijke configuratiewijziging en een pilot in een winkel bewees de stabiliteit van POS en WMS vóór de bredere uitrol. Een dry run vond toch nog een conflict in de volgorde tussen POS en WMS dat niemand had voorspeld.

Hoe ziet goede hypercare eruit na een S/4HANA-go-live?

Een gedeelde war room voor IT en business met duidelijke SLA's, dagelijkse actielogs en issues die snel worden gesloten in plaats van in een backlog te worden geparkeerd. Rolgebonden handleidingen en floor-walks verminderen supportoproepen sneller dan formele training. Roteer weekenddiensten en schrijf overdrachten uit, zodat het team niet uitgeput raakt.