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ERP-Modernisierung mit SAP und ServiceNow: Strategieleitfaden 2025
Noel D. Costa
- Letztes Update :
ERP-Modernisierung ist in fast jedem meiner Projekte ein Thema. Nach über 24 Jahren Erfahrung mit ERP- und KI-Implementierungen in verschiedenen Branchen und Regionen ist klar, dass viele Unternehmen immer noch mit veralteten Systemen auskommen müssen. SAP-Systeme und getrennte Serviceprozesse. Die Systeme funktionieren zwar noch, aber sie behindern das Geschäft.
Ich habe mit Firmen gearbeitet, die noch immer bestehen SAP ECC, die Verwaltung von Finanzen oder Betrieb in Umgebungen, die schon vor Jahren hätten stillgelegt werden sollen. Ein Logistikkunde musste vier manuelle Übergaben durchführen, nur um eine kleine Prozessänderung zu genehmigen. Wir verknüpften SAP ERP mit ServiceNow, und der Unterschied bei Bearbeitungszeit und Sichtbarkeit war sofort spürbar.
Der Fehler, den ich oft sehe: Angenommen, es geht bei der ERP-Modernisierung lediglich um die Aktualisierung auf die neueste SAP Version. Das ist es nicht. Wenn Ihre Systeme nicht miteinander kommunizieren, verlagern Sie das Problem lediglich auf eine neuere Schnittstelle. Daten bleiben in Silos. Teams verlieren das Vertrauen in die Tools. Sie verschwenden Zeit mit der Suche nach Problemen, anstatt sie zu lösen.
Es läuft immer gleich ab:
Legacy-ERP birgt unerwartete Risiken
Service-Workflows fühlen sich unzusammenhängend und langsam an
Planungswerkzeuge werden nicht ausreichend genutzt, weil sie nicht zur Arbeitsweise der Menschen passen
Viele Teams glauben, sie hätten modernisiert. In Wirklichkeit haben sie nur ein Upgrade durchgeführt. Dieser Unterschied zeigt sich im Alltag.
Was ich hier geschrieben habe, basiert auf Erfahrung…was tatsächlich funktioniert, wenn SAP und ServiceNow aufeinander abgestimmt werden, um die Art und Weise zu unterstützen, wie Menschen wirklich Arbeit erledigen.
ERP-Modernisierung funktioniert am besten, wenn SAP übernimmt die Kernprozesse ServiceNow kümmert sich um die umliegenden Workflows, die normalerweise die Arbeit verlangsamen. Die Synergie zwischen SAP und ServiceNow geht es darum, Risiken zu verringern, die Flexibilität zu erhöhen und dafür zu sorgen, dass Ihre Systeme zusammenarbeiten, ohne dass ein vollständiger Austausch erforderlich ist.
Was ist ERP-Modernisierung?
Bei der ERP-Modernisierung geht es definitiv nicht nur um Upgrades oder den Umzug in die Cloud. Es geht darum, zu überdenken, wie Ihre Systeme Ihr Unternehmen heute tatsächlich unterstützen, und nicht, wie sie vor zehn Jahren konzipiert wurden. Allzu oft wird sie mit einer einfachen technischen Aktualisierung verwechselt.
In Wirklichkeit betrifft es Architektur, Prozesse, Daten, Integrationsebenen und Benutzererfahrung. Und manchmal sind Teile davon bereits im Gange, ohne dass jemand es „Modernisierung“ nennt.
Ich werde oft von CIOs gefragt, „Geht es also um den Umzug in die Cloud oder um die Ablösung unseres ERP?Die kurze Antwort lautet: Manchmal beides, aber selten alles gleichzeitig. Eine echte Modernisierung beginnt in der Regel, wenn das bestehende ERP nicht mehr mit dem Unternehmen mitwächst. Dann werden operative Reibungsverluste deutlich und die ersten Risse treten zutage.
1. Legacy-ERP blockiert die Entscheidungsfindung
Ein Konsumgüterkunde im Nahen Osten lief noch SAP ECCFinanzteams waren ständig damit beschäftigt, fehlerhafte Daten zu bereinigen. Das Reporting hinkte dem Echtzeitbetrieb hinterher. Wir begannen mit einer Neubewertung der Implementierung – nicht nur der Technologie, sondern auch der Frage, ob die Prozesse für den Geschäftsbetrieb im Jahr 2025 noch relevant waren.
Anschließend haben wir uns die Stammdaten angeschaut. Waren sie noch nutzbar? Waren sie vollständig? Allein diese Analyse veränderte die Problemwahrnehmung.
Als nächstes konzentrierten wir uns auf die Automatisierung. Wir identifizierten, was SAP intern bewältigen konnte und wo ServiceNow die Lücken schließen konnte, insbesondere bei Genehmigungen, Eskalationen und Prozessverfolgung. Wir automatisierten nicht nur um der Automatisierung willen, sondern sorgten dafür, dass Workflows funktionierten. leben für echte Benutzer.
Dieser strukturierte Ansatz sorgte für eine einheitliche Führung. Sie verstanden den Plan, den Zeitplan und vor allem die zu erwartenden Ergebnisse. Das schafft Vertrauen.
2. Modernisierung sollte nicht nur ein IT-Anliegen sein
Auswirkungen der Modernisierung:
Infrastruktur- und Hostingmodelle
Workflow-Logik und Integrationspunkte
KI-gesteuerte Automatisierung um wiederkehrende Aufgaben auszulagern
Vereinfachung der Benutzererfahrung um Reibungsverluste beim Onboarding zu reduzieren
Selbst hybride Systeme – teils vor Ort, teils in der Cloud – werden mit der Zeit anfällig. Die Datensynchronisierung zwischen Systemen wird unzuverlässig. Workarounds schleichen sich ein. Und das führt schneller zu technischen Schulden, als die meisten Teams ahnen.
ERP-Modernisierung bietet einen Weg nach vorne, aber nur, wenn Sie definieren, was gelöst werden soll. Ohne Roadmap beheben Teams am Ende isolierte Probleme, während die größeren strukturellen Probleme ungelöst bleiben.
Wenn Sie überlegen, ob Sie Ihr ERP-System aktualisieren oder ersetzen sollen, definieren Sie zunächst, was Modernisierung in Ihrem Kontext bedeutet. Möglicherweise ist gar kein neues ERP-System erforderlich. Manchmal geht es darum, das vorhandene System endlich so zu gestalten, wie es sollte.
Wie hoch ist Ihr ERP-Modernisierungsbereitschaftswert?
Verwenden Sie diese Checkliste, um die Bereitschaft Ihres Unternehmens in den Bereichen Technologie, Prozesse und Governance zu bewerten.
Warum ist die ERP-Modernisierung im Jahr 2025 wichtig?
Die ERP-Modernisierung im Jahr 2025 ist keine einmalige Initiative, sondern eine Reihe gezielter Maßnahmen, die sich im Laufe der Zeit entwickeln. Einige sind taktischer Natur, wie der Austausch veralteter Tools oder die Automatisierung von Routineaufgaben. Andere beinhalten größere Veränderungen, wie den Wechsel von SAP ECC auf S/4HANA oder die Neustrukturierung der Interaktion von Workflows mit dem ERP-System.
CIOs fragen mich am häufigsten: „Wo bleibt der Nutzen? Können wir schnelle Erfolge vorweisen?“ Die Antwort lautet ja, aber selten sind diese durch eine einzelne, umfassende Einführung gegeben. Die Vorteile zeigen sich, wenn Systeme Reibungsverluste beseitigen, Teams entlasten und Menschen helfen, schnellere Entscheidungen zu treffen.
Ein Finanzleiter, mit dem ich zusammengearbeitet habe, nutzte fünf verschiedene Methoden zur Lieferantengenehmigung – keine davon war nachvollziehbar. Nachdem wir den Ablauf standardisiert hatten, wurden die Genehmigungen transparent und einheitlich. Allein diese Lösung verkürzte die Bearbeitungszeit und beseitigte Verwirrungen im Einkauf.
1. Vereinfachen Sie Unternehmensabläufe
ERP-Modernisierung bringt definitiv Struktur in Bereiche, in denen normalerweise Verwirrung herrscht. Doch Struktur in Ihr Unternehmen zu bringen, bedeutet nicht nur Automatisierung. Es geht um Klarheit, Verantwortlichkeit und Skalierbarkeit.
Dokumentieren Sie bestehende Ausnahmen und Routen. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Unternehmen sie kennt
Eliminieren Sie redundante Tools für Genehmigungen (Excel, PDFs, getrennte Portale).
Schaffen Sie Workflow-Transparenz für Prüfer und Compliance-Abteilungen, nicht nur für Manager
Kennzeichnen Sie jede Genehmigung mit SLA-Erwartungen, um Engpässe frühzeitig zu erkennen
Erstellen Sie einen einzigen Einstiegspunkt für Workflow-bezogene Aufgaben und reduzieren Sie die Anzahl der „Wo soll ich das einreichen?“-Anfragen erheblich!
2. Produktivität im großen Maßstab freisetzen
SAP wickelt Kerntransaktionen ab. Doch damit einhergehend kommt es meist zu manuellen Eskalationen, Dateneingabeschleifen und unklaren Zuständigkeiten. Dadurch geht Zeit verloren und es schleichen sich Fehler ein.
Verfolgen Sie, wie viel Zeit Mitarbeiter mit Aufgaben außerhalb von SAP verbringen. Oft ist es mehr, als ihnen bewusst ist.
Bilden Sie alle aktuellen „E-Mail-basierten“ Prozesse ab. Sie werden mehr finden, als Sie denken
Verwenden Sie ServiceNow oder gleichwertige Plattformen, um die Eigentümerschaft zuzuweisen und nicht nur Probleme zu protokollieren
Implementieren Sie eine Feedbackschleife: Wenn Benutzer Systeme umgehen und nach dem Grund fragen, deckt dies oft Designfehler auf. Das ist eigentlich meine Lieblingsbeschäftigung. Es liefert eine Menge Erkenntnisse, die die Arbeitsweise verändern können.
Messen Sie die Auswirkungen der Modernisierung: Zeitersparnis pro Anfrage, weniger Nacharbeit, weniger Übergaben
3. Bereiten Sie Ihren Stack auf die nächsten Schritte vor
Unternehmenswachstum ist keine Geduldsübung. Es wächst schneller als Sie denken. Ihr Technologie-Stack muss sich schneller weiterentwickeln als Ihre Organisationsstruktur, sonst geraten Sie ins Hintertreffen. Hier treffen Architektur und Governance aufeinander.
Arbeiten jederzeit weiterbearbeiten können. Jede Präsentation und jeder KI-Avatar, den Sie von Grund auf neu erstellen oder hochladen, SAP-BTP seitliche Erweiterungen zu bauen, keine Erweiterungen innerhalb des Kerns
Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für globale Rollouts und minimieren Sie den Neuaufbau in jeder Region.
Führen Sie frühzeitig eine Design-Autoritäts-Governance ein, bevor Teams beginnen, Probleme auf ihre eigene Weise zu lösen
Warten Sie nicht auf 100%ige Bereitschaft. Beginnen Sie mit Bereichen, in denen aktiv Probleme auftreten (manuelle Prozesse, Integrationsverzögerungen).
Standardisieren Sie die Bewertung neuer Funktionen, d. h. Architektur, UX, Integration und Auswirkungen von Änderungen müssen berücksichtigt werden.
Sehen Sie, wie ich Ihr ERP und AI Die richtige Systemauswahl oder Implementierung für Sie.
ERP- und KI-Systemauswahl – Identifizieren und wählen Sie die richtige ERP- oder KI-fähige Plattform, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
Projektunterstützung und -wiederherstellung – Halten Sie Ihr Projekt auf Kurs oder bringen Sie fehlgeschlagene Implementierungen wieder unter Kontrolle.
ERP-Modernisierung – Verwandeln Sie vorhandene ERP-Systeme in moderne, effiziente und skalierbare ERP-Umgebungen.
KONTAKTWo KI in die ERP-Modernisierung passt
KI taucht in Gesprächen zur ERP-Modernisierung immer häufiger auf, obwohl die Erwartungen manchmal den tatsächlichen Ergebnissen voraus sind. Dennoch ist der Mehrwert vorhanden, insbesondere wenn man sie zur Unterstützung und nicht zum Ersatz bestehender Arbeitsabläufe einsetzt.
In den meisten der SAP In den ServiceNow-Projekten, an denen ich gearbeitet habe, wird KI eingesetzt, um Randfälle zu bereinigen, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Erkenntnisse zutage zu fördern, die den Menschen normalerweise entgehen. Das ist selten dramatisch, spart aber Zeit an Stellen, an denen Ressourcen ungenutzt vergeudet werden.
1. KI in SAP – Kleine Änderungen, große Wirkung
SAP entwickelt sich nicht über Nacht zu einer KI-Plattform, bietet aber gezielte Funktionen zur Verbesserung der Kerngeschäftsfunktionen.
SAP Business Technology Platform (BTP) umfasst KI-Dienste für Rechnungsabgleich, Anomalieerkennung und Empfehlungen. So haben wir beispielsweise einem Finanzen Das Team reduziert manuelle Journalkorrekturen durch die Einrichtung prädiktiver Sachkontenvorschläge.
SAP S/4HANA Integriert intelligente Funktionen wie Predictive Accounting und Cash Forecasting. Diese Modelle funktionieren oft am besten, wenn sie optimal auf Ihre Daten abgestimmt und nicht sofort einsatzbereit sind.
OCR- und Klassifizierungstools unterstützen bei dokumentenintensiven Prozessen. Aufgaben wie die Rechnungserfassung oder der Bestellabgleich können optimiert werden mit SAP-KI-Dienste.
KI funktioniert hier am besten, wenn:
-
Der Prozess ist stabil
-
Historische Daten sind sauber
-
Das Geschäftsproblem wird fokussiert (z. B. wiederkehrende Fehler, verpasste Termine)
Selbst dann ergänzt es das Team normalerweise und übernimmt nicht die Führung.
2. KI in ServiceNow – Intelligenz auf Workflow-Ebene
ServiceNow nutzt KI tendenziell deutlicher. Sie ist in die Art und Weise integriert, wie Aufgaben durch das System laufen.
Predictive Intelligence leitet Vorfälle weiter, weist Aufgaben zu und klassifiziert Serviceanfragen anhand früherer Muster. Nach dem Training mit Daten mehrerer Monate ist die Lösung überraschend präzise.
Virtuelle Agenten sind mehr als nur geskriptete Bots. Sie können Passwörter zurücksetzen, SAP-Daten abrufen und Backend-Aktionen ohne Live-Support einleiten. Ein IT-Team, mit dem wir zusammengearbeitet haben, verzeichnete innerhalb eines Quartals einen Rückgang der Tickets mit geringem Wert um 30 %.
Die KI-Such- und Automatisierungs-Engine verbessert die Suche nach Antworten. Sie kombiniert natürliches Sprachverständnis mit automatisierten Backend-Antworten, sodass Benutzer weniger Zeit mit der Suche und mehr Zeit mit der Umsetzung verbringen.
Es ist nicht fehlerfrei. Manchmal führt es zu Fehlleitungen. Manchmal ignorieren Benutzer es. Aber insgesamt reduziert es das Rauschen in ohnehin komplexen Umgebungen.
3. Praktische KI in der ERP-Modernisierung
Bei der ERP-Modernisierung mit KI geht es weniger um Transformation als vielmehr um Entlastung. Entlastung von doppelter Dateneingabe. Entlastung von chaotischen Eskalationen. Entlastung von nie abzubauenden Rückständen.
Sie bemerken es vielleicht nicht sofort. Aber mit der Zeit summieren sich diese kleinen Verbesserungen. Dann wird es wichtig.
Die folgende Tabelle zeigt, wie SAP und ServiceNow gemeinsam die ERP-Modernisierung unterstützen und neu definieren. Sie können sehen, wie sie zusammenarbeiten und sich nahtlos ergänzen.
Wo KI in die ERP-Modernisierung passt (SAP + ServiceNow)
| KI-Anwendungsfall | SAP-Rolle | ServiceNow-Rolle |
|---|---|---|
| Rechnungsabgleich und -automatisierung | Verwendet KI-basierte Regeln zum Abgleichen von POs, GRNs und Rechnungen; kennzeichnet Anomalien zur Überprüfung. | Leitet Ausnahmen weiter, prognostiziert Ergebnisse und priorisiert risikoreiche Fehlpaarungen für AP-Teams. |
| Wartungsintervalle planen | Analysiert Maschinennutzung und Ausfallmuster über IoT und SAP Asset Intelligence Network. | Löst Wartungstickets automatisch aus und plant Technikeraufgaben basierend auf prädiktiven Signalen. |
| Cashflow-Prognose | Verwendet historische Finanzdaten und das Verhalten von Lieferanten/Kunden, um den Bargeldbestand vorherzusagen. | Bietet Warnmeldungen und Workflow-Trigger, wenn Prognoseschwellenwerte oder Liquiditätsrisiken überschritten werden. |
| Chatbots und virtuelle Agenten | Eingeschränkte native Funktionen über SAP CoPilot und SAP CAI für einfache Interaktionen. | ServiceNow Virtual Agent verarbeitet komplexe Anfragen, leitet an SAP-Backend-Prozesse weiter und unterstützt mehrstufige Konversationen. |
| Anomaly Detection | SAP AI Core und AI Launchpad erkennen Ausreißer in Transaktions- und Finanzdaten (z. B. doppelte Rechnungen). | Markiert Anomalien in Arbeitsabläufen, Genehmigungen und Zugriffsanforderungen; unterstützt Audit- und Compliance-Prüfungen. |
| Anforderungsklassifizierung und -weiterleitung | Grundlegende ML-Modelle schlagen Kategorien für eingehende Anfragen in Ticket- oder Beschaffungsabläufen vor. | Predictive Intelligence klassifiziert Fälle auf Grundlage früherer Muster und leitet sie an die entsprechende Resolver-Gruppe weiter. |
| Leistungsempfehlungen | Bietet Vorschläge in Bereichen wie Materialplanung, Bestandsoptimierung und Preisentscheidungen. | Empfiehlt die nächstbesten Aktionen bei der Workflow-Ausführung und Benutzerentscheidungspfade bei der Servicebereitstellung. |
| Umleitung von Serviceanfragen | Eingeschränkte Möglichkeit, Benutzer zur Selbsthilfe in SAP-Portalen oder Fiori-Apps weiterzuleiten. | Verwendet KI-Suche und Wissensmanagement, um sich wiederholende Anfragen mit hoher Genauigkeit und Kontextrelevanz abzuwehren. |
ERP-Modernisierungsstrategie
SAP Clean Core-Strategie
Vereinfachen Sie Anpassungen und ermöglichen Sie eine langfristige Modernisierung durch Clean-Core-Prinzipien.
Migration von ECC zu S/4HANA
Wechseln Sie vom alten ERP-System zu S/4HANA mit Anleitung zu Risiken, Vorbereitung und Projektphasen.
Implementierung vs. Rollout
Vergleichen Sie zentralisierte ERP-Builds mit schrittweisen Rollout-Ansätzen an globalen Standorten.
ERP-Budgetaufschlüsselungen
Warum die Kosten für die ERP-Modernisierung überzogen werden und wie Sie Ihr Budget stabilisieren können.
SAP + ServiceNow: Ihr operatives Rückgrat
ERP-Modernisierung bedeutet nicht immer, alles wegzuwerfen. Tatsächlich passiert das selten. Ich sehe häufiger, dass Unternehmen bestehende Systeme zusammenfügen und anschließend darauf aufbauen. Hier zeigen SAP und ServiceNow gemeinsam ihren wahren Wert.
SAP S/4HANA übernimmt den strukturierten Teil. Transaktionen, Finanzen, Beschaffung und Inventar sind auf Kontrolle und Konsistenz ausgelegt. ServiceNow hingegen füllt die Lücken, die SAP nie direkt abdecken sollte.
Dinge wie Aufnahme, Genehmigungen, funktionsübergreifende Arbeitsabläufe und Ausnahmemanagement. Zusammen bilden sie eine Art operatives Rückgrat, das dazu beiträgt, die Dinge am Laufen zu halten, während das Unternehmen wächst.
1. Wie SAP und ServiceNow zusammenarbeiten
Diese Kombination kommt häufiger vor, als die meisten Leute erwarten. Und sie funktioniert gut, wenn sie richtig angeschlossen ist.
- SAP verwaltet strukturierte Daten und Kerndatensätze. Verkaufsaufträge, Lieferantendaten, Mitarbeiterstammsätze – also Dinge, die strengen Regeln folgen.
- ServiceNow übernimmt die umliegenden Arbeitsabläufe. Wenn jemand Zugriff anfordert, ein Problem protokolliert oder einen Prozess auslöst, der mehr als ein Team betrifft, verfolgt ServiceNow den vollständigen Pfad.
- Integration beruht auf SAP Cloud Platform Integration (CPI), ServiceNow Integration Hub und offene APIs. Diese Konnektoren sorgen dafür, dass der Flow nativ und nicht aufgesetzt wirkt.
Ich kenne einen globalen Kunden, der SAP für die Beschaffung und ServiceNow für die Verwaltung von Einkaufsanfragen nutzte. Durch die Verbindung war kein eigenes Portal mehr nötig. Im Laufe der Zeit nutzte er dieselbe Struktur auch für die Lieferantenaufnahme.
2. Anwendungsfall-Highlights
Wie das funktioniert, zeigen mehrere Praxisszenarien. Dabei handelt es sich nicht nur um IT-Anwendungsfälle, sondern um abteilungsübergreifende.
- Lieferanten-Onboarding: Neue Lieferanten übermitteln Dokumente über ein ServiceNow-Formular. Es startet Validierungen und Genehmigungen und überträgt die Daten schließlich mit voller Audit-Transparenz in SAP.
- Lebenszyklus eines Mitarbeiters: Von der Einstellung bis zum internen Wechsel werden Änderungen in ServiceNow ausgelöst. SAP aktualisiert Stammdaten erst, wenn alle Schritte abgeschlossen und genehmigt sind.
- Vorfall- und Änderungsmanagement: ERP-Ausfälle, Transportprobleme und Support-Tickets werden über die ITSM-Module von ServiceNow abgewickelt, während SAP nur bei Bedarf angerührt wird.
ERP-Modernisierung bedeutet nicht, von vorne anzufangen. Sie können die Abläufe rund um Ihr ERP modernisieren, ohne den Kern zu zerstören. Das mag zunächst unspektakulär klingen, aber richtig umgesetzt, verändert es die Arbeitsgeschwindigkeit Ihrer Teams. Und manchmal ist das schon alles, was Sie an Modernisierung brauchen.
Ich habe einige Beispiele (basierend auf Geschäftsfunktionen) aufgeführt, wo SAP und ServiceNow zusammenarbeiten können, um ein hohes Maß an ERP-Modernisierung zu erreichen und Automatisierung.
1. Anwendungsfälle für die Integration von HR-Prozessen
SAP + ServiceNow für die HR-Prozessintegration
| HR-Prozess | Rolle von SAP | Rolle von ServiceNow |
|---|---|---|
| Mitarbeiter Onboarding | Verwaltet Mitarbeiterstammdaten, Berufsrollen, Gehaltsabrechnungseinstellungen und Leistungsanmeldungen. | Koordiniert Onboarding-Aufgaben, verfolgt die Bereitstellung, sendet Warnungen und verwaltet abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe. |
| Rekrutierung | Speichert Bewerberdaten, verwaltet Stellenausschreibungen und lässt sich in Talentakquise-Plattformen integrieren. | Organisiert die Kommunikation mit Kandidaten, Genehmigungen, Terminplanung von Vorstellungsgesprächen und Hintergrundüberprüfungen. |
| Rollenänderungen / Beförderungen | Aktualisiert Jobcodes, Vergütung und Organisationsstruktur. | Bearbeitet Beförderungsanfragen, leitet Genehmigungen ein und verfolgt Aktualisierungen des Systemzugriffs. |
| Performance-Management | Erfasst Leistungsbeurteilungen, KPIs und Beurteilungsdaten. | Leitet Leistungszyklen, Benachrichtigungen und Eskalations-Workflows weiter. |
| Training | Verwaltet Kursanmeldungen, Abschlussverfolgung und Lernpläne. | Automatisiert Schulungsanfragen, Genehmigungen und die Nachverfolgung von Zertifizierungen. |
| Urlaubs- und Zeitmanagement | Verfolgt Urlaubsguthaben und Rückstellungen und integriert sie in die Gehaltsabrechnung. | Bietet benutzerorientierte Workflows für Urlaubsanträge und Managergenehmigungen. |
| Mitarbeiter-Offboarding | Schließt Mitarbeiterdatensätze, schließt Zahlungen ab und widerruft Anmeldeinformationen. | Koordiniert Offboarding-Aufgaben in den Bereichen IT, Personalwesen, Finanzen und Sicherheit. |
| HR-Fallmanagement | Protokolliert Falldaten und ermöglicht die Überwachung von Audits in SAP HCM oder SuccessFactors. | Bietet ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter und leitet HR-Fälle mit SLAs an die richtigen Teams weiter. |
2. Anwendungsfälle für die Integration von Finanzprozessen
SAP + ServiceNow für die Finanzprozessintegration
| Finanzprozess | Rolle von SAP | Rolle von ServiceNow |
|---|---|---|
| Abbrechnungsverbindlichkeiten | Verarbeitet Rechnungen, gleicht sie mit Bestellungen ab, verwaltet Zahlungen und Lieferantenkonten. | Verwaltet den Rechnungseingang, automatisiert Ausnahmen, leitet Genehmigungen weiter und verfolgt SLA-Verstöße. |
| Accounts erhaltbar | Verfolgt Kundenrechnungen, Inkassovorgänge und Zahlungseingänge. | Leitet Rechnungsstreitigkeiten, Kreditsperranfragen und Eskalationen von Kundenfällen weiter. |
| Hauptbuchhaltung | Verwaltet Journaleinträge, Kontostrukturen und Bilanzen. | Bearbeitet Journaleintragsanforderungen, automatisiert Genehmigungsabläufe und verfolgt Korrekturen. |
| Budgetierung & Prognose | Unterstützt Planungszyklen, Kostenstellenbudgetierung und Prognosemodelle in SAP BPC oder SAC. | Erleichtert abteilungsübergreifend die Einreichung von Budgets, die Genehmigung von Arbeitsabläufen und Änderungsanforderungen. |
| Anlageverwaltung | Verwaltet den Lebenszyklus von Anlagen, die Abschreibung und die Nachverfolgung von Investitionsausgaben. | Initiiert Anlagenanfragen, automatisiert Überprüfungen und verfolgt Übergaben zwischen Finanzabteilung und Einrichtungen. |
| Ausgabenverwaltung | Erfasst Ausgabeneinträge, setzt Richtlinien durch und löst Erstattungen aus. | Leitet Spesenabrechnungen zur Genehmigung weiter, kennzeichnet Ausnahmen und verwaltet Audit-Workflows. |
| Steuern und Compliance | Berechnet Steuern, wendet Regeln an und verwaltet die behördliche Berichterstattung. | Verwaltet Compliance-Fälle, verfolgt Aufgaben zur Steuererklärung und eskaliert Dokumentationsprobleme. |
| Finanzabschluss und Konsolidierung | Führt Periodenabschlussaktivitäten, konzerninterne Eliminierungen und Berichte mithilfe von SAP BPC/SAC durch. | Orchestriert Abschlusschecklisten, automatisiert Aufgabenzuweisungen und benachrichtigt Teams über ausstehende Aktionen. |
| Procure-to-Pay (P2P) | Verwaltet Bestellanforderungen, POs, GR/IR und Lieferantenabrechnungen. | Verwaltet Aufnahmeformulare, Genehmigungsrouting, Ausnahmebehandlung und Benutzeranfragen. |
| Record-to-Report (R2R) | Konsolidiert Hauptbücher, führt Kontoabstimmungen durch und liefert Finanzberichte. | Verfolgt die Aufgabenverantwortung, automatisiert Abstimmungsausnahmen und zentralisiert die enge Kommunikation. |
3. Anwendungsfälle für die Integration von Beschaffungsprozessen
SAP + ServiceNow für die Integration von Beschaffungsprozessen
| Beschaffungsprozess | Rolle von SAP | Rolle von ServiceNow |
|---|---|---|
| Bestellanforderung | Erfasst und validiert Anforderungsdaten und leitet den Beschaffungsprozess ein. | Bietet ein benutzerfreundliches Aufnahmeformular, automatisiert die Genehmigungsweiterleitung und verwaltet Ausnahmen, bevor sie SAP erreichen. |
| Purchase Order-Management | Generiert und verfolgt Einkaufsaufträge, überwacht den Lebenszyklus von Einkaufsaufträgen und stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher. | Erleichtert die PO-Genehmigung, Statusverfolgung und Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Anforderern und Beschaffung. |
| Onboarding von Anbietern | Erstellt und verwaltet Lieferantenstammdaten sowie Links zu Steuer-, Bank- und Compliance-Aufzeichnungen. | Behandelt die Dokumentationsaufnahme, KYC-Prozesse, Genehmigungsketten und Onboarding-Workflows. |
| Wareneingang und -prüfung | Erfasst Wareneingänge, gleicht diese mit Bestellungen ab und aktualisiert Lagerbestände oder Anlagevermögen. | Meldet Probleme bei beschädigten oder unvollständigen Lieferungen und leitet Lösungsanfragen an die Beschaffungs- oder Logistikteams weiter. |
| Rechnungsabgleich (3-Wege-Abgleich) | Gleicht Bestellung, Wareneingang und Rechnung ab, kennzeichnet Abweichungen und verarbeitet Zahlungen. | Automatisiert die Ausnahmeweiterleitung bei Nichtübereinstimmungen, weist Lösungsaufgaben zu und protokolliert Statusaktualisierungen für die Transparenz in den Bereichen Finanzen und Beschaffung. |
| Contract Management | Speichert Lieferantenverträge und verfolgt Laufzeiten, Ablauf und Nutzung über alle Einkäufe hinweg. | Initiiert Vertragsanfragen, Genehmigungsworkflows, Erneuerungserinnerungen und verfolgt vertragsbezogene Serviceanfragen. |
| Lieferantenleistungsmanagement | Analysiert Lieferleistung, Qualitätsmetriken und Compliance-Probleme. | Erfasst Leistungsfeedback, automatisiert Umfrage-Workflows und eskaliert hartnäckige Probleme an Beschaffungsleiter. |
| Beschaffungs-Helpdesk/Support | Eingeschränkte native Supportverfolgung; Probleme werden häufig manuell oder offline verwaltet. | Fungiert als zentraler Hub für Beschaffungsanfragen, Ticket-Routing, Problemlösung und SLA-Verfolgung. |
4. Anwendungsfälle für die Integration des Facility Managements
SAP + ServiceNow für die Integration des Anlagenmanagements
| Anlagenprozess | Rolle von SAP | Rolle von ServiceNow |
|---|---|---|
| Anlagenverfolgung und Inventarisierung | Verwaltet Stammdaten des Anlagevermögens, verfolgt Abschreibungen und Anlagenübertragungen. | Überwacht die Nutzung, den Standort und die Verfügbarkeit von Anlagen und löst Serviceanfragen für Wartung oder Standortverlagerung aus. |
| Wartungsverwaltung | Plant vorbeugende Wartung, protokolliert Servicekosten und aktualisiert Geräteaufzeichnungen. | Erstellt Arbeitsaufträge, weist Techniker zu, verfolgt den Fortschritt und verwaltet die Abschlussbestätigung mit den Beteiligten. |
| Serviceanfragen am Arbeitsplatz | Speichert historische Servicedaten und aktualisiert Raum- und Platzzuweisungen, sofern integriert. | Fungiert als Aufnahmeplattform für Reinigungs-, Reparatur-, Raumeinrichtungs- oder Zugangsanfragen und leitet sie an die entsprechenden internen Teams weiter. |
| Raum- und Zimmeraufteilung | Pflegt Daten zur Raumnutzung, verknüpft die Nutzung mit Kostenstellen und Belegungsplanung. | Automatisiert Reservierungsanfragen, Genehmigungsworkflows und überwacht Änderungen an gemeinsam genutzten oder gebuchten Räumen. |
| Lieferantenkoordination (Einrichtungen) | Erfasst Lieferantendetails, zeichnet Serviceverträge und Zahlungsbedingungen auf. | Initiiert Serviceanfragen von Anbietern, plant Wartungsbesuche und protokolliert Aktualisierungen zur Problemlösung. |
| Zugangskontrolle zu Einrichtungen | Verfolgt die Zugriffsrechte von Mitarbeitern und Auftragnehmern innerhalb der SAP HR-/Sicherheitsrollen. | Bietet Portale für Zugriffsanforderungen, automatisiert Genehmigungsworkflows und lässt sich in physische Zugriffssysteme integrieren. |
| Vorfallmeldung (Einrichtungen) | Empfängt Vorfallberichte, wenn dies innerhalb der umfassenderen Unternehmensplattform konfiguriert ist. | Ermöglicht Mitarbeitern, Sicherheits-, Gefahren- oder Reparaturprobleme zu melden; automatische Zuweisung basierend auf Standort und Vorfalltyp. |
| Energie- und Nachhaltigkeitsberichterstattung | Verfolgt den Versorgungsverbrauch, die Kostenzuweisungen und die Nachhaltigkeits-KPIs über SAP EHS/Analytics. | Sammelt Daten über von Benutzern übermittelte Formulare und IoT-Integrationen; ermöglicht Dashboards und Berichtsworkflows für ESG-Kennzahlen. |
5. Anwendungsfälle für die Integration von Projektmanagementprozessen
SAP + ServiceNow für die Integration des Anlagenmanagements
| Anlagenprozess | Rolle von SAP | Rolle von ServiceNow |
|---|---|---|
| Anlagenverfolgung und Inventarisierung | Verwaltet Stammdaten des Anlagevermögens, verfolgt Abschreibungen und Anlagenübertragungen. | Überwacht die Nutzung, den Standort und die Verfügbarkeit von Anlagen und löst Serviceanfragen für Wartung oder Standortverlagerung aus. |
| Wartungsverwaltung | Plant vorbeugende Wartung, protokolliert Servicekosten und aktualisiert Geräteaufzeichnungen. | Erstellt Arbeitsaufträge, weist Techniker zu, verfolgt den Fortschritt und verwaltet die Abschlussbestätigung mit den Beteiligten. |
| Serviceanfragen am Arbeitsplatz | Speichert historische Servicedaten und aktualisiert Raum- und Platzzuweisungen, sofern integriert. | Fungiert als Aufnahmeplattform für Reinigungs-, Reparatur-, Raumeinrichtungs- oder Zugangsanfragen und leitet sie an die entsprechenden internen Teams weiter. |
| Raum- und Zimmeraufteilung | Pflegt Daten zur Raumnutzung, verknüpft die Nutzung mit Kostenstellen und Belegungsplanung. | Automatisiert Reservierungsanfragen, Genehmigungsworkflows und überwacht Änderungen an gemeinsam genutzten oder gebuchten Räumen. |
| Lieferantenkoordination (Einrichtungen) | Erfasst Lieferantendetails, zeichnet Serviceverträge und Zahlungsbedingungen auf. | Initiiert Serviceanfragen von Anbietern, plant Wartungsbesuche und protokolliert Aktualisierungen zur Problemlösung. |
| Zugangskontrolle zu Einrichtungen | Verfolgt die Zugriffsrechte von Mitarbeitern und Auftragnehmern innerhalb der SAP HR-/Sicherheitsrollen. | Bietet Portale für Zugriffsanforderungen, automatisiert Genehmigungsworkflows und lässt sich in physische Zugriffssysteme integrieren. |
| Vorfallmeldung (Einrichtungen) | Empfängt Vorfallberichte, wenn dies innerhalb der umfassenderen Unternehmensplattform konfiguriert ist. | Ermöglicht Mitarbeitern, Sicherheits-, Gefahren- oder Reparaturprobleme zu melden; automatische Zuweisung basierend auf Standort und Vorfalltyp. |
| Energie- und Nachhaltigkeitsberichterstattung | Verfolgt den Versorgungsverbrauch, die Kostenzuweisungen und die Nachhaltigkeits-KPIs über SAP EHS/Analytics. | Sammelt Daten über von Benutzern übermittelte Formulare und IoT-Integrationen; ermöglicht Dashboards und Berichtsworkflows für ESG-Kennzahlen. |
SAP + ServiceNow für die Integration des Anlagenmanagements
| Anlagenprozess | Rolle von SAP | Rolle von ServiceNow |
|---|---|---|
| Anlagenverfolgung und Inventarisierung | Verwaltet Stammdaten des Anlagevermögens, verfolgt Abschreibungen und Anlagenübertragungen. | Überwacht die Nutzung, den Standort und die Verfügbarkeit von Anlagen und löst Serviceanfragen für Wartung oder Standortverlagerung aus. |
| Wartungsverwaltung | Plant vorbeugende Wartung, protokolliert Servicekosten und aktualisiert Geräteaufzeichnungen. | Erstellt Arbeitsaufträge, weist Techniker zu, verfolgt den Fortschritt und verwaltet die Abschlussbestätigung mit den Beteiligten. |
| Serviceanfragen am Arbeitsplatz | Speichert historische Servicedaten und aktualisiert Raum- und Platzzuweisungen, sofern integriert. | Fungiert als Aufnahmeplattform für Reinigungs-, Reparatur-, Raumeinrichtungs- oder Zugangsanfragen und leitet sie an die entsprechenden internen Teams weiter. |
| Raum- und Zimmeraufteilung | Pflegt Daten zur Raumnutzung, verknüpft die Nutzung mit Kostenstellen und Belegungsplanung. | Automatisiert Reservierungsanfragen, Genehmigungsworkflows und überwacht Änderungen an gemeinsam genutzten oder gebuchten Räumen. |
| Lieferantenkoordination (Einrichtungen) | Erfasst Lieferantendetails, zeichnet Serviceverträge und Zahlungsbedingungen auf. | Initiiert Serviceanfragen von Anbietern, plant Wartungsbesuche und protokolliert Aktualisierungen zur Problemlösung. |
| Zugangskontrolle zu Einrichtungen | Verfolgt die Zugriffsrechte von Mitarbeitern und Auftragnehmern innerhalb der SAP HR-/Sicherheitsrollen. | Bietet Portale für Zugriffsanforderungen, automatisiert Genehmigungsworkflows und lässt sich in physische Zugriffssysteme integrieren. |
| Vorfallmeldung (Einrichtungen) | Empfängt Vorfallberichte, wenn dies innerhalb der umfassenderen Unternehmensplattform konfiguriert ist. | Ermöglicht Mitarbeitern, Sicherheits-, Gefahren- oder Reparaturprobleme zu melden; automatische Zuweisung basierend auf Standort und Vorfalltyp. |
| Energie- und Nachhaltigkeitsberichterstattung | Verfolgt den Versorgungsverbrauch, die Kostenzuweisungen und die Nachhaltigkeits-KPIs über SAP EHS/Analytics. | Sammelt Daten über von Benutzern übermittelte Formulare und IoT-Integrationen; ermöglicht Dashboards und Berichtsworkflows für ESG-Kennzahlen. |
Wissen, wann mit der ERP-Modernisierung begonnen werden sollte
Die meisten Unternehmen entscheiden sich für eine ERP-Modernisierung, weil sie mit den bestehenden Systemen unzufrieden sind, eine gesetzliche Anforderung haben oder weil sie bessere AutomatisierungDie Frustration richtet sich nicht gegen das System selbst, sondern gegen alles, was damit zusammenhängt.
Support-Tickets häufen sich. Genehmigungen werden langsamer bearbeitet. Teams arbeiten mehr um das System herum als darin. Irgendwann sagt jemand, was alle schon denken: Es unterstützt das Geschäft nicht mehr.
Ich habe dieses Phänomen branchenübergreifend beobachtet. In einem konkreten Fall führte ein Kunde aus dem Gesundheitswesen SAP ECC hatte in einem einzigen Quartal mehrere SLAs versäumt.
Das Problem lag nicht am Aufwand. Es waren technische Schulden. Zu viele kleine Korrekturen, die sich über einen längeren Zeitraum angesammelt hatten. Ihre ServiceNow-Plattform protokollierte Vorfälle schneller, als sie überhaupt ausgewertet werden konnten. Das war das Signal.
1. Wie Bereitschaft aussieht
Die ERP-Modernisierung muss nicht unbedingt durch einen dramatischen Misserfolg gerechtfertigt sein. Manchmal sind es mehrere Anzeichen. Für sich genommen scheint jedes einzelne beherrschbar. Zusammengenommen deuten sie jedoch auf ein Plattformrisiko hin.
Zunehmende Support-Tickets mit längeren Lösungszyklen
Wiederholte Verzögerungen bei grundlegenden Upgrades oder Patches
Mehrere Quellen der Wahrheit (Verkaufsdaten an einem Ort, Finanzen an einem anderen)
Schatten-IT füllt Lücken, die das ERP eigentlich abdecken sollte
Dazu kommt das SAP ECC-Supportfristen und mögliche Lizenzverschiebungen, und der Druck steigt.
2. Nutzen Sie Quick Technical Discovery
Ein nützlicher Schritt, den ich empfehle, ist ein technischer Entdeckungssprint. Sie erfassen, was mit was verbunden ist, überprüfen Versionsstände und messen benutzerdefinierten Code Gewicht. Es dauert normalerweise ein paar Tage. Aber es kommt dort ans Licht, wo das wahre Risiko lauert.
Die ERP-Modernisierung mag wie ein großer Schritt erscheinen. Doch manchmal ist allein der richtige Zeitpunkt der entscheidende Auslöser. Je früher Sie die Probleme benennen, desto mehr Optionen stehen Ihnen zur Verfügung.
Selbst wenn Sie nicht sofort handeln, entwickelt sich das Gespräch von einer reaktiven zu einer geplanten Konversation. Und das allein ist wertvoll.
Geschäftsvorteile der ERP-Modernisierung
ERP-Modernisierung klingt oft nach einer technischen Initiative, doch ihre Auswirkungen zeigen sich betriebswirtschaftlich in Form von Effizienz, Kostenkontrolle und verbesserter Transparenz. Für die meisten CIOs ist dies der Ausgangspunkt für das Gespräch mit dem CFO. Meiner Erfahrung nach funktioniert es am besten, wenn der Fokus von den Funktionen auf die Ergebnisse verlagert wird.
Ein mittelgroßer Hersteller, mit dem ich zusammenarbeitete, hatte alternde SAP ECC Vor Ort, mit einem Wirrwarr an Zusatztools. Das HR-Onboarding dauerte zwei Wochen, die Einrichtung des Anbieters sogar noch länger. Nach der Modernisierung des ERP-Systems und der Integration von ServiceNow sahen sie bereits im ersten Quartal Ergebnisse. Wirklich klare Ergebnisse!
1. Geringere Kosten im Laufe der Zeit
- ERP-Modernisierung reduziert die Kosten durch Konsolidierung und Vereinfachung.
- Durch die Stilllegung der lokalen Infrastruktur entfallen die Kosten für Rechenzentren, Lizenzerneuerungen und Hosting-Verträge mit Drittanbietern. Cloud-ERP ist nicht immer im Voraus günstiger, aber die Rechnung auf lange Sicht ändert sich schnell.
- Die Rationalisierung überlappender Software bedeutet oft den Verzicht auf zwei oder drei Peripheriegeräte. Ein Logistikunternehmen sparte durch die Abschaffung veralteter Ticketing- und Workflow-Plattformen nicht nur Kosten, sondern auch interne Verwirrung.
- Sie können dies modellieren, indem Sie Total Cost of Ownership (TCO) oder die Kosten-Nutzen-Analyse, was Ihnen hilft, wenn Sie Ihren Fall intern vertreten.
2. Schnellere Abläufe
- Die Zeitersparnis zeigt sich bei den täglichen Aufgaben.
- Die Zykluszeiten verkürzen sich. Aufgaben wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Freigabe von Rechnungen oder Rollenwechsel werden durch strukturierte, automatisierte Workflows schneller erledigt.
- Workflow-Automatisierung beseitigt Engpässe. Wenn Teams nicht auf E-Mail-Threads oder unklare Übergaben warten müssen, agieren sie schneller und mit weniger Fehlern.
- Selbst kleine Zeitgewinne multiplizieren sich abteilungsübergreifend und der Gesamteffekt wird oft unterschätzt.
3. Echtzeit-Einblicke
- Durch die ERP-Modernisierung verbessert sich auch die Entscheidungsfindung, auch wenn dieser Vorteil erst später sichtbar wird.
- SAP-Analytics-Cloud verbindet sich direkt mit ERP-Daten. Es ermöglicht Planung und Prognose, die nahe an den tatsächlichen Werten liegen.
- ServiceNow-Dashboards verfolgen den Prozessstatus live. Beispielsweise wie viele Onboarding-Fälle stecken fest oder wo SLAs werden vermisst.
Letztendlich läuft es darauf hinaus: Modernisierung liefert greifbare Ergebnisse. Nicht alle auf einmal, aber sie summieren sich und reichen in der Regel aus, um die Diskussion von „Vielleicht“ zu „Ja“ zu führen.
Ihr ERP-Modernisierungsfahrplan
ERP-Modernisierungen geraten oft ins Stocken, weil der erste Schritt zu groß oder zu undefiniert erscheint. Ich habe mit Kunden zusammengearbeitet, die jahrelang verzögerten, nicht weil es ihnen an Dringlichkeit mangelte, sondern weil niemand klar antworten konnte. wo fangen wir an? Das ist ein berechtigtes Zögern.
Abwarten hilft jedoch selten. Es gibt keinen perfekten Weg. Es gibt jedoch ein Muster, das tendenziell funktioniert. Insbesondere, wenn Sie von SAP ECC auf eine komplexe Umgebung umsteigen. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus Cloud, On-Premise und geteilten Verantwortlichkeiten. Der Schlüssel liegt in der stufenweisen Planung. Beginnen Sie schlank, gehen Sie schrittweise vor und stabilisieren Sie, bevor Sie skalieren.
Schritt 1 – Bewerten und Rationalisieren
Reinigen Sie das Fundament, bevor Sie die Plattform bewegen.
Stammdaten bereinigen. Ob Lieferantendatensätze oder Kostenstellen – fehlerhafte Daten werden übertragen. Daher ist es besser, jetzt zu bereinigen, als später nachzurüsten.
Definieren Sie, was bleibt und was geht. Beginnen Sie mit der Auflistung von Systemen, Berichten und Prozessen. Nicht alles davon wird die ERP-Modernisierung überstehen, und das ist in Ordnung.
Manche Kunden verbringen zu viel Zeit mit der Planung zukünftiger Zustände. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die kurzfristige Reduzierung von Störungen.
Schritt 2 – Beginnen Sie mit ServiceNow
Nachdem Sie sich um das Geräusch gekümmert haben, kümmern Sie sich um die sichtbaren Probleme.
Erstellen Sie Aufnahmen, Genehmigungen und Arbeitsabläufe. Diese befinden sich normalerweise in der Nähe Ihres ERP-Systems und sind häufig der Grund für die meisten Benutzerbeschwerden.
Verwenden Sie ServiceNow zur Stabilisierung. Ein Kunde nutzte es beispielsweise sechs Monate vor der S/4HANA-Migration zur Verwaltung der Änderungskontrolle. Dadurch konnten die Ausfälle um 40 % reduziert werden.
Dieser Schritt schafft Reife, bevor der Kern von SAP berührt wird. Das ist wichtiger, als es klingt.
Schritt 3 – SAP Clean Core bereitstellen
Wenn die Organisation schließlich bereit ist, können Sie den Transaktionskern weiterentwickeln.
Minimieren Sie benutzerdefinierten Code. Die Einhaltung des Standards vereinfacht Upgrades und senkt den Wartungsaufwand.
Konzentrieren Sie sich auf Stabilität und Wachstumsausrichtung. Migrieren Sie nicht einfach. Fragen Sie, was Ihr ERP in den nächsten fünf Jahren ermöglichen soll.
Die Modernisierung Ihres ERP-Systems erscheint komplex. Doch mit einer stufenweisen ERP-Strategie wird sie machbar. Sie müssen nicht alles sofort lösen. Aber die Richtung zu kennen, ist hilfreich. Und wenn Sie schrittweise vorgehen, haben Sie Spielraum für Anpassungen.
Ihr ERP-Modernisierungsplan (SAP + ServiceNow)
| Modernisierungsphase | SAP-Rolle | ServiceNow-Rolle |
|---|---|---|
| Schritt 1 – Bewerten und Rationalisieren | Analysiert die Modulnutzung, die Stammdatenqualität, den benutzerdefinierten Code-Footprint und die aktuelle Versionierung. | Erfasst den aktuellen Status von Prozessen durch Serviceanfragen und Vorfallmuster und hebt wiederkehrende Engpässe hervor. |
| Schritt 2 – Beginnen Sie mit ServiceNow | Betreibt das vorhandene SAP ERP weiterhin und verschiebt größere Änderungen, bis sich die Prozessstabilität verbessert. | Implementiert Workflows für Genehmigungen, Aufnahme, Zugriffsanfragen und Änderungskontrolle, um den Druck auf das alte SAP zu verringern. |
| Schritt 3 – SAP Clean Core bereitstellen | Wechselt zu SAP S/4HANA mit minimiertem benutzerdefiniertem Code und sauberer Datengrundlage für Skalierbarkeit und Integration. | Behandelt weiterhin systemübergreifende Arbeitsabläufe, Verbesserungen der Benutzererfahrung und Compliance-Transparenz. |
| Schritt 4 – Optimieren und Erweitern | Nutzt SAP BTP für Erweiterungen, Analysen und Echtzeit-Dateneinblicke in den Bereichen Finanzen, Lieferkette und Personalwesen. | Führt KI, virtuelle Agenten und Low-Code-Tools ein, um die Effizienz in den Bereichen Support, Finanzen und IT-Betrieb zu steigern. |
Kosten- und ROI-Framework für die ERP-Modernisierung
Die ERP-Modernisierung wirft immer frühzeitig finanzielle Fragen auf. Tatsächlich ist eine klare Aufschlüsselung der Gesamtkosten und des Nutzens eines der ersten Dinge, die Führungsteams sehen möchten. Das ist nachvollziehbar. Die Entscheidung mag zwar in der IT-Abteilung beginnen, landet aber letztendlich bei der Finanzabteilung. Wenn Sie nicht sowohl den direkten als auch den indirekten Nutzen ansprechen können, gerät das Gespräch meist ins Stocken.
Ich hatte einmal einen Kunden, der sein SAP S/4HANA-Upgrade pausierte, weil er keine einheitliche Möglichkeit zur ROI-Verfolgung hatte. Infolgedessen ließ die Dynamik nach. Das Projekt nahm erst wieder Fahrt auf, nachdem wir ein einfaches Framework entwickelt hatten, das Ergebnisse mit Kosten verknüpfte. Es war nicht perfekt, aber es sorgte für eine teamübergreifende Abstimmung.
1. Direkte Kosten summieren sich schnell
Eine Modernisierung erfordert nicht immer enorme Ausgaben. Die tatsächlichen Kosten sind jedoch in der Regel bereits frühzeitig im Planungszyklus sichtbar.
Infrastrukturkosten Dazu gehören Hosting, Speicher, Backups und Netzwerk-Upgrades. Diese steigen bei Cloud-Umstellungen schnell an.
Support und Lizenzierung bleiben unverändert, sofern sie nicht rationalisiert werden. Viele vergessen, ungenutzte oder sich überschneidende Lizenzen zu prüfen.
Integrationstools wie SAP CPI oder ServiceNow Integration Hub führt separate Verträge und Serviceebenen ein.
Daher ist es hilfreich, Ihre aktuellen Ausgaben zu ermitteln, bevor Sie sich langfristig festlegen.
2. Indirekte Kosten bleiben oft unbemerkt
Gleichzeitig kommt es bei veralteten ERP-Systemen zu Wertverlusten, die sich nur schwer nachvollziehen lassen.
Verzögerungen durch langsame Genehmigungen oder manuelle Nacharbeit die Produktivität mit der Zeit beeinträchtigen.
Ineffizienz in allen Abteilungen reduziert den Durchsatz, auch wenn niemand dies ausdrücklich meldet.
Verpasste SLAs oder fehlgeschlagene Integrationen kann zu Strafen führen oder das interne Vertrauen in die IT untergraben.
Eine richtig durchgeführte ERP-Modernisierung reduziert diese Probleme. Zwar nicht immer sofort, doch die Vorteile werden mit der Stabilisierung der Prozesse deutlich.
3. ROI-Tracking bedeutet, konkret zu sein
Um eine ERP-Modernisierung finanziell zu rechtfertigen, müssen die Kennzahlen über allgemeine Verbesserungen hinausgehen.
Zykluszeiten für wichtige Arbeitsabläufe wie Onboarding, Rechnungsstellung oder Beschaffung
Fehlerraten vor und nach der Automatisierung Qualitätsgewinne quantifizieren
Integrationslatenz zwischen verbundenen Systemen zur Verfolgung der Prozessreaktion
Daher kann selbst eine partielle Baseline den Business Case prägen. Wichtig ist, dass die Nachverfolgung vor der Änderung beginnt. So ist der Nutzen nicht nur eine Vermutung, sondern sichtbar.
ERP-Beratungsleistungen für die ERP-Modernisierung
Die Modernisierung des ERP-Systems ist mit vielen Herausforderungen verbunden. Manche davon sind technischer Natur, viele aber auch Unsicherheit. Wo soll man anfangen, wie weit soll man gehen, welche Systeme müssen bleiben und welche müssen weiterentwickelt werden? Ich habe erlebt, wie sich Projekte nicht aufgrund mangelnden Engagements, sondern aufgrund unklarer Vorgaben und ungleicher Verantwortungsverteilung in die Länge zogen.
Hier machen die richtigen ERP-Beratungsleistungen den Unterschied – nicht, weil man sie nicht intern umsetzen kann, sondern weil die alleinige Umsetzung oft Lücken schafft. Lücken in der Architektur, im Timing oder auch nur in der Kommunikation zwischen den Teams. Insbesondere wenn SAP und ServiceNow gleichzeitig im Spiel sind, kann eine verpasste Übergabe zu Beginn später zu einem größeren Problem werden.
Ich erinnere mich an die Zusammenarbeit mit einem Konsumgüterunternehmen, bei dem die internen Entwickler SAP-Anpassungen gut handhabten. Als es jedoch darum ging, die Intake-Schicht mit ServiceNow aufzubauen, hatten sie mit der plattformübergreifenden Logik zu kämpfen. Nachdem wir einen Integrationsleiter mit Erfahrung in beiden Stacks hinzugezogen hatten, änderte sich das Projekt. Die Zeitpläne stabilisierten sich, die Teams störten sich nicht mehr gegenseitig bei der Arbeit, und die Auslieferung beschleunigte sich.
1. Strategische Beratung
Die ERP-Modernisierung funktioniert mit einem strukturierten Plan besser.
Helfen Sie bei der Priorisierung von Modulen und Zeitplänen. Der Versuch, alles auf einmal zu modernisieren, überfordert die Teams.
Richten Sie ERP-Entscheidungen am Unternehmenswachstum aus. Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Entscheidungen sollten die nächsten Geschäftsanforderungen berücksichtigen, nicht nur das, was der Legacy-Code aktuell unterstützt.
Diese Klarheit im Vorfeld trägt dazu bei, spätere Kurskorrekturen zu reduzieren.
2. Technische Ausführung
Sobald die Planung abgeschlossen ist, benötigen Sie eine zielgerichtete Umsetzung.
Behandeln Sie SAP CPI-, BTP- und ServiceNow-Integrationen. Diese Berührungspunkte werden leicht übersehen, aber wenn sie schlecht umgesetzt werden, verzögern sie alles andere.
Geben Sie interne Entwicklungskapazitäten frei. Durch die Einbeziehung von Beratern können sich Ihre Teams auf die Geschäftsebene konzentrieren.
Dadurch werden lange Verzögerungen durch überlastetes internes Personal vermieden.
3. Änderungsmanagement
Eine Zustellung ohne Annahme scheitert stillschweigend.
Schulen Sie Benutzer auf beiden Plattformen. Eine ungenutzte Funktion hat keinen Wert.
Reduzieren Sie Schattenprozesse nach der Inbetriebnahme. Wenn das System Lücken hinterlässt, füllen Benutzer diese manuell aus.
ERP-Modernisierung gelingt, wenn sie von der Konzeption bis zur Einführung ohne allzu viele versteckte Kosten verläuft. Genau das ermöglicht eine umfassende Beratung.
Was Sie bei der ERP-Modernisierung mit SAP und ServiceNow nicht tun sollten
| Fallgrube | SAP-Fehltritt | ServiceNow-Fehltritt |
|---|---|---|
| Überspringen der Prozessbewertung | Migrieren Sie Altlasten und ungenutzte Module, ohne Lücken oder Ineffizienzen in den Geschäftsprozessen zu überprüfen. | Bereitstellen von Anforderungsformularen ohne Kenntnis des tatsächlichen Arbeitsablaufs oder von Engpässen bei der Leistungserbringung. |
| Werkzeuge als Wundermittel behandeln | Vorausgesetzt, S/4HANA behebt Prozessprobleme, ohne dass eine Neugestaltung anhand von Standardverfahren erforderlich ist. | Angenommen, die ServiceNow-Automatisierung behebt Ineffizienzen, ohne dass Anforderungsdesign und -eigentum überarbeitet werden müssen. |
| Vernachlässigung der Stammdatenbereinigung | Migration veralteter, duplizierter oder inkonsistenter Daten, die die Leistung und Berichterstattung von S/4HANA beeinträchtigen. | Das Einbeziehen unzuverlässiger Daten in Arbeitsabläufe führt dazu, dass Genehmigungen und Aufgaben aufgrund ungenauer Eingaben ausgelöst werden. |
| Zu frühes Über-Customizing | Das Hinzufügen von Erweiterungen vor der Stabilisierung des Kernprozesses in S/4 erhöht den Upgrade- und Wartungsaufwand. | Erstellen übermäßig komplexer Abläufe, bevor das tatsächliche Benutzerverhalten und die Fähigkeiten des Supportteams validiert werden. |
| Mangelnde Eigenverantwortung und Governance | Wichtige Entscheidungen werden allein der IT oder den Anbietern überlassen, ohne dass das Unternehmen für die Ergebnisse zur Verantwortung gezogen wird. | Einführung von Workflows ohne Abstimmung mit den Geschäftsinhabern zur Einhaltung von Regeln, SLAs und Datengenauigkeit. |
| Änderungsmanagement ignorieren | Unterinvestition in Benutzerschulung, Kommunikation und Einführungspläne für neue SAP-Prozesse. | Vergessen, Benutzer darin zu schulen, wie und wann neue Anforderungstypen oder virtuelle Agenten verwendet werden. |
ERP-Tools, Ausführung und Governance
SAP-Implementierung meistern
Schritt-für-Schritt-Anleitung für die erfolgreiche Bereitstellung eines ERP-Programms.
Projektplanung und -steuerung
Stellen Sie fehlgeschlagene ERP-Projekte mithilfe strukturierter Bereitstellungsframeworks wieder her.
Änderungsmanagement-Tools
Modernisieren Sie ERP-Bereitstellungen durch Automatisierung technischer Änderungen.
Ressourcenzuweisung für ERP
Stellen Sie die personelle und funktionale Abdeckung während der ERP-Modernisierung sicher.
Abschließende Gedanken: Wo SAP + ServiceNow langfristigen Wert schaffen
ERP-Modernisierung beginnt oft als technische Entscheidung. Doch richtig umgesetzt, führt sie zu weitreichenden Veränderungen. Es geht darum, wie das Unternehmen funktioniert, nicht nur darum, wie Systeme funktionieren. Und manchmal ist dieser Wandel, zumindest anfangs, schwieriger zu erkennen.
SAP gibt Ihnen Struktur. Zuverlässige Transaktionen. Finanzielle Kontrolle. Dieser Aspekt fühlt sich stabil, ja sogar vorhersehbar an. ServiceNow sorgt für Agilität. Es schließt die operativen Lücken, also die chaotischen, mitarbeitergesteuerten Workflows, die oft ignoriert werden, bis sie die Arbeit verlangsamen.
Ich erinnere mich an einen Kunden aus der Fertigungsindustrie, der dachte, sein ERP sei das Problem. Es stellte sich heraus, dass der eigentliche Engpass der manuelle Genehmigungsprozess war, der sich über fünf Teams erstreckte. Nachdem wir eine ServiceNow-Ebene eingeführt und diese wieder mit SAP verbunden hatten, verschwand der Engpass.
Modernisierung ist nicht alles oder nichts
Die ERP-Modernisierung muss nicht in einem Schritt erfolgen. In vielen Fällen ist das auch nicht der Fall. Manche Systeme bleiben, andere ändern sich. Der Mehrwert steigt jedoch, je stärker die Umgebung vernetzt wird und je weniger Workarounds erforderlich sind.
SAP sorgt für langfristige Struktur
ServiceNow bietet kurzfristige Flexibilität
Gemeinsam reduzieren sie das Risiko und verbessern gleichzeitig die Arbeitsabläufe
Wenn Sie Ihren eigenen Weg nach vorne planen, kann es hilfreich sein, darüber zu sprechen. Manchmal ist der richtige Ausgangspunkt einfach herauszufinden, was sich ändern muss und was nicht.
Wenn Sie Fragen haben oder Ihr ERP-Modernisierungsprogramm besprechen möchten, zögern Sie bitte nicht, sich an uns zu wenden!
Häufig gestellte Fragen von Entscheidungsträgern vor der Modernisierung Ihres ERP
1. Müssen wir alles auf einmal modernisieren?
Nein. ERP-Modernisierung funktioniert am besten schrittweise. Viele Unternehmen starten mit Workflows in ServiceNow, um den Betrieb zu stabilisieren, bevor sie SAP-Kernsysteme anfassen. Sie können schrittweise modernisieren, indem Sie mit den größten Problemen beginnen und den Rest schrittweise anpassen. Das reduziert Störungen und sorgt gleichzeitig für Dynamik.
2. Was passiert mit unseren alten Anpassungen?
Es hängt vom tatsächlichen Geschäftswert ab. In den meisten Fällen unterstützen wir Kunden dabei, ihre Anpassungen zu katalogisieren und diejenigen auszumustern, die nicht mehr ihren Kernzweck erfüllen. Die SAP Clean Core-Prinzipien befürworten die Beibehaltung des Systemstandards, wobei Erweiterungen in SAP BTP verschoben oder extern über ServiceNow verwaltet werden. Behalten Sie, was wichtig ist, und entfernen Sie, was Sie zurückhält.
3. Wie lange dauert eine ERP-Modernisierung?
Die Zeit variiert je nach Umfang. Zum Beispiel:
Beginn mit Aufnahme-Workflows in ServiceNow: 2 bis 3 Monate.
Umstellung auf SAP S/4HANA: je nach Komplexität oft 9 bis 18 Monate.
Sie müssen nicht warten, bis eine Phase abgeschlossen ist, bevor Sie mit der nächsten beginnen. Diese Flexibilität trägt dazu bei, die Wertschöpfung zu beschleunigen.
4. Können wir Tools von Drittanbietern integrieren?
Ja. Integration ist ein zentraler Bestandteil der ERP-Modernisierung. SAP nutzt CPI und BTP für API-gesteuerte Verbindungen. ServiceNow bietet IntegrationHub und benutzerdefinierte Spokes für die Integration mit den meisten Plattformen. Gängige Integrationen sind Workday, Salesforce und Coupa. Unser Team sorgt für die Stabilität und Sicherheit dieser Verbindungen.
5. Müssen unsere Daten migriert werden?
In den meisten Fällen ja. Saubere Daten sind unerlässlich. Allerdings migrieren wir selten alles. Normalerweise:
Nicht kritischen Verlauf archivieren.
Bereinigen und restrukturieren Sie aktuelle Daten.
Erstellen Sie eine Migrationslogik, um alte Strukturen neuen zuzuordnen.
Sie bekommen, was Sie brauchen, nicht nur, was vorhanden ist.
6. Wie sieht der ROI-Zeitplan aus?
Die meisten Unternehmen erzielen bereits nach drei bis sechs Monaten erste positive Ergebnisse. Verkürzte Zykluszeiten, weniger manuelle Übergaben und bessere Transparenz. Ein spürbarer ROI (Kostensenkung, Effizienzsteigerung) stellt sich in der Regel innerhalb von 3 bis 6 Monaten ein, insbesondere wenn sowohl SAP als auch ServiceNow einen Beitrag leisten.
7. Wie handhaben wir das Änderungsmanagement?
Schrittweise. Wir integrieren von Anfang an Schulungspläne, die auf die jeweilige Rolle zugeschnitten sind. Change Champions unterstützen die Abteilungen. Ein Kunde beispielsweise hatte ServiceNow-Intake-Workflows bereits vor der Einführung von S/4HANA im Einsatz. Dies ermöglichte den Mitarbeitern eine schrittweise Anpassung, was die Akzeptanz erhöhte und den Widerstand verringerte.
8. Brauchen wir einen Partner oder kann unser internes Team das bewältigen?
Einige Phasen, wie die Datenbereinigung oder die ServiceNow-Konfiguration, können intern mit ausreichender Bandbreite bearbeitet werden. Die vollständige ERP-Modernisierungs-Roadmap erfordert jedoch fundierte Plattformkenntnisse. Die meisten Kunden profitieren von externer Beratung bei Integration, Lizenzierung und Projektablauf. Wir übernehmen die Umsetzung in der Regel gemeinsam mit Ihrem internen Team.
9. Was ist, wenn wir Teile von SAP bereits aktualisiert haben?
Das hilft. Die ERP-Modernisierung setzt nichts zurück. Wenn Sie bereits auf HANA migriert oder bestimmte Funktionen modularisiert haben, bauen wir auf dieser Basis auf. Der Mehrwert entsteht durch die Zusammenführung dieser Komponenten zu einem System, das Ihre nächste Wachstumsphase unterstützt.
10. Woher wissen wir, wann wir bereit sind?
Es gibt einige Signale:
Ihr IT-Rückstand wächst ständig.
Manuelle Workarounds werden geschäftskritisch.
SLAs werden nicht eingehalten, aber die Systeme scheinen in Ordnung zu sein.
Wenn Ihnen diese Punkte bekannt sind, benötigen Sie möglicherweise keine vollständige Transformation, sondern nur einen intelligenteren Weg nach vorn. Der beste erste Schritt ist in der Regel eine schnelle Analyse zur Bestätigung. Sie hilft Ihnen, Ihre ERP-Modernisierungsstrategie mit weniger Rätselraten zu gestalten.
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