ERP-Modernisierung mit SAP und ServiceNow

ERP-Modernisierung mit SAP und ServiceNow heißt: Jede Plattform übernimmt die Aufgaben, die sie am besten kann, und beide sind sauber verbunden. SAP S/4HANA führt die strukturierten Transaktionen aus: Finanzwesen, Einkauf, Bestandsführung, Personalabrechnung. ServiceNow führt die Workflows darum herum aus: Anfrageerfassung, Genehmigungen, Ausnahmen und Serviceanfragen. SAP Integration Suite und ServiceNow IntegrationHub verbinden die beiden. Dieser Leitfaden richtet sich an CIOs, CFOs und Enterprise-Architekten, die eine Modernisierung ausgehend von SAP ECC oder einem frühen S/4HANA-System planen. Er behandelt, welche Aufgaben je Funktion wohin gehören, wo KI ins Spiel kommt, eine Roadmap in Phasen und die Fallstricke. Lesen Sie zuerst die Funktionstabellen, dann die Roadmap.

ERP-Modernisierung begegnet mir in fast jedem Programm, das ich übernehme. Ich habe mit Unternehmen gearbeitet, die noch SAP ECC betreiben und Finanzwesen oder Betrieb in Umgebungen steuern, die längst hätten abgelöst werden sollen. Ein Logistikkunde musste vier manuelle Übergaben durchlaufen, nur um eine kleine Prozessänderung zu genehmigen. Wir haben SAP mit ServiceNow verbunden, und der Unterschied bei Durchlaufzeit und Transparenz war sofort sichtbar.

Der Fehler, den ich oft sehe: die Annahme, ERP-Modernisierung bedeute das Upgrade auf die neueste SAP-Version. Wenn Ihre Systeme nicht miteinander sprechen, haben Sie das Problem nur auf eine neuere Oberfläche verlegt. Daten liegen in Silos. Teams verlieren das Vertrauen in die Werkzeuge. Menschen jagen Problemen hinterher, statt sie zu lösen.

Viele Teams glauben, sie hätten modernisiert. Tatsächlich haben sie ein Upgrade gemacht. Den Unterschied sieht man im Tagesgeschäft.

Modernisierung bedeutet, neu zu denken, wie Ihre Systeme das Geschäft von heute unterstützen, und nicht so, wie sie vor zehn Jahren gedacht waren. Sie betrifft Architektur, Prozesse, Daten, Integration und Benutzererlebnis.

CIOs fragen mich oft: „Geht es also um den Umzug in die Cloud oder um den Ersatz unseres ERP?“ Manchmal um beides, aber selten auf einmal. Echte Modernisierung beginnt meist dann, wenn das ERP nicht mehr mit dem Geschäft mitwächst und die Reibung sichtbar wird.

Ein Konsumgüterkunde im Nahen Osten betrieb noch SAP ECC. Das Finanzwesen verbrachte seine Zeit damit, schlechte Daten zu bereinigen, und das Reporting hinkte dem operativen Geschäft hinterher. Wir haben zuerst die Implementierung selbst neu bewertet: nicht nur die Technik, sondern ob die Prozesse noch zur Arbeitsweise des Unternehmens passten. Dann die Stammdaten. Dann die Automatisierung: was SAP intern abdecken konnte und wo ServiceNow die Lücken schließen konnte, vor allem bei Genehmigungen, Eskalationen und Prozessverfolgung. Diese Reihenfolge gab der Führung einen Plan, einen Zeitrahmen und Ergebnisse, die sie nachvollziehen konnte.

Modernisierung heißt selten, alles herauszureißen. Meist behalten Unternehmen, was bereits funktioniert, und modernisieren darum herum. Genau dort arbeiten SAP und ServiceNow gut nebeneinander.

SAP S/4HANA übernimmt den strukturierten Kern: Transaktionen, Finanzwesen, Einkauf und Bestandsführung, ausgelegt auf Kontrolle und Konsistenz. ServiceNow übernimmt, wofür SAP nie direkt gedacht war: Anfrageerfassung, Genehmigungen, funktionsübergreifende Workflows und Ausnahmebehandlung. Clean Core verstärkt diese Trennung. Workflow-Logik, die nicht in den SAP-Kern gehört, muss irgendwo leben, und die realistischen Orte sind Side-by-Side-Erweiterungen auf SAP BTP oder ServiceNow. Mein Clean-Core-Leitfaden erklärt die Erweiterungsoptionen.

Die Verbindung läuft über SAP Integration Suite auf BTP, ServiceNow IntegrationHub und offene APIs, damit sich der Ablauf nativ anfühlt und nicht aufgesetzt. Ein globaler Kunde, den ich kenne, nutzte SAP für den Einkauf und ServiceNow für die Verwaltung von Beschaffungsanfragen. Damit entfiel ein eigenes Portal; später nutzte er dieselbe Struktur für das Onboarding von Lieferanten. Wenn Sie noch SAP Process Orchestration (PI/PO) betreiben, planen Sie den Umstieg: SAP NetWeaver 7.5, auf dem PI/PO läuft, verlässt Ende 2027 die Mainstream-Wartung, mit optionaler erweiterter Wartung bis 2030. Mein Leitfaden zu SAP Cloud Integration behandelt die Zielplattform.

1. 04ServiceNowAnfrageerfassung, Genehmigungen, Ausnahmen und Serviceanfragen über Teams hinweg
2. 03IntegrationSAP Integration Suite auf BTP und ServiceNow IntegrationHub, über offene APIs
3. 02ErweiterungenSide-by-Side auf SAP BTP, für Logik, die nicht in den Kern gehört
4. 01SAP S/4HANA-KernFinanzwesen, Einkauf, Bestandsführung und Personalabrechnung, nah am Standard gehalten

Anwendungsfälle nach Funktion

Personalwesen. SAP (oder SuccessFactors) führt Mitarbeiterstammdaten, Rollen, Personalabrechnung und Zusatzleistungen. ServiceNow koordiniert Onboarding-Aufgaben, Berechtigungsvergabe, Beförderungsgenehmigungen und Offboarding über IT, Personalwesen, Finanzwesen und Sicherheit hinweg.

Finanzwesen. SAP verarbeitet Rechnungen, führt die Hauptbücher, fährt den Abschluss und erstellt gesetzliche Berichte. ServiceNow betreibt die Workflow-Schicht:

Finanzprozess	Rolle von SAP	Rolle von ServiceNow
Kreditorenbuchhaltung	Verarbeitet Rechnungen, gleicht Bestellungen ab, verwaltet Zahlungen	Rechnungserfassung, Weiterleitung von Ausnahmen, SLA-Überwachung
Debitorenbuchhaltung	Verfolgt Kundenrechnungen und das Forderungsmanagement	Leitet Rechnungsreklamationen und Anfragen zur Kreditsperre weiter
Finanzabschluss	Periodenabschluss, Intercompany-Eliminierungen, Berichterstattung	Abschluss-Checklisten, Aufgabenzuweisung, Warnungen bei offenen Punkten
Spesenmanagement	Erfasst Spesenpositionen, setzt Richtlinien durch, löst die Erstattung aus	Leitet Berichte zur Genehmigung weiter, markiert Ausnahmen
Procure-to-Pay	Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingang, Lieferantenabrechnung	Anfrageformulare, Genehmigungsrouting, Ausnahmebehandlung

Einkauf. SAP verwaltet Lieferantenstammdaten, Bestellungen, Wareneingänge und den Drei-Wege-Abgleich. ServiceNow übernimmt die Anfrageerfassung, Prüfungen beim Lieferanten-Onboarding, Probleme beim Wareneingang und den Einkaufs-Helpdesk.

Facility Management und Betrieb. SAP führt Anlagevermögen, Instandhaltungskosten und Flächen. ServiceNow übernimmt Arbeitsplatzanfragen, Instandhaltungsaufträge, die Zuweisung von Technikern, Zugangsanfragen und das Routing von Incidents.

KI taucht in immer mehr Modernisierungsgesprächen auf, und die Erwartungen eilen den Ergebnissen manchmal voraus. In der Praxis bearbeitet sie Randfälle, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und macht Dinge sichtbar, die Menschen übersehen. Auf der SAP-Seite läuft Joule, der KI-Assistent von SAP, über S/4HANA, SuccessFactors, Ariba und SAP Build. Auf der ServiceNow-Seite bringt Now Assist generative KI in die Workflows für IT, Personal und Kundenservice.

So teilt sich die Arbeit typischerweise auf:

KI-Anwendungsfall	Rolle von SAP	Rolle von ServiceNow
Rechnungsabgleich	Gleicht Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen ab; markiert Anomalien	Leitet Ausnahmen weiter und priorisiert Abweichungen mit hohem Risiko
Vorausschauende Wartung	Analysiert Nutzungs- und Ausfallmuster aus Anlagendaten	Erstellt Wartungstickets und plant Techniker ein
Cashflow-Warnungen	Prognostiziert Liquiditätspositionen aus historischen Daten	Löst Warnungen und Workflows aus, wenn Liquiditätsschwellen verletzt werden
Virtuelle Agenten	Joule beantwortet Fragen in natürlicher Sprache über SAP-Anwendungen hinweg	Virtuelle Agenten und Now Assist bearbeiten Anfragen und rufen SAP-Backends auf
Anomalieerkennung	Modelle auf SAP BTP oder eingebettete Analytik markieren Ausreißer in Transaktionen	Markiert Anomalien in Workflows und Genehmigungen zur Prüfung durch die Revision
Klassifizierung von Anfragen	Schlägt Kategorien in Einkaufsprozessen vor	Predictive Intelligence klassifiziert Fälle und leitet sie an die richtige Gruppe weiter

Ein IT-Team, mit dem wir gearbeitet haben, verzeichnete innerhalb eines Quartals 30 % weniger Support-Tickets mit geringem Wert, nachdem virtuelle Agenten eingeführt wurden, die Passwörter zurücksetzen und SAP-Daten abrufen konnten. Das Muster gilt auch auf der SAP-Seite: KI funktioniert am besten, wenn der Prozess stabil ist, die Historie sauber und das Problem klar umrissen. Selbst dann unterstützt sie das Team, statt es zu ersetzen.

Modernisierung gerät oft ins Stocken, weil der erste Schritt zu groß wirkt. Ich habe mit Kunden gearbeitet, die jahrelang gezögert haben, nicht aus fehlender Dringlichkeit, sondern weil niemand die Frage „Wo fangen wir an?“ beantworten konnte. Diese Reihenfolge funktioniert meistens:

1. Bewerten und konsolidieren. Bereinigen Sie das Fundament, bevor Sie die Plattform wechseln. Führen Sie SAP Readiness Check aus, um Umfang und Kompatibilität des kundeneigenen Codes einzuschätzen. Bereinigen Sie Stammdaten vor der Migration, nicht danach. Entscheiden Sie, welche Systeme, Berichte und Prozesse bleiben. Legen Sie den Bereitstellungsweg fest (RISE with SAP, GROW with SAP oder On-Premise) und planen Sie SAP Cloud ALM als Lifecycle-Werkzeug, denn SAP Solution Manager verlässt Ende 2027 die Mainstream-Wartung. Ein kurzer technischer Discovery-Sprint, der abbildet, was womit verbunden ist, zeigt meist, wo das eigentliche Risiko steckt.
2. Mit ServiceNow beginnen. Bauen Sie zuerst Anfrageerfassung, Genehmigungen und Workflows. Sie liegen um das ERP herum und verursachen die meisten Beschwerden. Ein Kunde setzte ServiceNow sechs Monate vor seiner S/4HANA-Migration für die Änderungssteuerung ein und senkte die Ausfälle um 40 %. So entsteht Disziplin, bevor Sie den SAP-Kern anfassen.
3. Den SAP-Kern mit Clean Core umziehen. Verlagern Sie Transaktionen mit möglichst wenig kundeneigenem Code nach S/4HANA. Nah am Standard zu bleiben vereinfacht Upgrades und senkt den Wartungsaufwand. Legen Sie eigene Logik in Side-by-Side-Erweiterungen oder in ServiceNow ab, nicht im Kern. Und fragen Sie, was das ERP in den nächsten fünf Jahren ermöglichen soll, statt nur zu migrieren.
4. Optimieren und erweitern. Ergänzen Sie Analytik und Erweiterungen auf SAP BTP, Joule dort, wo es passt, und auf der ServiceNow-Seite Now Assist, virtuelle Agenten und Low-Code-Workflows.

Die Phasen können sich überlappen. Wer die Stabilisierung mit ServiceNow parallel zur SAP-Vorbereitung laufen lässt, verkürzt den Zeitplan, ohne Abstriche zu machen. Für den S/4HANA-Teil behandelt mein Leitfaden zur Migration von ECC auf S/4HANA Wege und Zeitpläne.

Das Finanzwesen fragt früh nach den Kosten, und die Entscheidung landet meist beim CFO, auch wenn sie in der IT beginnt.

Direkte Kosten kommen zuerst: Infrastruktur, Hosting, Speicher und Integrationswerkzeuge. Lizenzen und Support bleiben konstant, solange niemand sie konsolidiert, und viele Teams suchen nie nach ungenutzten oder sich überschneidenden Lizenzen. Bei RISE with SAP modellieren Sie das Nutzerwachstum unter der Full-User-Equivalent-Preisgestaltung (FUE) über die gesamte Laufzeit, denn die Subscription im dritten Jahr ist selten das Angebot aus dem ersten.

Indirekte Kosten sind schwerer zu erkennen: langsame Genehmigungen, verfehlte SLAs, Integrationsausfälle, die das Vertrauen in die IT untergraben. Sie stehen nicht in einer einzigen Budgetzeile, aber sie zeigen sich in der operativen Leistung.

Um den Nutzen zu belegen, messen Sie, bevor Sie etwas ändern: Durchlaufzeiten bei Rechnungsfreigabe, Onboarding und Bestellanforderungen; Fehlerquoten; Integrationslatenz. Schon eine unvollständige Baseline macht aus dem Nutzen eine Zahl statt einer Geschichte.

Diese Fallstricke treten auf beiden Plattformen auf:

Fallstrick	Fehltritt bei SAP	Fehltritt bei ServiceNow
Prozessanalyse überspringen	Altlasten migrieren, ohne Prozesslücken zu prüfen	Anfrageformulare ausrollen, ohne die tatsächlichen Engpässe zu verstehen
Werkzeuge für Allheilmittel halten	Annehmen, dass S/4HANA Prozesse repariert, die niemand neu gestaltet hat	Annehmen, dass Automatisierung ein ineffizientes Anfragedesign repariert
Stammdaten vernachlässigen	Doppelte oder inkonsistente Daten migrieren	Genehmigungen auf unzuverlässigen Daten auslösen
Zu früh zu stark anpassen	Erweiterungen bauen, bevor der Kernprozess stabil ist	Komplexe Abläufe bauen, bevor man das Nutzerverhalten versteht
Keine Governance	Entscheidungen der IT oder den Anbietern überlassen, ohne fachlichen Verantwortlichen	Workflows ausrollen, ohne Verantwortliche für Regeln und SLAs
Change Management ignorieren	Zu wenig in Schulungen für neue SAP-Prozesse investieren	Anwendern nicht beibringen, wann und wie sie neue Anfragetypen nutzen

Ich erinnere mich an einen Fertigungskunden, der dachte, sein ERP sei das Problem. Der eigentliche Engpass war ein manueller Genehmigungsweg über fünf Teams. Als wir eine ServiceNow-Schicht eingeführt und sie wieder an SAP angebunden hatten, war der Engpass verschwunden.

Modernisierung muss nicht auf einmal geschehen. Manche Systeme bleiben, andere ändern sich. Der Nutzen wächst, je mehr von der Landschaft verbunden ist und je weniger von Umgehungslösungen abhängt.

Müssen wir alles auf einmal modernisieren?

Nein. Modernisierung funktioniert am besten in Phasen. Viele Organisationen beginnen mit ServiceNow-Workflows, um den Betrieb zu stabilisieren, bevor sie den SAP-Kern anfassen, und arbeiten den Rest dann in der Reihenfolge der Reibung ab.

Ein Kunde hatte ServiceNow-Workflows für die Anfrageerfassung produktiv, bevor S/4HANA eingeführt wurde. Die Mitarbeitenden gewöhnten sich schrittweise daran, was die Akzeptanz erhöhte und den Widerstand verringerte.

Was geschieht mit älteren Anpassungen bei einer S/4HANA-Migration?

Das hängt von ihrem Geschäftswert ab. SAP Readiness Check zeigt früh, wie viel kundeneigener Code vorhanden ist und wo Kompatibilitätsprobleme liegen. Die meisten Systeme tragen mehr kundeneigenen Code, als irgendjemand ahnt, und vieles davon wird nicht mehr genutzt.

Clean Core spricht dafür, das System im Standard zu halten, mit Erweiterungen auf SAP BTP oder Workflows in ServiceNow. In S/4HANA Cloud Public Edition lässt sich der Kern gar nicht ändern; in der Private Edition und On-Premise geht es, aber jede Modifikation erzeugt zusätzlichen Upgrade-Aufwand. Behalten Sie, was einem echten geschäftlichen Zweck dient, und legen Sie den Rest still.

Wie lange dauert eine ERP-Modernisierung?

Der Start mit Workflows zur Anfrageerfassung in ServiceNow dauert typischerweise zwei bis drei Monate. Der Umstieg auf S/4HANA dauert oft 9 bis 18 Monate, je nach Komplexität, und länger bei großen Unternehmen mit vielen Gesellschaften und starker Anpassung.

Die Phasen müssen nicht nacheinander laufen. Wenn die Stabilisierung mit ServiceNow parallel zur SAP-Vorbereitung läuft, verkürzt sich der Gesamtzeitplan.

Welchen realistischen ROI-Zeitrahmen hat die Modernisierung mit SAP und ServiceNow?

Die meisten Organisationen sehen weiche Erträge nach drei bis sechs Monaten: kürzere Durchlaufzeiten, weniger manuelle Übergaben, bessere Transparenz. Greifbare Erträge, also messbare Kostensenkungen und Effizienzgewinne, stellen sich in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten ein, vor allem sobald beide Plattformen beitragen.

Erfassen Sie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und SLA-Einhaltung, bevor Sie anfangen. Ohne Baseline bleibt der Ertrag eine Geschichte statt einer Zahl.

Woran erkennen wir, dass die ERP-Modernisierung überfällig ist?

Typische Signale: steigende Zahlen an Support-Tickets bei längeren Lösungszeiten, Upgrades und Patches, die immer wieder verschoben werden, mehrere Quellen der Wahrheit für dieselben Daten und Schatten-IT, die Lücken füllt, die das ERP schließen sollte.

Ein Gesundheitswesen-Kunde mit SAP ECC verfehlte in einem einzigen Quartal mehrere SLAs. Das Problem war nicht der Einsatz. Es waren technische Schulden: jahrelang kleine Korrekturen, übereinandergeschichtet, und Incidents, die schneller erfasst wurden, als jemand sie triagieren konnte.

Können SAP und ServiceNow mit weiteren Drittsystemen integriert werden?

Ja. SAP nutzt SAP Integration Suite auf BTP für API-basierte Verbindungen zu externen Systemen. ServiceNow bietet IntegrationHub mit vorgefertigten Konnektoren für die meisten Unternehmensplattformen, darunter Workday, Salesforce und Coupa.

Behandeln Sie Integration von Anfang an als eigenen Arbeitsstrom. Schnittstellen, die spät festgelegt werden, verursachen nach dem Go-live die meiste Reibung. Beginnen Sie deshalb schon im Blueprint mit dem Integrationsdesign.