Tim za implementaciju ERP-a 2026.: koga trebate i što rade

Tim za implementaciju ERP-a treba sponzora s ovlastima, voditelja projekta koji poznaje ERP, vlasnike poslovnih procesa iz svake pogođene funkcije, funkcionalne i tehničke konzultante te namjenske voditelje za integraciju, migraciju podataka, testiranje, promjene i cutover. SAP cloud programi dodaju clean core arhitekta i imenovanu SAP kontakt osobu. Veličinu tima odredite prema složenosti, a ne prema broju zaposlenih u tvrtki, i svakog konzultanta spojite s internom osobom koja će to područje voditi nakon puštanja u rad.

Ovo je za sponzore, CIO-e i direktore programa koji popunjavaju tim za ERP program. Obuhvaća uloge, što svaku čini uspješnom ili neuspješnom, veličinu tima, što mijenjaju cloud ERP i AI te kako podijeliti posao s implementacijskim partnerom.

Tvrtka s kojom sam radio istodobno je vodila dvije ERP implementacije: jednu na SAP-u, jednu na Oracleu. Na Oracle projektu radilo je 4.500 ljudi. Na SAP projektu 38. Jedan je pušten u rad glatko. Drugi je bio vječna katastrofa. Razlika je bila u timu.

Nakon 25 godina SAP implementacija obrazac se potvrđuje. Dobijete li pogrešan tim, ili prave ljude u pogrešnoj strukturi, projekt se vuče, troškovi rastu, a do puštanja u rad korisnici su već odlučili da mrze sustav.

1. Sponzor projektaUklanja prepreke, osigurava proračun, odlučuje između odjela
   SAP kontakt osobaNa RISE programima, eskalacije platforme i pregledi usluge
2. Voditelj projektaVremenski plan, opseg, rizik i koordinacija s partnerom

• Vlasnici poslovnih procesaPotvrđuju dizajn i testiraju stvarne tijekove rada
• Funkcionalni i tehnički konzultantiKonfiguriraju, proširuju i znaju reći ne
• Voditelj migracije podatakaČišćenje, učitavanja i podaci za cutover
• Voditelj integracijeDizajn middlewarea i tokovi podataka
• Voditelj promjena i obukeKomunikacija, zagovornici, usvajanje
• Clean core arhitektGdje živi svaka ekstenzija, na cloud izdanjima

Uloga	Što zapravo rade	Kada su uključeni
Sponzor projekta	Uklanja prepreke, osigurava proračun, donosi odluke među odjelima	Sve faze
Voditelj projekta	Vodi vremenski plan, opseg, rizik i koordinaciju s partnerom	Sve faze
Vlasnici poslovnih procesa	Potvrđuju dizajn, testiraju scenarije, predstavljaju stvarne tijekove rada	Od faze Explore do Deploy
Funkcionalni konzultanti	Prikupljaju zahtjeve, konfiguriraju module, podupiru testiranje	Od faze Explore do Deploy
Tehnički konzultanti	Ekstenzije, sučelja, postavljanje sustava	Od faze Realize do Deploy
Voditelj integracije	Dizajn middlewarea i tokovi podataka među sustavima	Od faze Explore do Deploy
Voditelj migracije podataka	Strategija podataka, čišćenje, učitavanja, podaci za cutover	Od faze Prepare do Deploy
Voditelj promjena i obuke	Obuka, komunikacija, mjere usvajanja	Od faze Explore do Run
Voditelj testiranja	Testne skripte, SIT, UAT, praćenje defekata	Od faze Realize do Deploy
Voditelj cutovera	Prebacivanje u produkciju, zastoj, plan povrata	Deploy
Clean core arhitekt (cloud izdanja)	Odlučuje gdje živi svaka ekstenzija i na kojoj razini clean corea	Od faze Explore do Run
SAP kontakt osoba (RISE)	Eskalacije platforme, pregledi usluge, usklađivanje sa SAP roadmapom	Od faze Prepare do Run

Moj članak o ulogama u SAP implementacijskom timu detaljnije prolazi kroz svaku ulogu.

Sponzor projekta

Posao sponzora nije potpisati povelju i nestati. Projekti stoje mjesecima kad nitko iznad voditelja projekta nema ovlasti odlučiti kad se odjeli ne slažu. Sponzor mora biti dostupan, spreman donositi teške odluke i prisutan kroz stabilizaciju, a ne samo na pokretanju projekta.

Što pođe po zlu: sponzori koji sve prepuste IT-u. ERP mijenja način na koji poslovanje radi. Ako ga ne vodi rukovodstvo, propada. Vodič za odbor programa objašnjava kako strukturirati sponzorov forum.

Voditelj projekta

Voditelj ERP projekta mora znati kako SAP ili Oracle programi stvarno teku, a ne samo opće upravljanje IT projektima. Rizici, ovisnosti i pritisak pri cutoveru drukčiji su.

Što pođe po zlu: voditelj projekta koji se u pitanjima opsega povlači pred konzultantima ili ne može držati poslovanje rokova testiranja.

Vlasnici poslovnih procesa

IT ne vodi Vaše poslovanje. Vode ga operacije, financije, nabava i HR. Vlasnici procesa osiguravaju da sustav radi za stvarne procese, a ne samo na papiru. Izostavite ih i dobit ćete konfiguraciju koja je imala smisla na radionici, a propada u prvom tjednu.

Uključite ih od početka, a ne tek na UAT-u da odobre odluke u kojima nisu sudjelovali.

ERP konzultanti

Dobri konzultanti znaju reći ne. Ako se Vaši slažu sa svime i nikad ne dovode zahtjev u pitanje, naplaćuju sate, a ne dodaju stručnost. Najbolji zaustavljaju pogreške prije nego što koštaju mjesece.

Jedan znak slabog konzultanta: previše prilagođava jer je to lakše nego objasniti zašto bi poslovanje trebalo promijeniti proces. Svaki prilagođeni program treba održavati, testirati pri nadogradnji i objasniti sljedećem timu. Uz SAP-ove razine clean corea taj je dug sada vidljiv: ekstenzija izgrađena na stari način završava na razini C ili D i izlazi na vidjelo pri prvoj velikoj nadogradnji.

Voditelj migracije podataka

Loši podaci u starom sustavu postaju loši podaci u novom. Ako nitko ne vodi razgovor o kvaliteti podataka prije migracije, financijski izvještaji prvog dana neće odgovarati stvarnosti.

Migracija podataka je poslovni proces koji treba vlasništvo poslovne strane. IT može premjestiti podatke. Poslovanje mora potvrditi da su ispravni.

Voditelj upravljanja promjenama i obuke

Upravljanje promjenama nije obuka. To je komunikacija, rano uključivanje i pronalaženje zagovornika unutar poslovanja prije puštanja u rad. Kad poslovanje pretpostavi da je obuka dovoljna, korisnici koji ne vjeruju novom sustavu vraćaju se svojim tablicama, a ispravljanje toga nakon puštanja u rad je skupo.

Ovaj voditelj treba izrađivati sadržaj, voditi pilote i mjeriti spremnost, a ne dijeliti PDF dva tjedna prije puštanja u rad. Na SAP programima sada vodi i alate za digitalno usvajanje: SAP uključuje SAP Enable Now u WalkMe, koji je kupio 2024., pa novi sadržaj treba planirati u WalkMeu.

Clean core arhitekt (cloud izdanja)

SAP sada ocjenjuje svaku ekstenziju na četiri razine clean corea, od A do D. Netko mora za svaki gap odlučiti hoće li se riješiti standardnom konfiguracijom, kao ekstenzija razine A na SAP BTP-u ili unutar sustava uz ABAP Cloud, ili nikako. Na velikim programima to je namjenska uloga. Na programima srednje velikih tvrtki obično je preuzima solution arhitekt.

Partneri bez iskustva sa SAP BTP-om i ABAP Cloudom ne mogu ispuniti ovu ulogu. Pitajte koliko su ekstenzija isporučili po ovim pravilima i tražite da ih vidite.

SAP kontakt osoba (RISE programi)

Uz RISE with SAP SAP vodi infrastrukturu i operacije Vašeg sustava, pa je SAP dio isporuke. CIO treba imenovanu SAP kontakt osobu za eskalacije platforme, preglede usluge i usklađivanje s roadmapom. Tu osobu stavite na popis tima od faze Prepare, a ne samo na popis pozivnica za odbor programa.

Veličina tima treba odgovarati složenosti, a ne broju zaposlenih.

Vrsta tvrtke	Tipična veličina tima	Što pokreće složenost
Mala (jedno društvo, manje od 500 zaposlenika)	10-25	Uglavnom standardna funkcionalnost, malo integracija
Srednje velika (više lokacija, 500-5.000 zaposlenika)	30-75	Više integracija, regionalne varijante procesa, promjena u velikom opsegu
Veliko poduzeće (globalno, 5.000+ zaposlenika)	100-500+	Više društava i integracija, usklađenost u više jurisdikcija

Pogon sa 50 ljudi koji vodi složenu proizvodnju po narudžbi može trebati veći, specijaliziraniji tim od tvrtke s 500 ljudi koja vodi standardne maloprodajne procese. Veličinu odredite prema onome što treba obaviti. Moj vodič o planiranju raspodjele resursa za SAP projekte pokazuje kako izraditi plan.

Joule je sada u SAP-ovim alatima za implementaciju (SAP Cloud ALM i SAP Activate Roadmap Viewer). SAP Build Code koristi Joule da pomogne programerima graditi ekstenzije na SAP BTP-u. Microsoft Copilot izrađuje nacrte statusnih izvještaja, priopćenja za odbor programa i komunikacije o promjenama.

Ako se dosljedno koriste, ti alati ubrzavaju uloge s mnogo tijekova rada. Program čine nešto vitkijim nego što bi isti opseg trebao prije nekoliko godina, ali ne dramatično manjim.

Alate upišite u opise uloga. Funkcionalni konzultanti koriste AI za prve nacrte zahtjeva i fit-gap dokumenata. Voditelji projekta koriste ga za statusno izvještavanje. Programeri ga koriste gdje pomaže. Ono što AI ne mijenja jest odgovornost: nacrte izrađuje brže, a ljudi i dalje odgovaraju za ono što nacrt kaže.

Većina poslovanja kombinira interni temeljni tim koji poznaje poslovanje s partnerom koji donosi tehničku i metodološku dubinu.

Interni tim mora biti istinski uključen, a ne dolaziti na statusne sastanke. Inače projekt isporučuje sustav koji partner razumije, a nitko u tvrtki ne može voditi.

Što očekivati od partnera: strukturu, brže odluke i iskustvo s pogreškama Vaše vrste. Što ne delegirati: odluke o opsegu, potpis dizajna procesa i spremnost korisnika. Njima trebaju interni vlasnici.

Model koji dosljedno funkcionira je shadow pairing. Svaki konzultant ima internog parnjaka koji će to područje voditi nakon puštanja u rad. Konzultant isporučuje, interna osoba uči, a znanje ostaje kad konzultanti odu.

Pri provjeri partnera tražite reference od tvrtki Vaše veličine i industrije, a ne od dobavljačevih reklamnih klijenata. Pitajte o iskustvu s clean coreom uz primjere i o tome kako rade sa SAP-om na RISE programima. Nejasni odgovori govore Vam tko je aktualan, a tko prodaje verziju SAP-a koju je poznavao prije tri godine.

Koliko ljudi ima u timu za implementaciju ERP-a?

Ovisi više o složenosti nego o veličini tvrtke. Mala poduzeća s jednostavnim procesima obično trebaju 10 do 25 ljudi, srednje velike tvrtke s nekoliko lokacija 30 do 75, a globalna velika poduzeća 100 do 500 ili više. Proizvođaču sa složenim procesima engineer-to-order treba više kapaciteta nego većoj tvrtki sa standardnim maloprodajnim funkcijama.

Koje nove uloge u timu trebaju SAP cloud programi?

Dvije. Clean core arhitekta ili voditelja ekstenzija koji odlučuje gdje živi svaka ekstenzija i na kojoj razini clean corea; na manjim programima to preuzima solution arhitekt. I, na RISE with SAP, imenovanu SAP kontakt osobu za eskalacije i preglede usluge, jer SAP vodi infrastrukturu i operacije Vašeg sustava.

Koja je uloga sponzora projekta u ERP implementaciji?

Sponzor osigurava proračun, uklanja prepreke i odlučuje kad se odjeli ne slažu. On je tu da projekt učini upravljivim, a ne da njime upravlja. Najvažnije što sponzor radi jest ostati angažiran kroz stabilizaciju. Projekti koji nakon cutovera izgube pozornost rukovodstva razvijaju zaobilazna rješenja koja traju godinama.

Zašto ERP implementacije trebaju vlasnike poslovnih procesa?

Jer ljudi u financijama, operacijama, HR-u i nabavi znaju kako se posao stvarno obavlja. Bez njih tim dizajnira sustav koji ima smisla na papiru, a u praksi propada. Uključite ih u radionice i odluke o dizajnu od početka; do UAT-a je preskupo mijenjati ono što je pogrešno.

Što tražiti u ERP konzultantu?

Spremnost da kaže ne. Konzultant koji se slaže sa svime olakšava život sebi, a ne Vama. Dobri konzultanti dovode loše zahtjeve u pitanje, upozoravaju na širenje opsega i objašnjavaju zašto Vam standard obično bolje služi od prilagodbe. Zatim provjerite iskustvo s clean coreom uz primjere, reference slične veličine koje možete nazvati i rješava li konzultant Vaš problem ili prodaje angažman koji već zna isporučiti.

Kako se postupa s migracijom podataka u ERP implementaciji?

Dajte joj namjenskog voditelja koji vodi strategiju, pravila čišćenja, učitavanja i validaciju pri puštanju u rad. Poslovanje je vlasnik kvalitete podataka: IT može premjestiti zapis dobavljača, ali samo poslovanje zna je li ispravan.

Što je upravljanje promjenama u ERP projektu i zašto je važno?

Priprema ljudi za značajnu promjenu načina na koji rade, prije, tijekom i nakon puštanja u rad. Obuhvaća komunikaciju (što se mijenja i zašto, rano), uključivanje (ključni korisnici u dizajnu i testiranju) i podršku (zagovornici koji pomažu kolegama da se prilagode). Projekti koji ga tretiraju kao kalendar obuke svaki put dobiju isti rezultat: zaobilazna rješenja, tablice i sustav kojem nitko ne vjeruje.